Come un'azienda ha sviluppato ed attuato un programma di conformità per le importazione e le esportazioni negli Stati Uniti

Acme Industries¹ vanta una lunga storia che l'ha vista gestire la propria attività con la massima integrità. Ciò ha reso ancora più preoccupante per i funzionari dell'azienda l'esito della riunione avuta con il team di politica commerciale di C.H. Robinson per esaminare i risultati di un audit di conformità. L'audit ha dimostrato infatti che si erano verificate gravi violazioni in materia di importazioni ed esportazioni che, se non corrette, avrebbero potuto causare seri danni all'azienda.

L'evoluzione della supply chain è fondamentale per la crescita

Quel giorno, l'azienda e il team di politiche commerciali hanno riunito le loro risorse per sviluppare un programma di conformità integrato e completo che avrebbe rimesso a posto le cose. Con questa collaborazione, Acme avrebbe rafforzato le proprie pratiche di conformità per le importazioni e le esportazioni, riducendo il rischio di multe e sanzioni.

La situazione di Acme non è un caso isolato. Molte aziende non si rendono conto che in assenza di solidi programmi per l'importazione e l'esportazione e personale dedicato a garantire l'implementazione dei processi richiesti, potrebbero esporre la propria attività a rischi significativi.

Scegliere gli esperti Trusted Advisor^®

Essendo un grande importatore ed esportatore statunitense di beni di consumo comuni che non sono controllati per l'esportazione, Acme gestisce una supply chain solida e complessa che distribuisce i prodotti in più di 150 paesi. I prodotti si spostano da Cina, Messico, Australia, Vietnam o Singapore agli Stati Uniti e dagli Stati Uniti all'America centrale e meridionale, all'Eurasia, all'Africa, all'area del Pacifico e al Medio Oriente.

Molto prima dell'audit, Acme aveva già affidato a C.H. Robinson i servizi di spedizione globale in tutto il mondo ed i servizi per carichi completi, carichi parziali (LTL) e intermodali negli Stati Uniti. I reparti di ricezione, acquisto e trasporto dell'azienda hanno utilizzato la tecnologia di C.H. Robinson per preimpostare online gli appuntamenti per le consegne, ottenere reportistica dettagliata sui costi di trasporto e monitorare i tempi effettivi di ritiro e consegna rispetto a quelli previsti. Le due aziende hanno collaborato attivamente condividendo lo stesso obiettivo: sviluppare una supply chain globale efficiente e conforme.

Nel corso degli anni, la vicepresidente della logistica di Acme, Donna Smith, ha potuto apprezzare la stabilità del team di C.H. Robinson. "Il loro valore per noi va ben oltre la comprensione approfondita della nostra attività", ha dichiarato la Smith. Osservano i trend nel nostro settore e nei nostri mercati e propongono idee proattive per stimolarci ed aiutarci a migliorare. Vogliono che abbiamo successo. Hanno a cuore i nostri interessi".

Nel corso degli anni le due aziende avevano discusso di alcune opportunità relative alla conformità. Ma solo partecipando ad uno dei seminari di C.H. Robinson sulla conformità e le politiche commerciali, la Smith sentì qualcosa che non aveva mai sentito prima: quando si tratta di importazioni ed esportazioni, le aziende spesso non si rendono conto della reale portata delle loro responsabilità. Molte volte, le aziende pensano di essere al sicuro se per le importazioni e le esportazioni collaborano con un mittente ed un intermediario doganale affidabili. In realtà, se il mittente o l'intermediario commettono degli errori, la responsabilità e le relative multe ricadono interamente sull'azienda.

La Smith tornò in Acme e analizzò alcune delle cose che aveva imparato al seminario. Decise che era giunto il momento di coinvolgere uno degli esperti Trusted Advisor^® di C.H. Robinson perché parlasse con i dirigenti senior dell'azienda e spiegasse loro le proprie responsabilità. In quest'ambito, l'esperto ha effettuato un mini-audit e ha presentato i risultati ai dirigenti senior, insieme a raccomandazioni su ciò che l'azienda poteva fare per modificare la situazione.

Formazione del personale e creazione di una strategia per la conformità

Dichiarare correttamente le importazioni e le esportazioni ed evitare sanzioni richiede molta attenzione. In molti ruoli nell'ambito di un'organizzazione, il personale deve seguire procedure e processi accurati e centralizzati per le importazioni, e forse deve essere ancora più attento ai dettagli quando si esportano merci dagli Stati Uniti. Il personale chiave che conosce i requisiti di importazione ed esportazione deve dirigere e coordinare queste attività in modo che l'azienda possa adempiere ai propri obblighi. Inoltre, poiché le normative sull'importazione e sull'esportazione cambiano continuamente, mantenere aggiornata la conoscenza delle responsabilità di ognuno rappresenta una sfida costante.

Acme ha invitato i membri del team di politica commerciale di C.H. Robinson presso la propria sede. Il team ha tenuto diversi seminari di formazione della durata di un giorno in diverse strutture. Vi hanno partecipato più di 250 dipendenti provenienti da diversi uffici e diversi reparti dell'azienda. Le sessioni hanno riguardato le normative generali su importazioni ed esportazioni, gli Incoterms^®, come dichiarare correttamente il valore delle merci importate negli Stati Uniti e quali agenzie federali controllano le esportazioni negli USA. Durante la formazione sono stati anche spiegati temi come le esportazioni presunte, le classificazioni tariffarie armonizzate, le leggi antidumping, le leggi anti-boicottaggio, gli accordi di libero scambio e altri concetti complessi.

"Il team di politiche commerciali ha incluso storie di vita reale ed esempi tratti dai loro precedenti incarichi e relativi a vari settori, compresi quelli simili al nostro. I loro aneddoti hanno reso l'argomento interessante, tenendo alta l'attenzione di tutti", afferma la Smith. "I membri del nostro staff si sono entusiasmati per la conformità e sono più consapevoli di come anche loro svolgano un ruolo importante nel programma di conformità per le importazioni e le esportazioni. La conformità è un problema che va oltre i trasporti e la supply chain. Riguarda tutti noi".

Successivamente, C.H. Robinson ha condotto un audit completo su operazioni, politiche, procedure e programma globale di conformità per le importazioni e le esportazioni di Acme. Il team ha effettuato dei colloqui con i dipendenti in tutti i settori aziendali di Acme, ha esaminato i processi attuali, ha valutato i documenti critici e ha verificato i registri storici delle importazioni e delle esportazioni.

"Hanno eseguito uno stress test dei nostri sistemi e della nostra capacità di conformità. È stato un compito difficile per tutti, ma ne è valsa davvero la pena. Anche al di là delle importazioni e delle esportazioni, abbiamo individuato problemi e scoperto opportunità per risparmiare denaro nell'intera supply chain".

Allo stesso tempo, tuttavia, l'audit ha rivelato una serie di gravi violazioni delle normative federali, tra cui:

• Spedizione verso destinazioni senza la corretta autorizzazione da parte del governo degli Stati Uniti
• Erronea dichiarazione del valore dei beni per l'importazione e per l'esportazione negli Stati Uniti
• Mancata richiesta dei cosiddetti "assist" sulla merce importata
• Mancata esecuzione del controllo dei partner commerciali per verificare che non fossero inclusi negli elenchi delle parti non ammesse
• Classificazione non corretta dei prodotti in base alla classificazione tariffaria armonizzata
• Assenza di controlli interni ed esterni per le attività di importazione ed esportazione
• Mancanza di sufficiente cura o due diligence nelle attività di importazione ed esportazione
• Mancanza di consapevolezza del fatto che un precedente intermediario avesse usato il loro codice fiscale per sdoganare merci per conto di un'altra azienda

Se questi errori non fossero stati corretti, Acme avrebbe rischiato milioni di dollari in multe e sanzioni, potenziali perdite delle autorizzazioni all'esportazione e persino la possibile reclusione di membri dello staff.

Acme ha collaborato con il team di politica commerciale di C.H. Robinson per risolvere questi problemi La Smith riconosce che ciò ha richiesto molto lavoro. Tuttavia, i membri del team di politica commerciale avevano in precedenza lavorato in ruoli relativi all'import/export per società private e pubbliche. Inoltre, conoscevano estremamente bene la gestione degli ordini ed i sistemi IT di Acme.

"Il team di C.H. Robinson è stato al nostro fianco, aiutandoci a sfruttare i nostri sistemi già esistenti per supportare le attività di conformità. Questo ci ha fatto risparmiare tempo e, cosa più importante, denaro", ha detto la Smith. Fortunatamente, i problemi rilevati dall'audit sono stati scoperti, terminati e corretti prima che si verificassero gravi conseguenze.

Pronti per quello che ci riserva il futuro

Oggi, i dirigenti di Acme ed il team di politica commerciale di C.H. Robinson continuano ad analizzare modi per rafforzare il programma di conformità e identificare potenziali opportunità di risparmio sui costi. Inoltre, Acme ha assunto un responsabile della conformità aziendale per le importazioni e le esportazioni, che implementerà le raccomandazioni del team di politica commerciale e guiderà le attività di conformità nell'ambito di tutta l'organizzazione.

La Smith afferma: "Siamo soddisfatti della rapidità con cui C.H. Robinson ci ha aiutato a correggere gli errori ed a implementare le raccomandazioni relative alla conformità. Il team è stato perfino presente quando abbiamo effettuato i colloqui per la posizione di responsabile della conformità, sapendo che stiamo ancora maturando le nostre conoscenze in quest'ambito. Abbiamo preso in considerazione le opinioni e le raccomandazioni del team quando è arrivato il momento di fare una scelta. Sono stati davvero parte di Acme."

Acme ha anche rivisto le sue procedure di valutazione. L'azienda ha rinnovato la propria attenzione sulle comunicazioni interne relative alla politica commerciale e alla conformità, soprattutto con i dipartimenti esterni alla logistica. È importante che la conformità venga sostenuta dall'intera azienda, non solo dal dipartimento della logistica. Il team di politica commerciale di C.H. Robinson fornisce un supporto continuo in caso di domande.

Lavorando a questo progetto, il team di Acme ha scoperto quanto possano essere integrate le soluzioni di C.H. Robinson. La Smith afferma: "I nostri responsabili in C.H. Robinson non ci vincolano mai a un menu standard di opzioni di servizio quando abbiamo un problema. Hanno la capacità di lavorare al nostro fianco per affrontare le sfide e proporre idee che non solo rispondono alle nostre esigenze, ma che si adattano in modo specifico alla nostra attività, ai nostri obiettivi e alla nostra visione aziendale. Apprezziamo molto il modo in cui si impegnano al massimo e ci sembra che siano davvero parte di Acme".

Ora, lo staff di Acme è più che mai consapevole e impegnato a rispettare la conformità. Ha acquisito un nuovo livello di fiducia nei suoi processi di conformità e si è posto l'obiettivo di conoscere e migliorare altre aree della supply chain. Come sempre, C.H. Robinson è lì per aiutarlo.

¹Si tratta di un nome di fantasia. I nomi reali dell'azienda e dei clienti sono stati modificati per proteggerne la riservatezza.

Per saperne di più sui programmi di C.H. Robinson, contattate un esperto oggi stesso.