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9 marzo 2022 | Alyson Brinkman Senior Manager Compliance

Non mettere in secondo piano la conformità ai documenti di sicurezza del tuo importatore

Poiché le questioni della catena di approvvigionamento globale pesano sugli importatori e la Customs and Border Protection (CBP) degli Stati Uniti continua ad aumentare le misure di applicazione su una serie di questioni commerciali prioritarie, può essere schiacciante per gli importatori mantenere una linea di vista su tutte le aree di conformità e le loro attività. Ricevere una sanzione di 5.000 dollari per violazioni ISF (Importer Security Filing) può essere uno shock per il sistema, che invariabilmente riporterà la tua attenzione su qualcosa che probabilmente è rimasto nel dimenticatoio. Continua a leggere per scoprire i tuoi obblighi e le misure da adottare per garantire la conformità ISF.

Applicazione ISF: una panoramica

L'ISF (nota anche come «regola 10+2») è entrata in vigore nel 2009, richiedendo agli importatori e ai vettori marittimi di presentare i dati chiave elettronicamente, 24 ore prima che il carico fosse caricato a bordo di una nave destinata agli Stati Uniti. Le normative sono entrate in piena applicazione nel 2010 e il CBP ha quindi iniziato a prendere di mira le spedizioni e gli importatori non conformi.

L'applicazione della non conformità ISF è in aumento da parte del CBP e gli importatori dovrebbero cogliere l'occasione per rivedere le loro misure di conformità in merito a questo requisito fondamentale. Insieme ai partner della catena di fornitura, gli importatori dovrebbero esaminare e identificare le aree in cui migliorare o aumentare la conformità per i documenti ISF.

Inadempienza delle norme ISF

Il CBP utilizza due strategie principali per l'applicazione della conformità ISF: trattenute ed esami e danni liquidati. Sebbene entrambi abbiano un impatto altrettanto sorprendente su un importatore, ISF sostiene un aumento dei ritardi e dei costi sul front-end di una spedizione, mentre una richiesta di risarcimento danni liquidati dall'ISF potrebbe apparire inaspettatamente diversi mesi dopo.

Le trattenute ISF nel porto di scarico possono ritardare il rilascio del carico per diversi giorni, anche dopo che il problema del deposito ISF è stato risolto. In un momento in cui i ritardi nel porto sembrano interminabili e gli importatori sono ansiosi di ricevere il carico tanto atteso, una sospensione a causa della non conformità ISF può sembrare un insulto al danno. In situazioni con carichi consolidati, una singola spedizione senza deposito ISF può ritardare l'intero container. Il CBP può anche decidere di esaminare il carico se nessun ISF viene presentato prima dell'arrivo o se presentato in ritardo.

Le richieste di risarcimento danni liquidate dall'ISF possono iniziare da 5.000 dollari e potrebbero potenzialmente aumentare fino a 10.000 dollari se il CBP stabilisce che vi sono state più violazioni di non conformità per un ISF. Esistono cinque categorie di non conformità per le quali il CBP può imporre una sanzione nei confronti di un importatore, tra cui:

• Mancata presentazione di un ISF
• Deposito ISF tardivo
• Archiviazione ISF imprecisa
• Aggiornamento impreciso di un deposito ISF
• Mancato ritiro di un deposito ISF

Spesso sono state emesse sanzioni per la presentazione di ISF imprecise per informazioni errate sulla polizza di carico trasmesse e non aggiornate prima dell"arrivo. Più recentemente, il CBP ha anche emesso sanzioni per numeri di classificazione imprecisi, confrontando i numeri di classificazione depositati nell'ISF con quelli depositati nella voce doganale. Se il numero di classificazione dichiarato nell'ISF non corrisponde alle merci, il CBP può imporre una sanzione nei confronti di un importatore.

Come puoi monitorare e gestire la conformità ISF?

Gli importatori devono essere diligenti nella gestione del loro programma di conformità ISF. Lavorare con tutte le parti coinvolte in queste spedizioni è fondamentale per il suo successo.

Impegnarsi nella catena di fornitura: è essenziale collaborare con i fornitori, i partner logistici e i filer ISF per garantire che le informazioni più accurate vengano fornite e trasmesse tempestivamente al CBP. Verifica con i tuoi filer ISF per vedere se offrono visibilità online o altri meccanismi per monitorare e gestire le tue transazioni ISF. Inoltre, assicurati che i tuoi spedizionieri ti notifichino immediatamente eventuali aggiornamenti o modifiche che potrebbero influire anche sul deposito ISF, come ad esempio:

• Numero di polizza di carico AMS: i tuoi spedizionieri devono essere diligenti nel fornirti il numero di polizza di carico AMS (Automated Manifest System) corretto al momento della presentazione ISF. La polizza di carico AMS è il modo in cui CBP traccia elettronicamente la spedizione dall'origine alla destinazione. Una polizza di carico errata dichiarata nell'ISF è come non avere alcun ISF depositato. Se una spedizione arriva con un «No Bill Match», può essere messa in attesa e le sanzioni possono essere emesse dal CBP.
• Cambiamenti nella rotta delle navi: la congestione del porto, le condizioni meteorologiche avverse, le deviazioni delle navi e altre situazioni imprevedibili possono cambiare improvvisamente se è richiesto o meno un deposito ISF. Il tuo spedizioniere designato dovrebbe avvisarti di eventuali cambiamenti nel percorso che potrebbero influire anche sulla tua dichiarazione ISF. Assicurati di informare il tuo filer ISF, se diverso dallo spedizioniere, per aggiornare il file ISF di conseguenza.

Fornire dati di qualità e aggiornamenti tempestivi: è importante che il tuo filer ISF riceva le migliori informazioni conosciute prima della partenza per dichiarare correttamente il deposito ISF. Se si rendono disponibili informazioni più accurate dopo la partenza del trasporto dalla sua origine, l'importatore deve chiedere al proprio compilatore ISF di presentare tali modifiche prima dell'arrivo per garantire la conformità e prevenire l'emissione di sanzioni. Le normative CBP consentono l'aggiornamento di uno qualsiasi dei dieci dati ISF se gli aggiornamenti vengono completati prima dell'arrivo al porto di scarico degli Stati Uniti.

Monitorare i rapporti sui progressi ISF: gli importatori devono contattare le parti che presentano l'ISF per loro conto e richiedere copie del loro rapporto sullo stato di avanzamento del CBP ISF. Gli importatori con il proprio account ACE Portal possono accedere direttamente a questi report e per tutti i filer ISF. I rapporti sullo stato di avanzamento forniscono un'istantanea delle dichiarazioni ISF di un importatore per un periodo rotativo di tre mesi. Non identificano spedizioni specifiche, ma forniranno una ripartizione generale come segue:

• Volume di presentazione ISF-10: numero di depositi ISF, compresi quelli che sono stati sostituiti o cancellati
• Frequenza degli errori di rifiuto: frequenza e tipo di messaggi di rifiuto ricevuti
• Prestazioni tempestive: il numero di dichiarazioni ISF considerate tempestive o tardive e il numero di dichiarazioni che non hanno la polizza di carico corrispondente

Cosa fare se si riceve una penalità ISF?

Le normative CBP lo consentono solo 60 giorni dalla data in cui è stata emessa la sanzione per presentare una petizione per mitigazione, quindi, il tempismo è essenziale. Contatta il tuo filer ISF per aiutarti a indagare sulla causa della sanzione e assistere nella preparazione e nella presentazione della petizione al CBP.

Le linee guida di mitigazione del CBP per gli ISF hanno un approccio a più livelli per quanto una sanzione può essere mitigata. Una prima infrazione per gli importatori non Customs-Trade-Partnership-Against Terrorism (CTPAT) può di solito essere mitigata tra $1.000 e $2.000, a seconda dei fattori coinvolti nel deposito ISF. È probabile che le successive violazioni per transazioni ISF tardive o imprecise vengano mitigate non meno di $2.500, se la mitigazione è prevista.

Esempi di fattori attenuanti includono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:

• Un importatore che presenta un numero limitato di violazioni rispetto alle dichiarazioni ISF complessive presentate
• Procedure di conformità in atto per gestire e monitorare la conformità ISF e piani di azione correttivi dimostrati per prevenire future violazioni
• L'ISF è stato depositato in ritardo a causa di fattori al di fuori del controllo dell'importatore (ad esempio, deviazione della nave a causa delle condizioni meteorologiche)
• Gli importatori CTPAT di livello 2 o 3 possono beneficiare di un'ulteriore attenuazione fino al 50% del normale importo mitigato

Se il CBP ritiene che gli obiettivi delle forze dell'ordine siano stati compromessi o determina che ci sono fattori aggravanti che impedirebbero la mitigazione della sanzione, verrà richiesto il pagamento completo di $5.000.

Come può essere d'aiuto C.H. Robinson?

CH Robinson offre una varietà di servizi, strumenti e risorse di archiviazione ISF per assisterti con le tue esigenze di archiviazione ISF. Se C.H. Robinson sta attualmente archiviando un ISF per tuo conto, assicurati di contattare il tuo ufficio locale per esaminare le nostre risorse disponibili per monitorare i tuoi ISF e/o richiedere copie dei tuoi rapporti sui progressi del CBP ISF. Contatta uno dei nostri esperti di politica commerciale per saperne di più.

Risorse

• Pagina delle risorse «10+2» del deposito di sicurezza dell'importatore CBP
• Domande frequenti: Programma «10+2» di archiviazione di sicurezza dell'importatore
• Linee guida sulla mitigazione delle sanzioni ISF