Liste de contrôle pour le dédouanement

Un dédouanement sans heurts n'est pas le fruit du hasard

Ces idées peuvent vous aider à éviter les « cohues » et les étourdies inutiles dans votre chaine logistique. Si vous avez des questions, veuillez contacter l'un de nos experts Trusted Advisor^®.

Revoir les procurations des courtiers en douane

Une fois par an, c'est certainement une cadence appropriée pour revoir toutes les procurations (POA) en matière de douane américaine que vous avez fournies à vos courtiers en douane américains, revoir ces POA existants (si vous le souhaitez), et révoquer les POA des courtiers en douane américains avec lesquels vous ne souhaitez plus collaborer. Nous recommandons que toute POA que vous accordez à vos courtiers en douane américains soit assorti d'une période d'expiration ( ), afin que toutes les parties aient le temps de le revoir et de l'examiner. Lorsque vous demandez vos données sur l'activité commerciale de l'importateur (ITRAC) (voir #11, ci-dessous) ou que vous obtenez des données par le biais de votre portail ACE de l'importateur, vous pouvez voir tous les courtiers en douane américains qui effectuent des transactions en votre nom .

Mettre à jour les noms et adresses figurant dans les dossiers des douanes américaines

US. Customs and Border Protection (CBP) sélectionne le nom/les coordonnées qui figurent sur le formulaire 5106 du CBP pour communiquer avec les importateurs enregistrés. Les exemples de communication du CBP sont les demandes d'information (CF 28), les avis d'action (CF 29), etc. Si vous avez récemment déménagé ( ) ou si vous n'avez pas vérifié les informations figurant sur le formulaire 5106 du CBP depuis un certain temps, c'est le moment idéal pour revalider ces informations afin de ne manquer aucune correspondance pertinente ou urgente que le CBP pourrait vous envoyer.

S'assurer que le montant de la caution est suffisant

C'est le moment idéal pour s'assurer que le montant de votre caution est suffisant, ce qui peut être déterminé en consultant votre activité d'importation sur la dernière période de 12 mois glissants. Si votre activité d'importation a changé ou si vous prévoyez une forte augmentation de cette activité ( ) dans l'année à venir, vous devez vous assurer que votre caution est suffisante. Le CBP a le droit de déterminer si votre caution est insuffisante ( ) et peut vous demander d'augmenter le montant de votre caution ( ). Il est donc toujours préférable d'être proactif.

Examinez les risques liés à l'inscription de plusieurs mandataires sur un même contrat
Bien que le fait d'avoir plusieurs entités sur un même contrat puisse permettre de réaliser des économies, il y a quelques risques potentiels à prendre en compte.
1. En particulier, chaque entité partage la responsabilité si le CBP émet une demande contre le contrat.
2. De plus, si l'une des entités du cautionnement résilie le contrat, cela peut causer des problèmes aux autres entités du contrat. Ce ne sont uniquement quelques-uns des éléments auxquels il faut penser lorsque vous envisagez d'inscrire plusieurs mandants sur un même contrat de cautionnement.

Vérifiez les instructions du courtier en douane

Avez-vous des instructions que vous envoyez régulièrement à vos courtiers en douane américains ? Des exemples de sujets importants couverts par les instructions sont la base de données de classement des tarifs douaniers harmonisés (TDH), les instructions de vérification des parties liées, les instructions relatives aux accords de libre-échange (ALE) , les détails/instructions des agences gouvernementales partenaires, les instructions relatives aux droits antidumping/compensateurs , etc. En tant que votre expert Trusted Advisor, nous vous encourageons à nous fournir des instructions sur la manière dont vous souhaitez que vos entrées soient déclarées au CBP pour ces sujets et bien d'autres encore.

Demande de mise à jour des certificats d'origine

Si vous ne l'avez pas encore fait, nous vous recommandons vivement d'être proactif auprès de vos fournisseurs étrangers afin d'obtenir des certificats d'origine généraux (COO) annuels mis à jour pour toute entreprise existante pour lequel vous souhaitez revendiquer une préférence. Il est également important que ces COOs généraux nous soient envoyés, en tant que votre courtier en douane américain, afin que nous ayons des copies dans nos dossiers. Si vous n'obtenez pas vos COO en temps voulu, vos économies annuelles potentielles de droits de douane peuvent être affectées.

Mise à jour des instructions relatives aux accords de libre-échange

Comme nous l'avons mentionné plus haut, une partie des instructions que vous nous donnez en tant que courtier en douane devrait comporter des instructions relatives aux accords de libre-échange (ALE) afin que nous, en tant que votre courtier en douane américain, ayons les instructions appropriées sur la façon dont vous souhaitez que nous classions vos entrées qui peuvent être admissibles aux ALE.

Obtenez les déclarations sous serment de votre fabricant

Si vous utilisez un programme de retour de marchandises aux États-Unis, sous la rubrique 9801, vous devez vous assurer que vous avez également obtenu les déclarations sur l'honneur de vos fabricants pour l'année civile à venir. Il est également recommandé que ces déclarations sur l'honneur soient (1) partagées avec votre courtier en douane américain, et (2) enregistrées dans les instructions de votre courtier en douane.

Révision des produits anti-dumping & droits compensateurs

Les droits antidumping et compensateurs (AD/CVD) sont considérés comme des questions commerciales hautement prioritaires. En effet, depuis la promulgation de la loi sur la facilitation des échanges et l'application des règles commerciales (Trade Facilitation and Trade Enforcement Act, TFTEA), entrée en vigueur en février 2016, l'application des AD/CVD s'est intensifiée. La TFTEA confère au CBP le pouvoir d'enquêter sur toute allégation potentielle d'évasion AD/CVD.

Pour cette raison, si vous importez des marchandises soumises à l'AD/CVD, il est important que vous teniez vos courtiers en douane américains informés via vos instructions de courtier en douane, afin de garantir que les numéros de dossier exacts, les taux, etc. soient partagés et signalés à l'entrée. Même si vous renoncez à l'AD/CVD sur votre entrée, vous voudrez documenter les détails de votre produit en interne, en expliquant pourquoi votre produit n'entre pas dans le cadre de l'ordonnance.

Fournir des instructions de rapprochement au courtier en douane américain.

Êtes-vous un participant au rapprochement ? Si oui, il convient de noter que lorsque le rapprochement passe au Cadre Commercial Automatisé (ACE) le 24 février 2018, le CBP a cessé d'appliquer des signalements généraux de son côté. Cela signifie que le marquage des entrées est désormais la responsabilité de l'importateur. Nous, en tant que votre courtier en douane américain, avons la possibilité d'appliquer des indicateurs généraux dans notre système. Si vous êtes un participant au rapprochement, il est temps d'envoyer à votre courtier en douane américain des directives écrites concernant les instructions de marquage que vous souhaitez établir.

Demander les données ITRAC une dernière fois

En tant qu'importateur, il est important de maîtriser votre chaine logistique. Vous devez savoir ce que vous importez, les ports d'entrée par lesquels vous importez et les courtiers en douane auxquels vous faites appel. Le CBP conserve des dossiers sur les activités d'importation de chaque importateur. Vous avez le droit de demander vos dossiers gouvernementaux par le biais de la loi sur la liberté d'information (FOIA). Nous pensons que la demande de vos informations sur les importations est la clé pour mettre en place un programme de conformité des importations ou améliorer un programme existant.

Actuellement, les données sur l'activité commerciale des importateurs (ITRAC) vous fournissent une multitude d'informations, notamment le port de chargement/déchargement, le pays d'origine, les examens, la date d'entrée, les programmes spéciaux et la date de liquidation. Cependant, ces données seront bientôt remplacées par les rapports du portail ACE des importateurs. Nous encourageons vivement chaque importateur à demander ses données ITRAC une dernière fois avant que les rapports ACE ne deviennent la norme. Le CBP offre maintenant la possibilité d'utiliser une option de paiement en ligne et de recevoir vos données dans une pièce jointe par courriel en un jour seulement après le paiement. Vous pouvez en savoir plus sur la façon d'utiliser le système en ligne ici.

Une fois que vous disposez des données douanières brutes ITRAC, vous pouvez utiliser Global Trade Reports^®, un outil détenu et proposé par la division des politiques commerciales de C.H. Robinson. Global Trade Reports transformera votre façon de voir et de comprendre les données brutes ITRAC des douanes. Grâce à lui, vous pouvez identifier les possibilités de minimisation des droits, effectuer des analyses de conformité douanière, améliorer les temps de transit, améliorer les temps d'entrée, obtenir des mesures de conformité, évaluer les performances des déclarants et des transporteurs, et effectuer des prévisions et des budgétisations. L'outil organise les détails complexes de votre activité douanière sous forme de tableaux de bord, de diagrammes, de graphiques et de rapports conviviaux. Il agit également comme un outil de diagnostic qui transforme vos données douanières en une source d'information puissante.

Global Trade Reports est disponible en ligne sur notre portail client. Nos conseillers en politique commerciale peuvent vous aider à utiliser l'outil à son plein potentiel. Vous pouvez également obtenir une analyse complémentaire des données et des conseils d'experts sur la manière de rendre votre Supply Chain mondiale plus conforme et plus efficace. Après l'analyse, vous recevrez également une présentation qui renforce les zones de risque ou de préoccupation afin de vous aider à évaluer votre programme de conformité des importations.

S'inscrire au portail ACE

Le portail de données sécurisées ACE est un autre moyen puissant de gérer votre programme de conformité commerciale. Si vous n'êtes pas encore inscrit au portail de données sécurisé ACE, veuillez contacter l'un de nos conseillers de confiance pour obtenir de l'aide. Cet outil puissant vous permet de recevoir des notifications dématérialisées du CBP, de surveiller vos courtiers, d'auditer les entrées en temps réel, et bien plus encore.

Demande d'exportation de données de recensement

Tout comme nous vous recommandons de demander vos données ITRAC pour l'activité d'importation, nous vous suggérons de demander votre Electronic Export Information (EEI) auprès du Census Bureau, Foreign Trade Division. La principale partie intéressée des États-Unis (USPPI) a droit à un an de données EEI sans frais. Des EEI supplémentaires seront fournis au prix de 125 $ par mois. Si vous êtes le déposant dans le système d'exportation automatisé (AES) en utilisant le portail d'exportation ACE, vous pouvez créer des rapports à tout moment pour examiner l'IEE sur une base régulière. Disposer de ces informations est un moyen exceptionnel de rechercher les lacunes de votre programme de conformité des exportations.

Vérifier la classification de la nomenclature tarifaire harmonisée (HS) des importations américaines et la classification des exportations.

Le CBP procède périodiquement à des mises à jour du Harmonized Tariff Schedule tout au long de l'année. Assurez-vous d'avoir le numéro tarifaire le plus exact pour votre produit en vérifiant votre base de données de classements TDH et votre base de données de numéros B de la liste des exportations, et communiquez toute mise à jour aux intervenants appropriées—tant en interne qu'en externe. Le fait de rester à jour sur les classifications HTS vous aidera dans le cadre d'autres programmes d'allègement tarifaire (par exemple, la ristourne de droits de douane et les exclusions tarifaires).

Réduire la responsabilité grâce à l'assurance des marchandises maritimes

Les compagnies maritimes internationales et les fournisseurs de fret aérien ont une responsabilité juridique et financière limitée pour votre fret international. Saviez-vous qu'une variété surprenante de situations peut éliminer complètement leur responsabilité ? Grâce à un régime d'assurance du fret maritime, vous pouvez réduire l'exposition financière de votre entreprise et réaliser de nouveaux gains d'efficacité. C.H. Robinson peut vous aider à effectuer une évaluation des risques liés à vos demandes d'expédition et vous proposer une assurance du fret maritime qui répond à vos besoins spécifiques.

Protéger les marques et les noms commerciaux

Assurez-vous que toutes vos marques et tous vos noms commerciaux sont protégés et enregistrés auprès du CBP. Cela permet au CBP de vous aider à combattre tout produit potentiellement contrefait ou toute infraction. Selon le site web du CBP, « L'application des droits de propriété intellectuelle (DPI) est une question commerciale prioritaire (PTI) du CBP. Les PTI représentent des domaines à haut risque qui peuvent entraîner des pertes de revenus importantes, nuire à l'économie des États-Unis ou menacer la santé et la sécurité du peuple américain ». Au cours de l'exercice 2017, l'année la plus récente pour laquelle des données sont disponibles, le CBP a saisi pour plus de 1,2 milliard de dollars de produits qui violaient les droits de propriété internationaux.

Demander l'adoption des mesures opportunes pour assurer le traitement confidentiel

Un importateur ou un destinataire peut demander un traitement confidentiel de son nom et de ses adresses contenus dans les manifestes, tel qu'indiqué dans l'article 19 CFR 103,31(3)(d). De plus, l'importateur ou le destinataire peut également demander un traitement confidentiel des noms et adresses de ses expéditeurs pour les envois sortants (exportation). Vous pouvez demander un traitement confidentiel des informations relatives aux manifestes internes et externes, mais notez qu'il existe des exigences de renouvellement annuel obligatoires. De plus, toutes les variantes possibles des noms doivent être prises en compte dans votre demande.

Réviser votre programme de filtrage des personnes refusées

Nous vous suggérons de prendre le temps de revoir votre programme de filtrage des parties refusées, les parties que vous filtrez et la fréquence de ces filtrages. Cela vous permettra de vous assurer que votre programme est adapté à votre modèle commercial actuel et d'attirer votre attention sur tout risque potentiel.

Assurer la formation interne et externe

Nous vous conseillons de programmer régulièrement un créneau horaire pour vous assurer que la formation adéquate se déroule avec les intervenants concernés, qu'elles soient—internes ou externes. Ainsi, toutes les parties, en particulier les nouveaux employés, sont informées et sont informées de tout changement.

Traiter les questions commerciales prioritaires

Selon le CBP, « les questions commerciales prioritaires (PTI) représentent des domaines à haut risque qui peuvent entraîner des pertes de revenus importantes, nuire à l'économie américaine ou menacer la santé et la sécurité du peuple américain ». Assurez-vous que votre programme de conformité aborde chacune de ces initiatives du CBP.

Nous espérons que cette liste d'éléments importants vous permettra de renforcer votre programme de conformité commerciale, une coche à la fois. Comme toujours, nous sommes là, en tant que conseillers experts de confiance, pour vous aider à répondre à toute question ou préoccupation et travailler avec vous pour renforcer vos contrôles internes et minimiser le risque global. Contactez votre équipe de douane et de conformité C.H. Robinson pour plus d'informations.

Obtenez des solutions commerciales et des solutions liées aux tarifs douaniers de C.H. Robinson. Laissez nos experts vous guider à travers le contexte actuel.