Lista di controllo per la dogana e la conformità

Effettuate gli adeguamenti necessari nell'ambito dei vostri programmi di conformità

L'analisi di queste aree chiave principali vi aiuta ad evitare di dover adottare misure di emergenza ed a prevenire intoppi evitabili nella supply chain. Per qualsiasi domanda, contattate uno dei nostri esperti Trusted Advisor^®.

1. Verificate le procure degli intermediari doganali

È opportuno che una volta all'anno verifichiate le procure (POA) per la dogana statunitense che avete fornito agli intermediari doganali negli USA, rivediate le POA esistenti (se lo desiderate) e revochiate quelle conferite agli intermediari doganali in questo Paese con i quali non intendete più collaborare. Suggeriamo che le POA che conferite ai vostri intermediari doganali negli USA abbiano una scadenza che consenta a tutte le parti di rivederle e verificarle.

Ottenendo i dati tramite il portale ACE (Ambiente commerciale automatizzato) ed utilizzando Navisphere^® ACE Import Intelligence (si veda il punto 12 più sotto), potete visualizzare rapidamente tutti gli intermediari doganali statunitensi che effettuano transazioni per vostro conto.

2. Aggiornate i nomi e gli indirizzi che risultano nell'archivio della dogana statunitense

La Customs and Border Protection (CBP) degli Stati Uniti utilizza il nome e le informazioni di contatto presenti sul Modulo CBP 5106 per comunicare con gli Importatori registrati. Esempi di comunicazioni dalla CBP sono le Richieste di informazioni (CF 28), le Notifiche di azione (CF 29) ecc. Se vi siete trasferiti di recente o è da un po' che non verificate le informazioni indicate sul Modulo CBP 5106, questo è un buon momento per riconvalidare i dati presenti nell'archivio della CBP in modo da non perdervi le sue comunicazioni rilevanti od urgenti.

3. Assicuratevi che l'importo della fideiussione doganale sia sufficiente

Adesso è il momento giusto per verificare che l'importo della vostra fideiussione doganale sia sufficiente; potete stabilirlo sulla base delle vostre attività di importazione nel corso degli ultimi 12 mesi. Se la vostra attività di importazione è cambiata o prevedete che aumenti in modo significativo nell'anno a venire, è fondamentale. che vi assicuriate che la fideiussione sia sufficiente. La CBP ha il diritto di stabilire se lo sia o meno e potrebbe richiedervi di aumentarne l'importo: è sempre meglio essere proattivi.

4. Valutate i rischi di indicare più contraenti per la stessa fideiussione doganale

Anche se avere più soggetti per la stessa fideiussione può comportare dei risparmi sui costi, ci sono dei potenziali rischi da considerare:

1. Ogni soggetto è obbligato in modo solidale qualora la CBP emetta una richiesta a fronte della fideiussione.
2. Il recesso di uno dei soggetti può causare problemi agli altri soggetti vincolati dalla stessa fideiussione.

Questi sono solo alcuni degli aspetti da valutare se state pensando di indicare più contraenti per la medesima fideiussione.

5. Controllate le istruzioni per l'intermediario doganale

Avete istruzioni che inviate regolarmente ai vostri intermediari doganali statunitensi? Esempi di tematiche importanti che rientrano nelle istruzioni sono il database della classificazione dell'Harmonized Tariff Schedule (HTS), le istruzioni per la verifica delle parti correlate, le istruzioni per gli accordi di libero scambio (ALS), le informazioni/istruzioni relative all'agenzia governativa partner, le istruzioni per i dazi antidumping/compensativi ecc. In qualità di vostri esperti Trusted Advisor, vi consigliamo di fornire le istruzioni su come desiderate che le vostre dichiarazioni doganali vengano trasmesse alla CBP per quanto riguarda queste e molte altre tematiche rilevanti.

6. Richiedete certificati di origine aggiornati

Se non lo siete già, vi consigliamo di essere proattivi con i vostri fornitori esteri per ottenere certificati di origine (COO) generali annuali aggiornati per i programmi per i quali volete richiedere la preferenza. Assicuratevi inoltre che questi COO generali vengano inviati al vostro intermediario doganale statunitense in modo che possa conservarne delle copie in archivio. Non ottenere i COO in modo tempestivo potrebbe incidere sui vostri potenziali risparmi sui dazi annuali.

7. Aggiornate le istruzioni sugli accordi di libero scambio

Come detto in precedenza, alcune delle istruzioni per i vostri intermediari doganali devono fornire le direttive relative agli accordi di libero scambio (ALS), in modo che i vostri intermediari negli USA possano avere le corrette indicazioni su come desiderate che vengano presentate le vostre dichiarazioni doganali che possono beneficiare degli ALS. Verificate a livello interno che i prodotti che la vostra azienda certifica come idonei per gli ALS ne soddisfino i requisiti specifici, anche richiedendo la necessaria documentazione ai relativi fornitori.

8. Ottenete gli affidavit del produttore

Se utilizzate un programma di resi negli Stati Uniti, di cui al capitolo 9801 dell'Harmonized Tariff Schedule, assicuratevi di aver ottenuto gli affidavit del produttore per il prossimo anno solare. È opportuno, inoltre, che questi affidavit siano (1) trasmessi al vostro intermediario doganale statunitense e (2) inclusi nelle vostre istruzioni per l'intermediario doganale stesso.

9. Riesaminate i prodotti con dazi antidumping e compensativi

I dazi antidumping e compensativi (AD/CVD) sono considerati questioni commerciali ad alta priorità. Infatti, dopo l'emanazione del Trade Facilitation and Trade Enforcement Act (TFTEA), convertito in legge nel febbraio del 2016, l'applicazione degli AD/CVD si è intensificata. Il TFTEA attribuisce alla CBP l'autorità di indagare su eventuali accuse di evasione degli AD/CVD.

Per questo motivo, se importate merci che sono soggette agli AD/CVD, tenere informati i vostri intermediari doganali negli USA fornendo loro le relative istruzioni aiuta ad assicurare che al momento della presentazione delle dichiarazioni vengano trasmessi ed indicati i numeri di caso corretti, le aliquote accurate ecc.  Se nella vostra dichiarazione doganale state chiedendo la non applicazione degli AD/CVD, documentate i dettagli del prodotto a livello interno. Assicuratevi di fornire delle motivazioni dettagliate sul motivo per cui il vostro prodotto non rientra nell'ambito di applicazione degli AD/CVD.

10. Fornite all'intermediario doganale statunitense le istruzioni per segnalare la riconciliazione

Partecipate alla riconciliazione? In tal caso, tenete presente che quando la riconciliazione è passata sull'ACE il 24 febbraio 2018, la CBP ha smesso di utilizzare le segnalazioni generiche. Ciò significa che segnalare le dichiarazioni ora è responsabilità dell'importatore. Il vostro intermediario doganale statunitense può effettuare le segnalazioni generiche. Se partecipate alla riconciliazione, inviate al vostro intermediario doganale negli USA le istruzioni in forma scritta per tutte le segnalazioni che volete effettuare.

11. Registratevi sul portale ACE

Il portale dati sicuro ACE costituisce un altro modo efficace per gestire il vostro programma di conformità commerciale. Se non siete iscritti al portale dati sicuro ACE, contattate uno dei nostri esperti Trusted Advisor per ricevere assistenza. Questo potente strumento vi consente di ricevere notifiche informatizzate dalla CBP, di monitorare i vostri intermediari, di verificare le dichiarazioni in tempo reale e molto altro ancora.

12. Sfruttate Navisphere ACE Import Intelligence

Una volta ottenuto l'accesso al vostro account ACE come importatori, utilizzate Navisphere ACE Import Intelligence, uno strumento proprietario di C.H. Robinson che organizza in dashboard, grafici, diagrammi e rapporti di facile utilizzo i complessi dettagli di tutte le vostre attività doganali risultanti da chiunque abbia presentato le dichiarazioni doganali per vostro conto. Può essere utilizzato anche come strumento diagnostico che trasforma i vostri dati doganali in una potente fonte di informazioni.

13. Ottenete l'accesso ai report sulle vostre esportazioni

In qualità di parte principale statunitense coinvolta (USPPI), dovreste sottoporre regolarmente ad audit le pratiche delle vostre attività di export per verificarne l'accuratezza individuando le eventuali lacune nel vostro programma di conformità per le esportazioni. Utilizzate il vostro account ACE come esportatori per esaminare lo storico delle vostre Electronic Export Information (EEI), ovvero le Informazioni di esportazione elettroniche.

Se l'account che già possedete non mostra la reportistica per tutti gli attuali Employee Identification Number (EIN), ossia i numeri di identificazione dei dipendenti, richiedete l'accesso alla Foreign Trade Division del Census Bureau degli USA. Sebbene il Governo incoraggi l'uso di ACE per accedere a questi dati, potete anche fare una normale richiesta di dati. Utilizzando questo metodo, l'USPPI ha diritto ad un anno di dati EEI gratuiti. Ulteriori dati EEI saranno forniti a pagamento dal Census Bureau.

14. Verificate le classificazioni dell'Harmonized Tariff Schedule per le importazioni negli USA e le classificazioni delle esportazioni

La CBP aggiorna periodicamente l'Harmonized Tariff Schedule (HTS) nel corso dell'anno. Verificate di avere il numero di tariffa accurato per il vostro prodotto controllando il vostro database delle classificazioni HTS e quello dei numeri dello schedule B per le esportazioni. Comunicate eventuali aggiornamenti alle opportune parti interessate, sia internamente che esternamente. Rimanere aggiornati sulle classificazioni HTS vi aiuterà con altri programmi di sgravio tariffario (ad esempio, rimborso dei dazi doganali ed esclusioni tariffarie).

15. Limitate la responsabilità con l'assicurazione dei carichi marittimi

Le compagnie di navigazione ed i fornitori di servizi di trasporto aereo hanno una responsabilità legale e finanziaria limitata per i vostri carichi internazionali. Lo sapevate che in un numero sorprendentemente elevato di situazioni possono essere sollevati del tutto dalla loro responsabilità? Con un piano per l'assicurazione dei carichi marittimi, potete ridurre l'esposizione finanziaria della vostra azienda e creare nuove efficienze. C.H. Robinson può aiutarvi ad effettuare una valutazione dei rischi delle vostre spedizioni ed offrire un'assicurazione per i carichi marittimi che soddisfi le vostre esigenze specifiche.

16. Proteggete i marchi ed i nomi commerciali

Proteggere e registrare tutti i vostri marchi e nomi commerciali con la CBP aiuta a contrastare la presenza di eventuali prodotti contraffatti ed altre violazioni. Secondo il sito web della CBP, "L'applicazione dei diritti di proprietà intellettuale (IPR) è una questione commerciale prioritaria (PTI) della CBP. Le PTI rappresentano aree ad alto rischio che possono causare significative perdite di entrate, danneggiare l'economia degli Stati Uniti o minacciare la salute e la sicurezza del popolo americano." Se i beni contraffatti sequestrati dalla CBP nell'anno fiscale 2022 fossero stati autentici, il totale stimato dei loro prezzi al dettaglio suggeriti dal produttore (MSRP) sarebbe ammontato ad oltre 2,98 miliardi di dollari.

17. Richiedete il trattamento confidenziale dei manifesti doganali

Un importatore o destinatario può richiedere il trattamento confidenziale del proprio nome e dei relativi indirizzi contenuti nei manifesti doganali, come previsto nel Titolo 19 CFR 103.31 (3), lettera d). Inoltre, l'importatore o destinatario può richiedere il trattamento confidenziale dei nomi e degli indirizzi dei propri mittenti per le spedizioni in partenza (esportazioni). Potete richiedere il trattamento confidenziale delle informazioni presenti sul manifesto doganale per le importazioni e le esportazioni, tuttavia, va notato che sono previsti dei requisiti obbligatori per il rinnovo semestrale. Inoltre, nella vostra richiesta vanno incluse tutte le possibili varianti dei nomi.

18. Verificate il programma di screening delle parti non idonee

Dedicate del tempo alla revisione del vostro programma di screening delle parti non idonee, comprese quali sono quelle che sottoponete a tale screening, con quale frequenza ed il modo in cui vengono documentati i risultati. Ciò garantirà che il programma sia adeguato al vostro attuale modello di business e che possa portare alla vostra attenzione eventuali rischi potenziali.

19. Fate formazione interna ed esterna

Pianificate sessioni di formazione con cadenza regolare che coinvolgano i principali stakeholder aziendali, sia interni che esterni. Potete anche partecipare a sessioni di formazione esterne organizzate dalla CBP, da C.H. Robinson e da molte altre realtà del settore, sia di persona che virtualmente. Ciò garantisce che tutte le parti, in particolare i nuovi dipendenti, siano aggiornate ed al corrente in merito ad eventuali cambiamenti.

20. Tenetevi informati sulle aree di interesse della CBP

Secondo la CBP, le questioni commerciali prioritarie "guidano gli investimenti delle risorse della CBP in base al rischio nonché le azioni relative all'applicazione ed alla facilitazione." Tali azioni includono la selezione dei candidati da sottoporre ad audit. Assicuratevi che il vostro programma di conformità affronti ognuna di queste iniziative della CBP. Inoltre, il significativo potenziamento delle leggi sulla prevenzione del lavoro forzato rende le cose più difficili per i mittenti che operano a livello globale: consultate la nostra guida sul lavoro forzato per comprendere meglio le vostre responsabilità.

Questo elenco di punti fondamentali vi consentirà di rafforzare il vostro programma di conformità commerciale, un segno di spunta alla volta. Siamo sempre disponibili, come vostri esperti Trusted Advisor, per aiutarvi con qualsiasi domanda o dubbio che possiate avere e per collaborare con voi al fine di rafforzare i controlli interni e ridurre al minimo i rischi in generale. Per maggiori informazioni, contattate i vostri team per la dogana, la conformità e la politica commerciale in C.H. Robinson.

Ottenete soluzioni commerciali e tariffarie da C.H. Robinson. Fatevi guidare dai nostri esperti nello scenario attuale.