Liste de contrôle sur les douanes et la conformité

 

Effectuer la maintenance nécessaire dans le cadre de vos programmes de conformité

Pour éviter les « exercices d'incendie » et les failles inutiles dans votre chaîne logistique, passez en revue ces domaines clés. Si vous avez des questions, veuillez contacter l'un de nos experts Trusted Advisor®.

1.Revoir les procurations des courtiers en douane

Une fois par an, c'est une cadence appropriée pour revoir toutes les procurations (POA) en matière de douane américaine que vous avez fournies à vos courtiers en douane américains, revoir ces POA existants (si vous le souhaitez), et révoquer les POA des courtiers en douane américains avec lesquels vous ne souhaitez plus collaborer. Nous proposons que toute POA que vous accordez à vos courtiers en douane américains soit assorti d'une période d'expiration, afin que toutes les parties aient le temps de le revoir et de l'examiner.

En obtenant des données par le biais du portail Automated Commercial Environment (ACE) et en utilisant Navisphere ® ACE Import Intelligence (voir #12, ci-dessous), vous pouvez rapidement voir tous les courtiers en douane américains qui effectuent des transactions en votre nom.

2.Mettre à jour les noms et adresses figurant dans les dossiers des douanes américaines

US. Customs and Border Protection (CBP) sélectionne le nom/les coordonnées qui figurent sur le formulaire 5106 du CBP pour communiquer avec les importateurs enregistrés. Les exemples de communication du CBP sont les demandes d'information (CF 28), les avis d'action (CF 29), etc. Si vous avez récemment déménagé ou si vous n'avez pas vérifié les informations figurant sur le formulaire 5106 du CBP depuis un certain temps, c'est le moment idéal pour revalider ces informations afin de ne manquer aucune correspondance pertinente ou urgente que le CBP pourrait vous envoyer.

3.S'assurer que le montant de la caution est suffisant

C'est le moment idéal pour s'assurer que le montant de votre caution est suffisant, ce qui peut être déterminé en consultant votre activité d'importation sur la dernière période de 12 mois glissants. Si votre activité d'importation a changé ou si vous prévoyez une forte augmentation de cette activité dans l'année à venir, vous devez vous assurer que votre caution est suffisante. Le CBP a le droit de déterminer si votre caution est insuffisante et peut vous demander d'augmenter le montant de votre caution. Il est donc toujours préférable d'être proactif.

4. Examiner les risques liés à l'inscription de plusieurs mandataires sur un même contrat

Bien que le fait d'avoir plusieurs entités sur un même contrat puisse permettre de réaliser des économies, il y a quelques risques potentiels à prendre en compte :

  1. Chaque entité partage la responsabilité si le CBP émet une demande contre le contrat.
  2. Si l'une des entités du cautionnement résilie le contrat, cela peut causer des problèmes aux autres entités du contrat.

Ce ne sont uniquement quelques-uns des éléments auxquels il faut penser lorsque vous envisagez d'inscrire plusieurs mandants sur un même contrat de cautionnement.

5.Vérifier les instructions du courtier en douane

Avez-vous des instructions que vous envoyez régulièrement à vos courtiers en douane américains ? Des exemples de sujets importants couverts par les instructions sont la base de données de classement des tarifs douaniers harmonisés (TDH), les instructions de vérification des parties liées, les instructions relatives aux accords de libre-échange (ALE) , les détails/instructions des agences gouvernementales partenaires, les instructions relatives aux droits antidumping/compensateurs, etc. En tant qu'expert de votre conseiller de confiance, nous vous suggérons de fournir des instructions sur la manière dont vous souhaitez que vos entrées soient déclarées au CBP pour ces questions et bien d'autres encore.

6.Demande de mise à jour des certificats d'origine

Si vous ne l'avez pas encore fait, nous vous recommandons d'inciter vos fournisseurs à obtenir des certificats d'origine globaux annuels (COO) mis à jour pour tout programme dans lequel vous souhaitez bénéficier d'une préférence. Veillez également à ce que ces COO globaux soient envoyés à votre courtier en douane américain afin qu'il en conserve des copies dans ses dossiers. Si vous n'obtenez pas vos COO en temps voulu, vos économies annuelles potentielles de droits de douane peuvent être affectées.

7. Mise à jour des instructions relatives aux accords de libre-échange

Comme mentionné ci-dessus, une partie des instructions de votre courtier en douane doit contenir des instructions relatives aux accords de libre-échange (ALE) afin que vos courtiers en douane américains disposent d'instructions appropriées sur la manière dont vous souhaitez déposer vos entrées susceptibles d'être éligibles aux ALE. En interne, procédez à des qualifications pour les produits que votre entreprise certifie comme étant éligible aux ALE, notamment en sollicitant la documentation sous-jacente auprès des fournisseurs concernés.

8. Obtenir les déclarations sous serment de votre fabricant

Si vous utilisez un programme de retour de marchandises aux États-Unis, relevant de la position 9801 de la nomenclature tarifaire harmonisée, confirmez que vous avez obtenu les déclarations sous serment de vos fabricants pour l'année civile à venir. Il est également recommandé que ces déclarations sur l'honneur soient (1) partagées avec votre courtier en douane américain, et (2) enregistrées dans les instructions de votre courtier en douane.

Révision des produits anti-dumping et droits compensateurs

Les droits antidumping et compensateurs (AD/CVD) sont considérés comme des questions commerciales hautement prioritaires. En effet, depuis la promulgation de la loi sur la facilitation des échanges et l'application des règles commerciales (Trade Facilitation and Trade Enforcement Act, TFTEA), entrée en vigueur en février 2016, l'application des AD/CVD s'est intensifiée. La TFTEA confère au CBP le pouvoir d'enquêter sur toute allégation potentielle d'évasion AD/CVD.

C'est pourquoi, si vous importez des marchandises soumises à l'AD/CVD, le fait de tenir vos courtiers en douane américains informés par le biais de vos instructions de courtier en douane permet de confirmer que des numéros de dossier, des taux, etc. exacts sont partagés et déclarés à l'entrée.  Si vous renoncez à l'AD/CVD sur votre entrée, documentez les détails de votre produit en interne. Veillez à expliquer en détail pourquoi votre produit n'entre pas dans le champ d'application de la commande.

10. Fournir des instructions de rapprochement au courtier en douane américain.

Êtes-vous un participant au rapprochement ? Si c'est le cas, sachez que lorsque la réconciliation est passée à ACE le 24 février 2018, le CBP a cessé d'appliquer des drapeaux généraux de son côté. Cela signifie que le marquage des entrées est désormais la responsabilité de l'importateur. Votre courtier en douane américain a la possibilité d'apposer un drapeau. Si vous êtes un participant à la conciliation, envoyez à votre courtier en douane américain des instructions écrites concernant tout marquage que vous souhaiteriez mettre en place.

11. S'inscrire au portail ACE

Le portail de données sécurisées ACE est un autre moyen puissant de gérer votre programme de conformité commerciale. Si vous n'êtes pas encore inscrit au portail de données sécurisé ACE, veuillez contacter l'un de nos conseillers de confiance pour obtenir de l'aide. Cet outil puissant vous permet de recevoir des notifications dématérialisées du CBP, de surveiller vos courtiers, d'auditer les entrées en temps réel, et bien plus encore.

12. Optimiser l'intelligence de l'importation de Navisphere ACE

Une fois que vous avez accès à votre compte d'importateur ACE, utilisez Navisphere ACE Import Intelligence, — un outil exclusif de C.H. Robinson qui organise les détails complexes de toutes vos activités douanières à partir de tous les déclarants d'entrée en tableaux de bord, diagrammes, graphiques et rapports conviviaux. Il agit également comme un outil de diagnostic qui transforme vos données douanières en une source d'information puissante.

13. Accéder à vos rapports d'exportation

En tant que partie principale intéressée aux États-Unis (USPPI), vous devez régulièrement vérifier l'exactitude de vos déclarations d'exportation— et rechercher les lacunes de votre programme de conformité à l'exportation. Utilisez votre compte d'exportateur ACE pour consulter l'historique de vos déclarations électroniques d'exportation (EEI).

Si votre compte existant n'indique pas la déclaration de tous les numéros d'identification d'employés (EIN) actuels, demandez l'accès au U.S. Census Bureau, Foreign Trade Division. Bien que le gouvernement encourage l'utilisation de l'ACE pour accéder à ces données, vous pouvez également faire une demande de données traditionnelle. En utilisant cette méthode, l'USPPI a droit à un an de données de l'IEE sans frais. Le Census Bureau fournira des données supplémentaires sur l'EEI moyennant un supplément de prix.

14. Vérifiez les classifications de la nomenclature tarifaire harmonisée des États-Unis pour les importations et les classifications pour les exportations.

Le CBP met périodiquement à jour la liste tarifaire harmonisée (Harmonized Tariff Schedule - HTS) tout au long de l'année. Vérifiez que vous disposez du numéro tarifaire le plus exact pour votre produit en consultant votre base de données de classification HTS et votre base de données de numéros de la liste B pour l'exportation. Communiquez toute mise à jour aux parties prenantes concernées—tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'entreprise. Le fait de rester à jour sur les classifications HTS vous aidera dans le cadre d'autres programmes d'allègement tarifaire (par exemple, la ristourne de droits de douane et les exclusions tarifaires).

15. Réduire la responsabilité grâce à l'assurance des marchandises maritimes

Les compagnies maritimes et les fournisseurs de fret aérien ont une responsabilité juridique et financière limitée pour votre fret international. Saviez-vous qu'une variété surprenante de situations peut éliminer complètement leur responsabilité ? Grâce à un régime d'assurance du fret maritime, vous pouvez réduire l'exposition financière de votre entreprise et réaliser de nouveaux gains d'efficacité. C.H. Robinson peut vous aider à effectuer une évaluation des risques liés à vos expéditions et vous proposer une assurance du fret maritime qui répond à vos besoins spécifiques.

16. Protéger les marques et les noms commerciaux

La protection et l'enregistrement de toutes vos marques et de tous vos noms commerciaux auprès du CBP vous aident à lutter contre les contrefaçons et les infractions potentielles. Selon le site web du CBP, « L'application des droits de propriété intellectuelle (DPI) est une question commerciale prioritaire (PTI) du CBP. Les PTI représentent des domaines à haut risque qui peuvent entraîner des pertes de revenus importantes, nuire à l'économie des États-Unis ou menacer la santé et la sécurité du peuple américain ». Au cours de l'exercice fiscal 2022, le prix de détail suggéré par le fabricant (MSRP) des marchandises saisies par le CBP, si elles avaient été authentiques, a été estimé à plus de 2,98 milliards de dollars.

17. Demande manifeste de traitement confidentiel

Un importateur ou un destinataire peut demander un traitement confidentiel de son nom et de ses adresses contenus dans les manifestes, comme indiqué dans l'article 19 CFR 103,31(3)(d). De plus, l'importateur ou le destinataire peut également demander un traitement confidentiel des noms et adresses de ses expéditeurs pour les envois sortants (exportation). Vous pouvez demander un traitement confidentiel des informations relatives aux manifestes d'entrée et de sortie;  toutefois, il est obligatoire de les renouveler tous les deux ans. De plus, toutes les variantes possibles des noms doivent être prises en compte dans votre demande.

18. Examinez votre programme de contrôle des parties refusées

Prenez le temps de revoir votre programme de contrôle des parties refusées, y compris les parties que vous contrôlez, la fréquence des contrôles et la façon dont les résultats sont documentés. Cela vous permettra de vous assurer que votre programme est adapté à votre modèle commercial actuel et d'attirer votre attention sur tout risque potentiel.

19. Effectuer des formations internes et externes

Programmer régulièrement des sessions de formation cadencées avec les principales parties prenantes de l'entreprise, tant internes qu'externes. Vous pouvez également participer à des sessions de formation externes organisées par le CBP, C.H. Robinson et plusieurs autres membres de la communauté commerciale, à la fois en personne et virtuellement. Ainsi, toutes les parties, en particulier les nouveaux employés, sont informées et sont informées de tout changement.

20. Se tenir informé des domaines d'intervention du CBP

Selon le CBP, les questions commerciales prioritaires « conduisent à un investissement en fonction des risques des ressources du CBP et des efforts de mise en œuvre et de facilitation ». Ces efforts comprennent la sélection des candidats à l'audit. Veillez à ce que votre programme de conformité prenne en compte chacune de ces initiatives du CBP. En outre, l'expansion significative des lois sur la prévention du travail forcé complique la tâche des expéditeurs qui participent au commerce mondial. Consultez—notre guide sur le travail forcé pour mieux comprendre vos responsabilités.


Cette liste d'éléments essentiels vous aidera à renforcer votre programme de conformité commerciale—une coche à la fois. Comme toujours, nous sommes là, en tant que conseillers experts de confiance, pour vous aider à répondre à vos questions et à vos préoccupations et pour travailler avec vous afin de renforcer vos contrôles internes et de minimiser le risque global. Contactez votre équipe C.H. Robinson chargée des douanes, de la conformité et de la politique commerciale pour plus d'informations.

Obtenez des solutions commerciales et des solutions liées aux tarifs douaniers de C.H. Robinson. Laissez nos experts vous guider à travers le contexte actuel.