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25 agosto 2021 | Jeff Simpson Direttore della Compliance — Global Forwarding

Perché le dichiarazioni di esportazione sono importanti

Sappiamo tutti che lo sviluppo di un programma di conformità alle esportazioni è fondamentale per ridurre al minimo i rischi ed evitare multe e sanzioni dovute a violazioni delle numerose leggi e normative sulle esportazioni. Ma quanto è davvero importante e si tratta solo della parte «controllo» di una transazione di esportazione?

Due pezzi di importanza critica: controlli e procedure

Ci sono due parti per ogni transazione di esportazione: il controllo e la procedura. Il pezzo di controllo si riferisce al perché e a quale livello il governo degli Stati Uniti controlla un articolo a fini di esportazione. Il pezzo «procedurale» si riferisce a come, quando e quali informazioni sulle esportazioni vengono depositate al governo degli Stati Uniti. Entrambi i pezzi di esportazione sono altrettanto importanti e meritano la stessa cura e la stessa dovuta diligenza.

In generale, gli esportatori sono pienamente consapevoli delle ammende, delle sanzioni e delle ramificazioni di non aderire alla parte di «controllo» dell'esportazione. Il Bureau of Industry and Security trasmette anche ogni anno la loro pubblicazione Don't Let This Happen to You in cui evidenziano aziende e individui che hanno indagato, multato o, peggio ancora, hanno contribuito a mettere in prigione per l'esportazione violazioni.

Le sanzioni si verificano spesso e i costi aumentano rapidamente

Tuttavia, vi è una convinzione errata tra gli esportatori che non vi sono conseguenze per non aver trascurato di seguire la parte «procedurale» di un'operazione di esportazione. Questo non potrebbe essere più lontano dalla verità.

US Customs and Border Protection (CBP) invia regolarmente avvisi di sanzione per conto del censimento degli Stati Uniti (spesso menzionati scherzosamente come «biglietti del traffico») anche per i più piccoli errori clericali o informazioni errate nell'Electronic Export Information (EEI) depositati nell'Automated Export System (AES), il pezzo procedurale di un'esportazione. La maggior parte delle volte, queste sanzioni sono superiori a $14.000 per infrazione e possono essere innescate da semplici errori, come un codice porta errato, il nome della nave o il codice Schedule B/HTS.

Quando vengono emesse sanzioni, ci sono solo due scelte. Puoi pagare la penale o tentare di negoziare con il porto CBP che ha emesso la sanzione per mitigare le multe a un livello più ragionevole. La maggior parte delle aziende sceglie il percorso di mitigazione e, in generale, ha successo in una certa misura.

Tuttavia, questa lotta costa tempo, impegno e allocazione delle risorse a un'azienda e non sempre ha successo, soprattutto per i reati ripetuti. L'approccio migliore è quello di evitare completamente queste sanzioni e concentrare il tempo, il talento e le risorse a cui appartengono, sulle operazioni di core business.

Le chiavi per esportare la felicità della conformità

Ancora una volta, la soluzione è un solido programma di conformità alle esportazioni che include il controllo delle transazioni di esportazione per cercare errori e correggere le cause principali. Include anche la collaborazione con uno spedizioniere di qualità che archivia il tuo EEI nell'AES in modo coerente, tempestivo e accurato. La collaborazione e la costruzione di un buon rapporto di lavoro è l'elemento chiave qui.

C'è un vecchio detto: esci con il tuo spedizioniere, ma sposi il tuo broker doganale. Il punto è che lavori a stretto contatto con il tuo broker doganale ma non tanto con il tuo spedizioniere.

Dopo molti, molti anni sia sul lato importatore/esportatore che sul lato dell'intermediario doganale/spedizioniere del settore, posso onestamente dire che non sono d'accordo con questo adagio. A mio parere, è fondamentale promuovere uno stretto rapporto di lavoro con entrambi i broker doganali e gli spedizionieri, soprattutto se il tuo spedizioniere sta archiviando AES per tuo conto.

Basta dire no a «uscire» con i tuoi spedizionieri

Le aziende devono favorire un rapporto cooperativo e simbiotico tra l'esportatore (o il Principal Party in Interest degli Stati Uniti, USPPI) e lo spedizioniere che sta depositando EEI in AES per loro conto. Il filer dipende dalle informazioni fornite dall'USPPI e l'USPPI dipende dal fatto che lo spedizioniere depositi le informazioni in modo tempestivo e corretto.

Lo spedizioniere deve anche agire come un secondo gruppo di occhi, alla ricerca di eventuali potenziali errori. La fiducia, la comunicazione e la comprensione del business da entrambe le parti sono fondamentali per entrambe le parti per garantire un deposito AES accurato e conforme e l'evasione di multe e sanzioni per le dichiarazioni errate.

Essere conformi alle esportazioni può essere difficile e, a volte, confuso. La parte «controllo» dell'esportazione è sempre alla ribalta con gli esportatori, ma non dimenticare nemmeno il pezzo «procedurale». Collabora con un ottimo spedizioniere per fare le tue dichiarazioni, sviluppare questa comprensione aziendale, avere comunicazioni bidirezionali aperte, oneste e regolari con loro e verifica per trovare problemi e risolvere le cause alla radice come team. Evita i biglietti per il parcheggio!

Passaggi successivi

In caso di domande sulle dichiarazioni di esportazione o su qualsiasi altro argomento, non esitate a contattare il vostro rappresentante commerciale di C.H. Robinson o a contattare uno dei nostri esperti di politiche commerciali.