Rispettate il budget per le spedizioni: le cause principali degli errori nella guida di percorso e come evitarli

Prevenire il superamento del budget per i carichi completi

Le ricerche hanno individuato diversi fattori chiave legati al superamento del budget per i carichi completi relativamente ai mittenti che sperano di ottenere la migliore accettazione dell'offerta dalla vostra guida di percorso per questi carichi. Poiché fattori come le condizioni di mercato e le forti fluttuazioni del volume delle rotte hanno un ruolo nel determinare gli errori della guida di percorso, esaminiamo quando combinare rotte e carichi non pianificabili. Analizziamo anche il potenziale delle mini offerte di trasporto per le rotte con prestazioni insufficienti relative ai carichi completi con lo scopo di aiutarvi a rispettare i vostri budget per questo tipo di trasporto.

Perché i budget per il trasporto sono errati: rispondere alle informazioni strategiche sul mercato dei trasporti

Quando si verificano degli errori nel budget relativo ai trasporti, ciò è più spesso dovuto a una combinazione di fattori piuttosto che ad un'unica causa. La variabilità della domanda è direttamente correlata all'accettazione della prima offerta ed al pagamento di quanto pianificato. Le rotte con volumi non omogenei contribuiscono in modo determinante al potenziale sforamento del budget dei mittenti per i carichi completi. Di conseguenza, durante la fase di definizione del budget per queste rotte saranno necessari un livello di attenzione maggiore e la conoscenza delle tendenze del mercato dei trasporti, al fine di ridurre le potenziali criticità a livello di bilancio.

Dato che questo insieme di fattori molto variabili incide sul rispetto o meno dei budget dei mittenti, va posta una domanda importante: la quantità di eventi di offerta durante un periodo di budget può migliorare le prestazioni delle spedizioni relative alla guida di percorso?

Spedizioni con guida di percorso di successo

Come procedura standard, i mittenti preparano i requisiti di trasporto per creare una richiesta di proposta (RFP) per la propria guida di percorso. L'RFP passa quindi alla fase della gara d'appalto, con l'obiettivo di assegnare i volumi di trasporto previsti, che, una volta effettuata, farà ottenere un'accettazione praticamente totale della prima offerta. Tuttavia, le variazioni rispetto ai piani originali dei clienti di un fornitore di servizi di trasporto che effettuano spedizioni, significa che quest'ultimo deve spesso dislocare autisti e camion in mercati non previsti con volumi non pianificati. Ciò si traduce nella difficoltà ad accettare le offerte perché gli autisti ed i camion non si trovano nei mercati previsti al momento dell'RFP e dell'assegnazione.

I piani relativi alla domanda dei mittenti sono una stima e possono variare durante l'anno. L'unica cosa prevedibile delle stime è che cambiano sempre: si tratta semplicemente di capire quanto si allontanano dalla previsione originale. Queste variazioni possono spesso essere superiori a quelle che i fornitori di servizi di trasporto sono in grado di pianificare e di gestire. La chiave per migliorare l'accettazione della prima offerta è avere una domanda prevedibile. Nei casi in cui è difficile quantificare la domanda, si dovrebbero elaborare una strategia per la guida di percorso che abbia una certa elasticità ed un budget che integri una determinata varianza.

L'elasticità è fondamentale anche quando si tratta di rispondere alle condizioni del mercato. Ciò è stato dimostrato quando i ricercatori del MIT hanno esaminato i dati transazionali di sette clienti relativamente ai carichi completi negli USA per un periodo di quattro anni. I dati, forniti da TMC, si riferivano al periodo compreso tra il terzo trimestre del 2015 ed il secondo trimestre del 2019 e includevano spedizioni con tragitti superiori alle 250 miglia e carichi secchi su rimorchio. Inoltre, va sottolineato che i sette mittenti utilizzati per lo studio sono stati scelti perché la frequenza delle loro RFP era chiara e strutturata, a differenza di altri mittenti nel set di dati che avevano una frequenza delle RFP decisamente meno definita. Sebbene il numero di mittenti inclusi nello studio fosse relativamente piccolo, i ricercatori del MIT hanno determinato che, per via delle dimensioni del set di dati delle transazioni e della diversità delle rotte (coppie O-D), si tratta comunque di un sottoinsieme statisticamente rilevante.

Dai dati, i ricercatori sono stati in grado di determinare che le condizioni del mercato sono l'indicatore più significativo della probabilità di un superamento del budget per i carichi completi. Il fatto che l'attuale mercato dei trasporti sia orientato verso un eccesso o una carenza di offerta, oppure che si trovi in un periodo di transizione, inciderà sulla vostra capacità di rispettare il budget. Durante i periodi di transizione da un mercato morbido (eccesso di offerta) ad un mercato ristretto (carenza di offerta), vi è una probabilità 2,5 volte maggiore di superare il budget per i carichi completi rispetto ai periodi opposti, cioè quelli di transizione da un mercato ristretto ad uno morbido. In un mercato morbido, la probabilità che i piani fossero in linea con il budget o inferiori raggiungeva l'81%. In un mercato ristretto, tale probabilità era del 52%. Oltre a questi risultati iniziali, è stato notato che l'effetto combinato di altri fattori sfavorevoli ad un mercato ristretto aumenta ulteriormente il rischio di sforare il piano.

Un altro fattore chiave per prevedere la correttezza del budget dei mittenti è la variazione del volume delle rotte. L'elevata variazione del volume delle rotte è il secondo principale indicatore di potenziali superamenti del budget. Le rotte con volume non omogeneo richiederanno un livello di attenzione maggiore durante la fase di definizione del budget per ridurre le possibilità del suo sforamento. L'attenzione alle rotte con prestazioni insufficienti aumenta la probabilità di accettazione della prima offerta e la performance complessiva del budget.

3 fattori che incidono sul superamento del budget per i carichi completi e come reagire

In base alla ricerca del MIT, possiamo stabilire che esistono tre criticità principali che incidono sulle prestazioni in termini di accettazione delle offerte:

1. Ciclo di mercato: se il mercato è morbido (eccesso di offerta) o ristretto (carenza di offerta) oppure in un periodo di transizione.
2. Modelli di domanda pianificati dai mittenti che non si concretizzano del tutto.
3. I modelli di offerta che ricalcano fedelmente i piani degli eventi di approvvigionamento si traducono in guide di percorso più performanti.

Possiamo vedere chiaramente che le guide di percorso richiedono una revisione continua per avere successo. Inoltre, le mini offerte di trasporto, nell'ambito di una strategia di impegno costante nel corso dell'anno invece di un evento di offerta su base annua o trimestrale, sono un'importante componente strategica per le rotte con volumi non prevedibili.

Mini offerte di trasporto: uno strumento importante

Le raccomandazioni seguenti permetteranno ai mittenti, nonché ai fornitori di servizi di trasporto, di rispettare il budget per le spedizioni:

• Integrare la resilienza nella guida di percorso per tutti i mercati, ma in particolare per i quelli ristretti
• Ove possibile, uniformare i modelli di offerta delle spedizioni per migliorare la prevedibilità dei costi di trasporto
• Pianificare per i mercati instabili con specifiche guide di percorso e strategie per il mercato spot
• Occuparsi delle rotte con prestazioni insufficienti aumentando la frequenza delle mini offerte di trasporto o impegnandosi attivamente con i fornitori primari

La vostra fonte per la strategia relativa alle spedizioni con guida di percorso

Tenere aggiornata la guida di percorso aumenta la probabilità di rispettare il budget per i carichi completi. Utilizzare le mini offerte per le rotte con prestazioni insufficienti relative ai carichi completi aiuta a garantire il rispetto dei budget per questi tipi di carico. Coinvolgere gli esperti di C.H. Robinson nella strategia e nella pianificazione delle vostre spedizioni fornisce informazioni strategiche frutto di ricerca ed esperienza che portano al massimo successo del piano per i trasporti.

Chi siamo

C.H. Robinson risolve i problemi logistici per le aziende di tutto il mondo e per tutti i settori, dai più semplici ai più complessi. Con 30 miliardi di dollari di merci in gestione e 20 milioni di spedizioni all'anno, siamo una delle piattaforme logistiche più grandi al mondo. La nostra suite globale di servizi velocizza il commercio per consegnare in modo ottimale i beni ed i prodotti che trainano l'economia mondiale. Combinando il nostro sistema di gestione dei trasporti multimodale con le nostre competenze, sfruttiamo il vantaggio offertoci dalle informazioni per offrire soluzioni più intelligenti a 100.000 clienti e 96.000 vettori a contratto. La nostra tecnologia è realizzata da e per esperti della supply chain per offrire miglioramenti più rapidi e significativi alle aziende dei nostri clienti. Come cittadini globali responsabili, siamo inoltre orgogliosi di contribuire con milioni di dollari per sostenere le cause che contano per la nostra azienda, la nostra Fondazione ed i nostri dipendenti.

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Le supply chain globali stanno diventando sempre più complesse. Le aziende hanno bisogno di competenze tecnologiche e di settore all'avanguardia per progredire e superare la concorrenza. In TMC, una divisione di C.H. Robinson, sappiamo cosa rende le supply chain più veloci, più solide e più efficienti. In quanto leader nella gestione della logistica globale, combiniamo l'esperienza nel settore con la nostra piattaforma tecnologica globale, Navisphere^®, per supportare le supply chain più complesse del mondo. I nostri esperti di logistica operano in sedi Control Tower^® in tutto il mondo: Amsterdam, Chicago, Monterrey, San Paolo, Seattle, Shanghai e Breslavia. Questa rete di Control Tower^®, supportata dalla nostra piattaforma tecnologica, connette i nostri clienti ai loro fornitori e partner della supply chain. I nostri clienti sfruttano queste capacità per gestire la logistica in oltre 170 paesi, in tutte le modalità di trasporto.

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Il Center for Transportation & Logistics del MIT è un ambiente dinamico orientato alle soluzioni in cui studenti, docenti e leader del settore mettono a disposizione le proprie conoscenze ed esperienze per migliorare l'istruzione e la ricerca in materia di supply chain. Come centro indipendente, il CTL coordina più di 100 attività di ricerca sulla supply chain in tutto il campus del MIT ed in tutto il mondo e forma studenti e dirigenti aziendali sui principi essenziali della gestione della supply chain. Fin dalla sua nascita nel 1973, il CTL ha cercato di cambiare il modo in cui funziona il mondo, innovando industrie e servizi essenziali attraverso la gestione della supply chain.