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25 de agosto de 2021 | Jeff Simpson Director de Cumplimiento - Global Forwarding

Por qué son importantes los expedientes de exportación

Todos sabemos que el desarrollo de un programa de cumplimiento de las exportaciones es fundamental para minimizar el riesgo y evitar las multas y sanciones derivadas de las violaciones de las numerosas leyes y reglamentos de exportación. Pero, ¿cuál es su importancia real, y se trata sólo de la parte de "control" de una transacción de exportación?

Dos piezas de vital importancia: los controles y los procedimientos

Toda transacción de exportación tiene dos partes: el control y el procedimiento. La parte de "control" se refiere a por qué, y a qué nivel, el gobierno de EE.UU. controla un artículo a efectos de exportación. La parte del "procedimiento" se refiere a cómo, cuándo y qué información de exportación se presenta ante el gobierno de Estados Unidos. Ambas partes de una exportación son igualmente importantes y merecen la misma atención y diligencia.

Por lo general, los exportadores son muy conscientes de las multas, sanciones y ramificaciones que conlleva no cumplir con la parte de "control" de la exportación. La Oficina de Industria y Seguridad incluso emite anualmente su publicación Don't Let This Happen to You en la que destacan las empresas y personas a las que han investigado, multado o, lo que es peor, ayudado a encarcelar por violaciones de las normas de exportación.

Las sanciones son frecuentes y los costes se acumulan rápidamente

Sin embargo, existe la creencia errónea entre los exportadores de que no hay consecuencias por no seguir la parte "procesal" de una transacción de exportación. Esto no podría estar más lejos de la realidad.

El Servicio de Aduanas y Protección de Fronteras de Estados Unidos (CBP) envía habitualmente avisos de sanción en nombre del Censo de Estados Unidos (a menudo denominados en broma "multas de tráfico") por el más mínimo error administrativo o información incorrecta en la Información Electrónica de Exportación (EEI) presentada en el Sistema Automatizado de Exportación (AES), la pieza de procedimiento de una exportación. La mayoría de las veces, estas sanciones son de más de 14.000 dólares por infracción y pueden desencadenarse por simples errores, como un código de puerto incorrecto, el nombre del buque o el código Schedule B/HTS.

Cuando se emiten sanciones, sólo hay dos opciones. Puede pagar la multa o intentar negociar con el puerto de la CBP que emitió la multa para reducirla a un nivel más razonable. La mayoría de las empresas eligen la vía de la mitigación y, en general, tienen cierto éxito.

Sin embargo, esta lucha cuesta a la empresa tiempo, esfuerzo y asignación de recursos, y no siempre tiene éxito, especialmente para los reincidentes. Lo mejor es evitar por completo estas sanciones y centrar el tiempo, el talento y los recursos en las operaciones principales de la empresa.

Las claves de la felicidad en el cumplimiento de las exportaciones

Una vez más, la solución es un sólido programa de cumplimiento de las exportaciones que incluya la auditoría de las transacciones de exportación para buscar errores y solucionar las causas de raíz. También incluye asociarse con un transitario de calidad que archive su IEE en la AES de forma coherente, puntual y precisa. La asociación y la creación de una buena relación de trabajo es el elemento clave aquí.

Hay un viejo dicho: Sales con tu transitario, pero te casas con tu agente de aduanas. La cuestión es que usted trabaja estrechamente con su agente de aduanas, pero no tanto con su transportista.

Después de muchos, muchos años en el lado del importador/exportador y en el lado del agente de aduanas/transitario de la industria, puedo decir honestamente que no estoy de acuerdo con este adagio. En mi opinión, es fundamental fomentar una estrecha relación de trabajo tanto con los agentes de aduanas como con los transitarios, especialmente si su transitario está presentando en AES en su nombre.

Diga no a "salir" con sus transportistas

Las empresas deben fomentar una relación cooperativa y simbiótica entre el exportador (o United States Principal Party in Interest, USPPI) y el transitario que presenta la EEI en AES en su nombre. El declarante depende de la información que le proporciona el USPPI, y el USPPI depende de que el transitario presente la información a tiempo y correctamente.

El transportista también debe actuar como un segundo par de ojos, buscando cualquier error potencial. La confianza, la comunicación y la comprensión del negocio por ambas partes son fundamentales para garantizar una presentación precisa y conforme al AES y evitar multas y sanciones por presentaciones incorrectas.

Cumplir con las exportaciones puede ser difícil y, a veces, confuso. La parte de "control" de la exportación es siempre el centro de atención de los exportadores, pero tampoco hay que olvidar la parte de "procedimiento". Asóciese con un gran transportista para que realice sus trámites, cree ese entendimiento comercial, mantenga una comunicación abierta, honesta y regular con él, y realice auditorías para encontrar los problemas y solucionar las causas de raíz en equipo. Evite las multas de aparcamiento.

Próximos pasos

Si tiene alguna pregunta sobre los expedientes de exportación o sobre cualquier otro tema, no dude en ponerse en contacto con su representante comercial de C.H. Robinson o en para conectar con uno de nuestros expertos en política comercial.