Najnowsze perspektywy handlowe i taryfowe

15 grudnia 2022 | Jeff Simpson Dyrektor ds. Zgodności

Większość firm zdaje sobie sprawę, jak ważne jest prowadzenie dokumentacji importowej, ale zbyt mało zdaje sobie sprawę, jak ważne jest prowadzenie dokumentacji eksportowej w celu zapewnienia zgodności z przepisami.

Kiedy eksporterzy dowiadują się, że potrzebują dokumentacji eksportowej, na przykład do kontroli agencji federalnej, często proszą nas o wcześniejsze dokumenty wysyłkowe lub o pobranie dla nich danych zgłoszenia eksportowego z Automated Commercial Environment (ACE). Niestety, choć byśmy chcieli pomóc, spedytorzy prowadzą dokumentację eksportu, którą ułatwiamy, w celu spełnienia naszych własnych wymagań dotyczących przechowywania dokumentacji i, w praktyce, nie mają dostępu do wielu dokumentów, które eksporterzy są zobowiązani przechowywać.

W przeciwieństwie do importu, dla którego US Customs jest główną agencją federalną, eksport jest nadzorowany przez wiele agencji federalnych, których jurysdykcja zależy od rodzaju towaru, lokalizacji użytkownika końcowego, końcowego zastosowania i samego zgłoszenia eksportowego. Dla porównania, wiele agencji, które sprawują lub mogłyby sprawować jurysdykcję nad eksportem, obejmują:

• Biuro Przemysłu i Bezpieczeństwa (BIS), które nadzoruje Przepisy Administracji Eksportu (EAR) 15 CFR § 730-74;
• Dyrekcja Kontroli Handlu Obronnego (DDTC), która nadzoruje przepisy dotyczące międzynarodowego handlu bronią (ITAR) 22 CFR § 120-130;
• Biuro Kontroli Aktywów Zagranicznych (OFAC), które nadzoruje przepisy dotyczące kontroli aktywów zagranicznych 31 CFR § 500-590; oraz
• US Census Foreign Trade Division, który nadzoruje przepisy dotyczące handlu zagranicznego (FTR) 15 CFR § 30.

Ponieważ każda agencja i powiązane przepisy mają określone wymagania dotyczące przechowywania dokumentacji, niezwykle ważne jest, aby eksporterzy zrozumieli i przestrzegali każdego z nich.

Ogólną wytyczną jest to, że każda transakcja eksportowa powinna „opowiadać swoją własną historię”, co oznacza, że cała związana z nią dokumentacja, od zamówienia zakupu po dowód zapłaty, powinna być przechowywana przez pięć lat wstecz. Stamtąd należy zająć się dodatkowymi szczegółami w oparciu o określone wymagania agencji i przepisów, które mogą się znacznie różnić.

Na przykład, w odniesieniu do amerykańskiej głównej zainteresowanej strony (USPPI) i zagranicznej głównej strony zainteresowanej (FPPI), przepisy dotyczące handlu zagranicznego (FTR) w 15 CFR §30.10 (przechowywanie informacji eksportowych i upoważnienie do wymagania przedstawienia dokumentów ) stwierdza:

„a) Przechowywanie informacji o wywozie. Wszystkie strony transakcji eksportowej (właściciele i operatorzy przewoźników eksportowych, USPPI, FPPI i/lub upoważnieni agenci) przechowują dokumenty dotyczące przesyłki eksportowej przez pięć lat od daty eksportu. Jeśli Departament Stanu lub inna agencja regulacyjna ma wymagania dotyczące przechowywania dokumentacji dotyczącej eksportu, który przekracza okres przechowywania określony w tej części, wówczas wymagania te mają pierwszeństwo. USPPI lub upoważniony przedstawiciel USPPI lub FPPI może zażądać kopii zapisu elektronicznego lub zgłoszenia z Biura Spisu Ludności, jak przewidziano w podczęści G tej części. Przechowywanie i utrzymywanie zapisów AES przez Biuro Spisu Ludności nie zwalnia osób składających wnioski z wymogów określonych w §30.10.

(b) Upoważnienie do żądania okazania dokumentów. Do celów weryfikacji kompletności i dokładności informacji zgłoszonych zgodnie z §30.6 oraz do innych celów zgodnie z przepisami w tej części wszystkie strony transakcji eksportowej (właściciele i operatorzy przewoźników eksportujących, USPPI, FPPI i/lub upoważnieni agenci) przekażą na żądanie Biura Spisu Ludności, CBP, ICE, BIS i innym uczestniczącym agencjom EEI, dokumenty przewozowe, faktury, zamówienia, listy przewozowe i korespondencję, jak również wszelkie inne istotne informacje dotyczące konkretnej transakcji eksportowej w dowolnym czasie w okresie pięciu lat”.

Przepisy administracyjne dotyczące eksportu (EAR) nakładają wyraźnie różne wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji. Na przykład 15 CFR § 762.2(a) (zachowywanie dokumentacji) określa długą listę dokumentów, które należy przechowywać, w tym memoranda, notatki, korespondencję, umowy, zaproszenia do składania ofert, księgi rachunkowe itp. EAR dalej wyjaśnia i definiuje okres przechowywania dokumentacji w 15 CFR § 762.6(a):

„Pięcioletni okres przechowywania

Wszystkie dokumenty, których przechowywanie jest wymagane przez EAR, muszą być przechowywane przez pięć lat, licząc od najpóźniejszego z następujących terminów:

(1) Eksport ze Stanów Zjednoczonych przedmiotu objętego transakcją, której dotyczą zapisy, lub zapewnienie finansowania, transportu lub innej usługi na rzecz lub w imieniu użytkowników końcowych związanych z proliferacją, jak opisano w §§736.2(b) )(7) i 744.6 EAR;

(2) Jakikolwiek znany reeksport, transfer (w kraju), przeładunek lub przekierowanie takiego przedmiotu;

(3) Każde inne zakończenie transakcji, formalnie na piśmie lub w jakikolwiek inny sposób; lub

(4) W przypadku zapisów dotyczących transakcji z udziałem restrykcyjnych praktyk handlowych lub bojkotów opisanych w części 760 EAR, data otrzymania przez osobę regulowaną żądania lub wymogu związanego z bojkotem.”

Jako najlepszą praktykę należy wprowadzić solidną politykę przechowywania dokumentacji eksportowej w ramach ogólnego programu zgodności eksportowej. W twoim najlepszym interesie jest upewnienie się, że prowadzisz dokumentację eksportową i jesteś w stanie przedstawić wszystkie wymagane dokumenty na żądanie.

Masz dodatkowe pytania lub potrzebujesz dodatkowej pomocy w tej lub innych sprawach celnych i handlowych? Skontaktuj się z jednym z naszych ekspertów ds. polityki handlowej, aby dowiedzieć się więcej.

Nasze informacje są kompilowane z wielu źródeł, które zgodnie z naszą najlepszą wiedzą są dokładne i prawidłowe. Zawsze intencją naszej firmy jest przedstawianie dokładnych informacji. Firma C.H. Robinson nie ponosi żadnej odpowiedzialności za informacje publikowane w niniejszym dokumencie.