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O que esperar de uma auditoria alfandegária da CBSA
Ele cai sobre sua mesa com um baque e seu coração afunda. Você acabou de receber uma carta de notificação de Verificação de Conformidade Comercial da CBSA. Você agora está sob uma auditoria aduaneira. Mesmo os importadores mais preocupados com a conformidade temem este dia, mas não precisa ser motivo de pesadelo.
6 dicas para sobreviver a uma auditoria aduaneira
- Designar um gerente de projetos para supervisionar o processo.
Essa pessoa deve ter conhecimento sobre sua empresa, ser um bom comunicador e ser capaz de gerenciar estritamente os prazos. - Reunir e examinar a documentação solicitada e apresentá-la dentro do prazo.
Os importadores são obrigados a manter um conjunto completo de registros, incluindo documentos contábeis aduaneiros e cópias de todas as ordens de compra; faturas; cartas de crédito; registros de pagamento; certificados de origem; acordos de agência de compra; acordos de marca comercial; faturas de frete; regras aduaneiras; certificados de uso final; e documentos contábeis relativos à compra, valor dos impostos, origem, marcação, uso final e disposição das mercadorias.
O tipo de documentos solicitados dependerá do tipo de auditoria que a CBSA estiver realizando. Revise cuidadosamente a documentação solicitada com seu despachante aduaneiro antes de enviá-la à CBSA para identificar possíveis problemas com antecedência. Tenha discussões estratégicas com seu fornecedor de serviços alfandegários logo no início do processo.
Não procrastine — reserve bastante tempo para procurar qualquer documentação que possa estar faltando. Não se esqueça de preencher o formulário que autoriza a CBSA a compartilhar a correspondência com seu despachante/prestador de serviços alfandegários, caso contrário ele não receberá uma cópia do relatório de auditoria, penalidades, etc. - Responda a quaisquer perguntas da CBSA de forma honesta e completa, mas seja sucinto e objetivo.
Evite compartilhar demais, o que pode apenas levar a perguntas adicionais e confundir o assunto. Responda à pergunta e pare de falar. Isso pode ser mais difícil do que parece. Você poderá desejar que seu despachante aduaneiro responda a quaisquer perguntas em seu nome. - Revise as conclusões do relatório provisório com seu corretor.
Você tem a oportunidade de apresentar comentários sobre essa decisão provisória. Esta é sua melhor oportunidade para esclarecer quaisquer mal-entendidos ou fornecer mais documentação ou argumentos se discordar das conclusões do auditor. - Revise o relatório final e identifique quaisquer correções que possam ser necessárias.
O relatório final de auditoria identificará quaisquer erros e indicará o período de correção, um máximo de quatro anos, embora este possa ser mais curto em certas circunstâncias. São necessárias correções não só para as entradas da amostra, mas também para todas as transações afetadas pela mesma questão. Você deve envolver seu despachante aduaneiro para ajudar a identificar as entradas que necessitam de correção. - Arquive suas correções dentro de 90 dias a partir da data do relatório final.
Quaisquer correções necessárias não arquivadas dentro da janela de 90 dias estão sujeitas às penalidades do Sistema de Penalidades Monetárias Administrativas (AMPS). Caso continue a discordar das conclusões do auditor, fale com seu despachante ou com o prestador de serviços alfandegários sobre os fundamentos de um recurso.
Próximos passos: iniciar uma discussão sobre seus riscos de conformidade
Claro, sua melhor defesa é estar em conformidade em primeiro lugar. É uma boa ideia discutir seus riscos de conformidade e melhores práticas com seu consultor alfandegário confiável antes que essa carta de notificação de auditoria chegue. Conecte-se com um de nossos especialistas em política comercial para saber mais.