近期貿易和關稅觀點

12月15， 2022 | 傑夫·辛普森合規總監

大多數公司都知道保留進口記錄的重要性，但很少有人意識到維護出口記錄對於遵守法規的重要性。

當他們得知他們需要出口檔時，例如聯邦機構檢查，出口商通常會要求我們提供過去的裝運檔或從自動化商業環境 （ACE） 中提取出口申報數據。 不幸的是，儘管我們想提供説明，但貨運代理保留我們促進的出口記錄，以滿足我們自己的記錄保留要求，並且在實踐中，對出口商需要保留的許多檔並不知情。

與美國海關是主要聯邦機構的進口不同，出口由多個聯邦機構監管，管轄權取決於商品類型、最終使用者位置、最終用途和出口申報本身。 作為參考，許多對出口擁有或可能擁有管轄權的機構包括：

• 工業和安全域（BIS），負責監督出口管理條例（EAR）15 C.F.R. § 730-74;
• 國防貿易管制局（DDTC），負責監督《國際武器貿易條例》（ITAR）22 C.F.R. § 120-130;
• 外國資產控制辦公室（OFAC），負責監督《外國資產控制條例》31 C.F.R. § 500-590;和
• 美國人口普查對外貿易司，負責監督《對外貿易條例》（FTR） 15 C.F.R. § 30。

由於每個機構和相關法規都有特定的記錄保留要求，因此出口商瞭解並遵守每個法規至關重要。

作為一般準則，每筆出易都應“講述自己的故事”，這意味著，從採購訂單到付款證明的所有相關文件都應保留五年前。 從那裡開始，需要根據特定的機構和法規要求解決其他細節，這些要求可能會有很大差異。

例如，關於美國主要利益方 （USPPI） 和外國主要利益方 （FPPI），《對外貿易條例》（FTR） 在 15 C.F.R. §30.10（保留出口資訊和要求出示文件的權力）中規定：

“（a） 保留出口資料。 出易的所有各方（出口承運人、USPPI、FPPI 和/或授權代理人的所有者和運營商）應自出口之日起保留與出口貨物有關的檔五年。 如果國務院或其他監管機構對出口的記錄保存要求超過本部分規定的保留期，則以這些要求為準。 USPPI或USPPI或FPPI的授權代理人可以按照本部分G小部分的規定要求人口普查局提供電子記錄或提交的副本。 人口普查局對 AES 記錄的保留和維護並不能免除申報人 §30.10 中的要求。

（b） 要求出示文件的權力。 為了驗證§30.6要求報告的資訊的完整性和準確性，以及本部分規定的其他目的，出易的所有各方（出口承運人的所有者和運營商，USPPI，FPPI和/或授權代理商）應根據要求向人口普查局，CBP，ICE，BIS和其他參與機構EEI提供， 運輸檔、發票、訂單、裝箱單和信件，以及在五年內任何時候與特定出易有關的任何其他相關信息。

《出口管理條例》（EAR）規定了明顯不同的記錄保存要求。 例如，15 C.F.R. § 762.2（a）（要保留的記錄）列出了必須保留的一長串檔，包括備忘錄、筆記、信函、合同、招標書、帳簿等。 EAR 繼續解釋和定義 15 C.F.R. § 762.6（a） 中的記錄保留期：

“五年保留期

EAR 要求保留的所有記錄必須保留五年，從以下時間中最晚開始：

（1） 從美國出口與記錄有關的交易所涉及的物品，或為或代表擴散問題的最終使用者提供融資、運輸或其他服務，如§§§736.2（b）（7）所述 和 EAR 的 744.6;

（2） 該物項的任何已知再出口、轉讓（國內）、轉運或轉移;

（3） 交易的任何其他終止，無論是正式書面還是任何其他方式;或

（4） 對於涉及EAR第760部分所述的限制性貿易行為或抵制的交易記錄，則為受監管人收到與抵制相關的請求或要求的日期。

作為最佳實踐，請務必制定可靠的出口記錄保留策略，作為整體出口合規計劃的一部分。 確保您保留出口記錄並能夠根據要求提供所有必需的檔符合您的最佳利益。

有其他問題，或需要對此或任何其他海關和貿易事務的進一步説明？ 與我們的貿易政策專家聯繫以瞭解更多資訊。

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