Commercio recente & Prospettive tariffarie

15 dicembre 2022 | Jeff Simpson Direttore della Conformità

La maggior parte delle aziende conosce l'importanza di conservare i registri delle importazioni, ma troppo poche si rendono conto di quanto sia importante conservare i registri delle esportazioni per la conformità normativa.

Quando scoprono di aver bisogno di una documentazione per l'esportazione, ad esempio per un'ispezione di un'agenzia federale, gli esportatori ci chiedono spesso i documenti delle spedizioni passate o di estrarre i dati delle pratiche di esportazione dall'Automated Commercial Environment (ACE). Purtroppo, per quanto vorremmo aiutarla, gli spedizionieri tengono i registri delle esportazioni che facilitiamo per i nostri requisiti di conservazione dei documenti e, per prassi, non sono a conoscenza di molti dei documenti che gli esportatori sono tenuti a conservare.

A differenza delle importazioni, per le quali la Dogana degli Stati Uniti è l'agenzia federale principale, le esportazioni sono supervisionate da più agenzie federali, la cui giurisdizione dipende dal tipo di merce, dall'ubicazione dell'utente finale, dall'uso finale e dal deposito di esportazione stesso. Come riferimento, le numerose agenzie che hanno o potrebbero avere giurisdizione su un'esportazione includono le seguenti:

• Bureau of Industry and Security (BIS), che sovrintende ai Regolamenti sull'Amministrazione delle Esportazioni (EAR) 15 C.F.R. § 730- 74;
• Direzione dei Controlli del Commercio della Difesa (DDTC) che supervisiona i Regolamenti sul Traffico Internazionale di Armi (ITAR) 22 C.F.R. § 120-130;
• Office of Foreign Assets Controls (OFAC), che supervisiona i Regolamenti sui controlli delle attività estere 31 C.F.R. § 500-590; e
• Divisione Commercio Estero del Censimento degli Stati Uniti che supervisiona i Regolamenti sul Commercio Estero (FTR) 15 C.F.R. § 30.

Poiché ogni agenzia e i regolamenti correlati hanno requisiti specifici per la conservazione dei registri, è fondamentale che gli esportatori comprendano e rispettino ciascuno di essi.

Come linea guida generale, ogni transazione di esportazione dovrebbe "raccontare la propria storia": ciò significa che tutta la documentazione associata, dall'ordine di acquisto alla prova di pagamento, dovrebbe essere conservata per cinque anni. Da lì, devono essere affrontati ulteriori dettagli in base ai requisiti specifici delle agenzie e delle normative, che possono variare in modo significativo.

Ad esempio, per quanto riguarda la Parte Principale Statunitense Interessata (USPPI) e la Parte Principale Straniera Interessata (FPPI), il Regolamento sul Commercio Estero (FTR) in 15 C.F.R. §30.10 (Conservazione delle informazioni sulle esportazioni e l'autorità di richiedere la produzione di documenti) afferma:

"(a) Conservazione delle informazioni sulle esportazioni. Tutte le parti della transazione di esportazione (proprietari e operatori dei vettori di esportazione, USPPI, FPPI e/o agenti autorizzati) devono conservare i documenti relativi alla spedizione di esportazione per cinque anni dalla data di esportazione. Se il Dipartimento di Stato o un'altra agenzia regolatoria ha dei requisiti di registrazione per le esportazioni che superano il periodo di conservazione specificato in questa parte, prevalgono tali requisiti. L'USPPI o l'agente autorizzato dell'USPPI o dell'FPPI può richiedere all'Ufficio del censimento una copia del record elettronico o della presentazione, come previsto nella sottoparte G di questa parte. La conservazione e il mantenimento dei registri AES da parte dell'Ufficio del censimento non esonera i depositanti dai requisiti del §30.10.

(b) Autorità di richiedere la produzione di documenti. Per verificare la completezza e l'accuratezza delle informazioni riportate ai sensi del § 30.6, e per altri scopi previsti dai regolamenti di questa parte, tutte le parti della transazione di esportazione (proprietari e operatori dei vettori esportatori, USPPI, FPPI e/o agenti autorizzati) forniranno su richiesta al Census Bureau, al CBP, all'ICE, al BIS e ad altre agenzie partecipanti EEI, documenti di spedizione, fatture, ordini, liste di imballaggio e corrispondenza, nonché qualsiasi altra informazione pertinente relativa a una specifica transazione di esportazione in qualsiasi momento nell'arco di cinque anni".

I Regolamenti sull'Amministrazione delle Esportazioni (EAR) impongono requisiti di registrazione notevolmente diversi. Ad esempio, il 15 C.F.R. § 762.2(a) (registri da conservare) contiene un lungo elenco di documenti che devono essere conservati, tra cui memorandum, appunti, corrispondenza, contratti, inviti a fare offerte, libri contabili, ecc. L'AER prosegue spiegando e definendo il periodo di conservazione dei record nel 15 C.F.R. § 762.6(a):

"Periodo di conservazione di cinque anni

Tutti i registri richiesti dall'AER devono essere conservati per cinque anni a partire dall'ultimo dei seguenti momenti:

(1) L'esportazione dagli Stati Uniti dell'articolo coinvolto nella transazione a cui si riferiscono i registri o la fornitura di servizi di finanziamento, trasporto o altro per o per conto di utenti finali interessati alla proliferazione, come descritto nel § 736.2(b)(7). e 744.6 dell'EAR;

(2) Qualsiasi riesportazione, trasferimento (all'interno del Paese), trasbordo o diversione nota di tale articolo;

(3) qualsiasi altra risoluzione della transazione, sia formalmente per iscritto che con qualsiasi altro mezzo; oppure

(4) Nel caso di registrazioni relative a transazioni che coinvolgono pratiche commerciali restrittive o boicottaggi descritti nella Parte 760 dell'EAR, la data in cui la persona regolamentata riceve la richiesta o il requisito relativo al boicottaggio".

Come best practice, si assicuri di mettere in atto una solida politica di conservazione dei documenti di esportazione come parte del suo programma generale di conformità alle esportazioni. È nel suo interesse assicurarsi di conservare i registri delle esportazioni e di essere in grado di produrre tutti i documenti richiesti su richiesta.

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