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25 de agosto de 2021 | Jeff Simpson Diretor de Conformidade — Encaminhamento Global

Por que os arquivamentos de exportação são importantes

Todos sabemos que o desenvolvimento de um programa de conformidade com exportação é fundamental para minimizar riscos e evitar multas e penalidades por violações das inúmeras leis e regulamentos de exportação. Mas quão importante é realmente, e é tudo sobre a parte de “controle” de uma transação de exportação?

Duas peças extremamente importantes: controles e procedimentos

Existem duas partes para cada transação de exportação: o controle e o procedimento. A peça “controle” refere-se ao porquê e em que nível, o governo dos EUA controla um item para fins de exportação. A peça “processual” refere-se a como, quando e quais informações de exportação são arquivadas no governo dos EUA. Ambas as peças de exportação são igualmente importantes e merecem a mesma quantidade de cuidado e devida diligência.

Em geral, os exportadores estão conscientes das multas, sanções e ramificações de não aderir à parte de “controlo” da exportação. O Bureau of Industry and Security até transmite anualmente sua publicação Don't Let This Happen to You, onde destacam empresas e indivíduos que investigaram, multaram ou, pior ainda, ajudaram a colocar na prisão por exportação violações.

As penalidades acontecem com frequência, e os custos somam rapidamente

Há uma crença equivocada entre os exportadores, no entanto, de que não há consequências para negligenciar seguir a parte “processual” de uma transação de exportação. Isso não poderia estar mais longe da verdade.

U.S. Customs and Border Protection (CBP) envia rotineiramente avisos de penalidade em nome do Censo dos EUA (muitas vezes chamados de “bilhetes de trânsito”) até mesmo pelo menor dos erros administrados ou informações incorretas nas Informações Eletrônicas de Exportação (EEI) arquivadas no Sistema de Exportação Automatizado (AES), o peça processual de uma exportação. Na maioria das vezes, essas penalidades são mais de US $14.000 por infração e podem ser desencadeadas por erros simples, como um código de porta incorreto, nome do navio ou código Schedule B/HTS.

Quando as penalidades são emitidas, há apenas duas opções. Você pode pagar a penalidade ou tentar negociar com o porto CBP que emitiu a penalidade para mitigar as multas até um nível mais razoável. A maioria das empresas escolhe o caminho de mitigação e, em geral, tem sucesso até certo ponto.

No entanto, essa luta custa tempo, esforço e alocação de recursos da empresa e nem sempre é bem-sucedida — especialmente para os infratores reincidentes. A melhor abordagem é evitar essas penalidades completamente e concentrar seu tempo, talento e recursos onde eles pertencem — nas principais operações comerciais.

As chaves para exportar a felicidade de conformidade

Novamente, a solução é um programa robusto de conformidade de exportação que inclui auditoria de transações de exportação para procurar erros e corrigir causas raiz. Também inclui parcerias com um agente de carga de qualidade que arquiva seu EEI no AES de forma consistente, oportuna e precisa. Parceria e construir uma boa relação de trabalho é o elemento-chave aqui.

Há um velho ditado: Você namora seu despachante, mas você se casa com seu corretor alfandegário. O ponto é que você trabalha em estreita colaboração com seu corretor alfandegário, mas não tanto com seu despachante.

Depois de muitos, muitos anos do lado importador/exportador e do lado do despachante aduaneiro/transitário da indústria, posso dizer honestamente que discordo desse ditado. Na minha opinião, é fundamental promover uma relação de trabalho estreita com os corretores aduaneiros e os transitários — especialmente se o seu despachante estiver arquivando na AES em seu nome.

Apenas diga não para “namorar” seus encaminhadores

As empresas precisam promover uma relação cooperativa e simbiótica entre o exportador (ou Parte Principal dos Estados Unidos em Interesse, USPPI) e o encaminhador que está arquivando EEI em AES em seu nome. O arquivador depende das informações que o USPPI está fornecendo, e o USPPI depende do encaminhador preencher as informações oportunamente e corretamente.

O encaminhador também deve atuar como um segundo conjunto de olhos, procurando quaisquer erros potenciais. A confiança, a comunicação e a compreensão do negócio de ambas as extremidades são fundamentais para ambas as partes garantir um arquivamento AES preciso e compatível e evitar multas e penalidades por registros incorretos.

Estar em conformidade com as exportações pode ser difícil e, às vezes, confuso. A parte de “controle” da exportação está sempre na ribalta com os exportadores, mas também não se esqueça da peça “processual”. Faça parceria com um ótimo encaminhador para fazer seus arquivamentos, construir esse entendimento comercial, ter comunicações bidirecionais abertas, honestas e regulares com eles e auditar para encontrar problemas e corrigir causas como equipe. Evite esses bilhetes de estacionamento!

Próximas etapas

Se você tiver alguma dúvida sobre registros de exportação ou qualquer outro tópico, não hesite em entrar em contato com seu representante comercial da C.H. Robinson ou se conectar com um de nossos especialistas em políticas comerciais.