Como uma empresa desenvolveu e executou um programa de compliance para importação/exportação nos EUA

A Acme Industries¹ tem uma longa história em realização de negócios com a máxima integridade. Isso ficou ainda mais sério para os funcionários da empresa no dia em que se sentaram com a equipe de política comercial da C.H. Robinson para analisar os resultados de uma auditoria de compliance. A auditoria mostrou que ocorreram graves violações de importação e exportação que estavam prestes a causar sérios prejuízos ao negócio se não fossem corrigidas.

Uma cadeia de suprimentos em evolução é a chave para o crescimento

Naquele dia, a empresa e a equipe de políticas comerciais se juntaram para desenvolver um programa de compliance integrado e abrangente para corrigir as coisas. Trabalhando em conjunto, a Acme fortaleceria suas práticas de compliance para importações e exportações e reduziria o risco de multas e penalidades.

A situação da Acme não é incomum. Muitas empresas não entendem que, sem programas sólidos de logística e equipe dedicada à aplicação dos processos necessários, elas podem colocar seus negócios em risco significativo.

Escolhendo especialistas do Trusted Advisor^®

Como um grande importador/exportador norte-americano de bens de consumo comuns que não são controlados para exportação, a Acme gerencia uma cadeia de suprimentos robusta e complexa que distribui produtos para mais de 150 países. Seus produtos vão da China, México, Austrália, Vietnã ou Cingapura para os Estados Unidos e dos Estados Unidos para a América Central e do Sul, Eurásia, África, região do Pacífico e Oriente Médio.

Muito antes de ocorrer a auditoria, a Acme já confiava na C.H. Robinson com serviços de transporte global  em todo o mundo e cargas totais, LTL e serviços intermodais nos Estados Unidos. Os departamentos de recebimento, compras e transporte da empresa usaram tecnologia da C.H. Robinson para predefinir horários de entrega on-line, obter relatórios detalhados sobre os custos de transporte e monitorar a hora de coleta e entrega em relação aos benchmarks. As duas empresas trabalharam juntas e compartilhavam o mesmo objetivo: desenvolver uma cadeia de suprimentos global eficiente e compatível.

Ao longo dos anos, a vice-presidente de logística da Acme, Donna Smith, apreciou a estabilidade da equipe da C.H. Robinson. “O valor deles para a Acme vai muito além de ter uma compreensão tão profunda de nossos negócios”, disse Smith. “Eles observam tendências em nosso setor e nossos mercados e oferecem ideias proativas para estímulo e melhoria. A C.H. Robinson quer nosso sucesso. É o melhor interesse em mente.”

As duas empresas discutiram algumas oportunidades de compliance ao longo dos anos, mas só quando Smith participou de um dos seminários de compliance comercial e política de C.H. Robinson é que ouviu algo inédito: quando se trata de importações e exportações, as empresas muitas vezes não têm ciência da verdadeira extensão de suas responsabilidades. Muitas vezes, pensam que estão seguras quando trabalham com um agente de carga respeitável e um despachante aduaneiro em importações e exportações. Na verdade, se o agente ou o despachante cometem erros, a responsabilidade final — e as multas resultantes — caem diretamente sobre a empresa.

Smith voltou para Acme e revisou algumas das coisas que havia aprendido no seminário. Ela decidiu que era hora de trazer um dos especialistas do Trusted Advisor^® da C.H. Robinson para falar com os executivos seniores da empresa para explicar suas responsabilidades. Como parte disso, o especialista fez uma mini-auditoria e apresentou essas descobertas aos líderes seniores, junto com recomendações sobre o que a empresa poderia fazer para reverter a situação.

Desenvolvendo um treinamento e uma estratégia de compliance

É preciso muita atenção para declarar corretamente as importações e exportações e evitar penalidades. Pessoas em muitas funções dentro de uma organização devem seguir procedimentos e processos detalhados e centralizados para importações, e talvez prestar ainda mais atenção aos detalhes ao exportar mercadorias originárias dos Estados Unidos. Pessoas importantes que entendem os requisitos de importação e exportação devem dirigir e coordenar essas atividades para que a empresa possa cumprir suas obrigações e, como as regulamentações de importação e exportação mudam continuamente, é um desafio contínuo manter o conhecimento de todas as pessoas atualizado sobre as responsabilidades.

A Acme hospedou membros da equipe de política comercial da C.H. Robinson no escritório da organização. A equipe ministrou vários seminários de treinamento de um dia em diversos locais. Mais de 250 funcionários de vários escritórios e departamentos da empresa participaram. As sessões abrangeram os regulamentos gerais de importação e exportação, Incoterms^®, como declarar a avaliação adequada de bens importados para os Estados Unidos e quais agências federais controlam as exportações dos EUA. O treinamento também explicou exportações consideradas, classificações Tarifárias Harmonizadas, leis antidumping, leis antiboicote, acordos de livre comércio e outros conceitos complexos.

“A equipe comercial incluiu histórias da vida real e exemplos de seus papéis e de vários setores, incluindo os semelhantes aos nossos. Suas histórias tornaram o assunto interessante e mantiveram todos envolvidos”, diz Smith. “Nosso pessoal ficou entusiasmado com a compliance e mais consciente de como eles também desempenham um papel importante no maior programa de compliance de importação e exportação. O processo de compliance vai além do transporte e da cadeia de suprimentos. Pertence a todos nós.”

Em seguida, a C.H. Robinson realizou uma auditoria abrangente das operações de importação e exportação, políticas, procedimentos e programa geral de compliance da Acme. A equipe entrevistou funcionários da Acme de todas as áreas de negócios, examinou os processos atuais, avaliou documentos essenciais e revisou registros históricos de importação e exportação.

“Eles testaram nossos sistemas e recursos de compliance. Foi um exercício difícil para todos, mas valeu a pena. Mesmo além das importações e exportações, descobrimos problemas e descobrimos oportunidades para economizar dinheiro na cadeia de suprimentos como um todo.”

No entanto, a auditoria revelou uma série de violações graves dos regulamentos federais, incluindo:

• Envio para destinos sem a devida autorização do governo dos EUA
• Avaliação incorreta de produtos para importação dos EUA, bem como exportação
• Não reivindicar “assistências” em mercadorias importadas
• Sem triagem de parceiros de negócios para verificar se eles não estavam nas listas de partes negadas
• Classificação inadequada de produtos no cronograma tarifário harmonizado
• Carência de controles internos e externos para atividades de importação/exportação
• Falta de cuidados razoáveis ou due diligence em suas atividades de importação/exportação
• Falta de conhecimento de que um despachante anterior havia usado seu número de identificação fiscal para desembaraçar as mercadorias para outra empresa

Se esses erros permanecessem sem correção, a Acme estaria arriscando milhões de dólares em multas e penalidades, possível perda de privilégios de exportação e até possível pena de prisão para indivíduos da empresa.

A Acme trabalhou com a equipe de política comercial da C.H. Robinson para corrigir esses desvios. Smith reconhece que havia muito trabalho envolvido. Os membros da equipe de política comercial já haviam trabalhado em cargos de importação/exportação para empresas privadas e de capital público, além disso, eles estavam extremamente familiarizados com o gerenciamento de pedidos e os sistemas de TI da Acme.

“A equipe da C.H. Robinson reuniu-se conosco, nos ajudando a aproveitar os sistemas existentes para apoiar as atividades de compliance. Isso nos poupou tempo e, o mais importante, dinheiro”, disse Smith. Felizmente, os problemas descobertos pela auditoria foram constatados, analisados e corrigidos antes de qualquer dano maior ser causado.

Pronto para o que o futuro pode trazer

Hoje, os funcionários da Acme e a equipe de políticas comerciais da C.H. Robinson continuam a discutir maneiras de fortalecer o programa de compliance e identificar oportunidades de economia de custos. Além disso, a Acme contratou um gerente de compliance de importação/exportação para a empresa, que implementará as recomendações da equipe de política comercial e liderará as atividades do setor em toda a organização.

Smith disse: “Ficamos satisfeitos com a rapidez com que a C.H. Robinson ajudou a corrigir erros e implementar as recomendações de compliance. A equipe até se sentou na sala quando fizemos as entrevistas para o cargo de gerente de compliance, cientes de que nosso conhecimento de compliance está em desenvolvimento. Consideramos as opiniões e recomendações da equipe na hora da seleção. Eles realmente faziam parte da nossa equipe".

A Acme também revisitou seus procedimentos de avaliação. A empresa renovou seu foco nas comunicações internas sobre política comercial e compliance — especialmente com departamentos que não eram da logística. É importante que toda a empresa seja solidária, não apenas o departamento de logística. A equipe de política comercial da C.H. Robinson fornece suporte contínuo à medida que surgem dúvidas.

Enquanto a equipe da Acme trabalhava neste projeto, eles descobriram como as soluções da C.H. Robinson podem ser integradas. Smith afirma que: “Nossos representantes de conta da C.H. Robinson nunca nos impões um menu padrão de opções de serviço quando encontramos um obstáculo. Eles são qualificados para trabalhar ao nosso lado em desafios e dar as ideias que não apenas respondem às nossas perguntas, mas que são construídas especificamente para se adequar ao nosso negócio, aos nossos objetivos e à nossa visão corporativa. Agradecemos a maneira como eles vão além e realmente sentimos que eles fazem parte da Acme.”

Agora, as pessoas em toda a Acme estão mais conscientes e comprometidas com a compliance do que nunca. Elas ganharam um novo nível de confiança em seus próprios processos de compliance e definiram o objetivo de aprender e melhorar outras áreas da cadeia de suprimentos. Como sempre, a C.H. Robinson está lá para ajudá-las.

¹Um pseudônimo; os nomes reais da empresa e dos clientes foram alterados para proteger a confidencialidade.

Para saber mais sobre os programas da C.H. Robinson, fale com um especialista hoje.