Comment une entreprise a élaboré et mis en œuvre un programme de conformité aux normes d'importation et d'exportation américaines.

Acme Industries¹ a une longue histoire de conduite des affaires avec la plus grande intégrité. Les responsables de l'entreprise n'en ont que plus réfléchi le jour où ils se sont assis avec l'équipe de politique commerciale de C.H. Robinson pour examiner les résultats d'un audit de conformité. L'audit a montré que de graves violations des règles d'importation et d'exportation avaient été commises et qu'elles étaient sur le point de causer un grave préjudice à l'entreprise si elles n'étaient pas corrigées.

L'évolution de la chaîne d'approvisionnement est la clé de la croissance

Ce jour-là, l'entreprise et l'équipe chargée de la politique commerciale ont uni leurs efforts pour élaborer un programme de conformité intégré et complet qui remettrait les choses en ordre. En collaborant ensemble, Acme allait renforcer ses pratiques de conformité pour les importations et les exportations et réduire le risque d'amendes et de pénalités.

La situation d' Acme n'est pas inhabituelle. De nombreuses entreprises ne réalisent pas qu'en l'absence de programmes d'importation et d'exportation solides et d'un personnel dédié à l'application des processus nécessaire, elles peuvent mettre leur activité en danger.

Choisir des experts trusted advisor^®

En tant que grand importateur/exportateur américain de biens de consommation courants dont l'exportation n'est pas contrôlée, Acme gère une chaîne logistique robuste et complexe qui distribue des produits dans plus de 150 pays. Leurs produits se déplacent de la Chine, du Mexique, de l'Australie, du Vietnam ou de Singapour vers les États-Unis, et des États-Unis vers l'Amérique centrale et du Sud, l'Eurasie, l'Afrique, la région du Pacifique et le Moyen-Orient.

Bien avant l'audit, Acme avait déjà confié à C.H. Robinson des services d'expédition globale dans le monde entier  et des services de chargements complet et de chargement partiel et intermodal par camion-transporteurs aux États-Unis. Les services de réception, d'achat et de transport de l'entreprise utilisaient la technologie de C.H. Robinson pour fixer des rendez-vous de livraison en ligne, obtenir des rapports détaillés sur les coûts de transport et contrôler le respect des délais d'enlèvement et de livraison par rapport à des critères de référence. Les deux entreprises ont travaillé en étroite collaboration et ont partagé le même objectif : développer une chaîne logistique internationale efficace et conforme.

Au fil des années, Donna Smith, vice-présidente de la logistique d' Acme, a apprécié la stabilité de l'équipe de C.H. Robinson. « Leur valeur pour nous va bien au-delà d'une compréhension aussi profonde de notre activité », a déclaré Mme Smith. « Ils observent les tendances de notre industrie et de nos marchés, et ils proposent des idées proactives pour nous mettre au défi et nous aider à nous améliorer. Ils veulent que nous réussissions. Ils ont nos meilleurs intérêts à l'esprit ».

Au fil des ans, les deux entreprises avaient discuté de certaines possibilités de conformité. Mais ce n'est que lorsque Mme Smith a assisté à l'un des séminaires de C.H. Robinson sur la politique et la conformité commerciales qu'elle a entendu quelque chose qu'elle n'avait pas entendu auparavant : lorsqu'il s'agit d'importations et d'exportations, les entreprises ne mesurent souvent pas l'étendue réelle de leurs responsabilités. Bien souvent, les entreprises pensent qu'elles sont en sécurité lorsqu'elles travaillent avec un transitaire et un courtier en douane réputés pour les importations et les exportations. En fait, si le transitaire ou le courtier commet des erreurs, la responsabilité finale—et les amendes qui en découlent—incombe à l'entreprise.

De retour chez Acme, Mme Smith passe en revue certaines des choses qu'elle a apprises au séminaire. Elle a décidé qu'il était temps de faire appel à l'un des experts Trusted Advisor^® de C.H. Robinson pour parler aux cadres supérieurs de l'entreprise et leur expliquer leurs responsabilités. Dans ce cadre, l'expert a réalisé un mini-audit et a présenté ses conclusions aux dirigeants, ainsi que des recommandations sur ce que l'entreprise pouvait faire pour redresser la situation.

Formation et création d'une stratégie de conformité

Il faut être très attentif pour déclarer correctement les importations et les exportations et éviter les sanctions. Les personnes occupant de nombreux rôles au sein d'une organisation doivent suivre des procédures et des processus détaillés et centralisés pour les importations, et peut-être accorder encore plus d'attention aux détails lorsqu'il s'agit d'exporter des marchandises des États-Unis. Les personnes clés qui comprennent les exigences en matière d'importation et d'exportation doivent diriger et coordonner ces activités afin que l'entreprise puisse respecter ses obligations. Et comme les réglementations en matière d'importation et d'exportation changent continuellement, c'est un défi permanent que de maintenir à jour les connaissances de chacun en matière de responsabilités.

Acme a accueilli des membres de l'équipe de politique commerciale de C.H. Robinson dans les locaux de l'organisation. L'équipe a organisé plusieurs séminaires de formation d'une–journée dans plusieurs établissements. Plus de 250 employés de plusieurs bureaux et de divers services de l'entreprise y ont participé. Les sessions ont porté sur les réglementations générales en matière d'importation et d'exportation, les Incoterms^®, la manière de déclarer l'évaluation correcte des marchandises importées aux États-Unis, et les agences fédérales qui contrôlent les exportations américaines. La formation a également expliqué les exportations réputées, les classifications du tarif harmonisé, les lois antidumping, les lois anti-boycott, les accords de libre-échange et d'autres concepts complexes.

« L'équipe chargée de la politique commerciale a raconté des histoires et des exemples réels tirés de leurs fonctions antérieures et de divers secteurs, y compris des secteurs similaires au nôtre. Leurs anecdotes ont rendu le sujet intéressant et ont suscité l'intérêt de tous », explique M. Smith. « Nos collaborateurs ont été enthousiasmés par la conformité et ont pris conscience du rôle important qu'ils jouent dans le programme de conformité des importations et des exportations. La conformité est une question qui va au-delà du transport et de la chaîne logistique. Elle appartient à chacun d'entre nous ».

Ensuite, C.H. Robinson a réalisé un audit complet des opérations d'importation et d'exportation, des politiques, des procédures et du programme de conformité global d' Acme. L'équipe a interrogé les employés d'Acme de tous les secteurs de l'entreprise, examiné les processus actuels, évalué les documents critiques et examiné les dossiers historiques d'importation et d'exportation.

« Ils ont testé nos systèmes de conformité et nos capacités. C'était un exercice difficile pour tout le monde, mais qui en valait vraiment la peine. Même au-delà des importations et des exportations, nous avons découvert des problèmes et des opportunités pour économiser de l'argent dans l'ensemble de la chaîne logistique ».

Dans le même temps, cependant, l'audit a révélé un certain nombre de violations graves des règlements fédéraux, notamment :

• Expédition vers des destinations sans l'autorisation appropriée du gouvernement américain
• Évaluation incorrecte de leurs marchandises pour l'importation et l'exportation aux États-Unis.
• Ne pas réclamer les « aides » sur les marchandises importées
• Ne pas vérifier les partenaires commerciaux pour s'assurer qu'ils ne figurent pas sur les listes des parties refusées
• Classement incorrect des produits dans la liste tarifaire harmonisée
• Absence de contrôles internes et externes pour les activités d'importation/exportation
• Manque de soin raisonnable ou de diligence raisonnable dans leurs activités d'importation/exportation
• Ignorance du fait qu'un courtier précédent avait utilisé son numéro d'identification fiscale pour dédouaner des marchandises pour une autre entreprise

Si ces erreurs n'étaient pas corrigées, Acme risquait des millions de dollars d'amendes et de pénalités, la perte potentielle de privilèges d'exportation, et même une éventuelle peine de prison pour des personnes de l'entreprise.

Acme a collaboré avec l'équipe de politique commerciale de C.H. Robinson pour corriger ces problèmes. M. Smith reconnaît que cela a demandé beaucoup de travail. Cependant, les membres de l'équipe chargée de la politique commerciale avaient auparavant occupé des postes dans le domaine de l'import/export pour des entreprises privées et publiques. En outre, ils connaissaient parfaitement les systèmes de gestion des commandes et les systèmes informatiques d' Acme.

« L'équipe de C.H. Robinson s'est assise avec nous et nous a aidés à optimiser nos systèmes existants pour soutenir les activités de conformité. Cela nous a permis d'économiser du temps et, surtout, de l'argent », a déclaré M. Smith. Heureusement, les problèmes mis au jour par l'audit ont été détectés, arrêtés et corrigés avant que des dommages majeurs ne soient causés.

Prêt pour ce que l'avenir nous réserve

Aujourd'hui, les responsables d' Acme et l'équipe chargée de la politique commerciale de C.H. Robinson continuent de discuter des moyens de renforcer le programme de conformité et d'identifier les possibilités de réduction des coûts. En outre, Acme a embauché un responsable de la conformité import/export pour l'entreprise, qui mettra en œuvre les recommandations de l'équipe de la politique commerciale et dirigera les activités de conformité dans l'ensemble de l'organisation.

Smith déclare : « Nous sommes satisfaits de la rapidité avec laquelle C.H. Robinson nous a aidés à corriger nos erreurs et à mettre en œuvre les recommandations en matière de conformité. L'équipe s'est même assise dans la pièce lorsque nous avons mené les entretiens pour le poste de responsable de la conformité, sachant que nous sommes encore en train de développer nos connaissances en matière de conformité. Nous avons pris en compte les opinions et les recommandations de l'équipe au moment de faire une sélection. Ils faisaient vraiment partie de notre équipe ».

Acme a également revu ses procédures d'évaluation. L'entreprise a renouvelé son attention sur les communications internes concernant la politique commerciale et la conformité—en particulier avec les départements autres que la logistique. Il est important que l'ensemble de l'entreprise apporte son soutien, et pas seulement le département logistique. L'équipe chargée de la politique commerciale de C.H. Robinson fournit un soutien continu lorsque des questions se posent.

En collaborant sur ce projet, l'équipe d' Acme a découvert à quel point les solutions de C.H. Robinson peuvent être intégrées. Selon Smith « Nos représentants de compte C.H. Robinson ne nous imposent jamais un menu standard d'options de service lorsque nous rencontrons un problème. Ils sont capables de collaborer avec nous sur des défis et de proposer des idées qui non seulement répondent à nos questions, mais qui sont construites spécifiquement pour s'adapter à notre activité, nos objectifs et notre vision d'entreprise. Nous apprécions la façon dont ils se surpassent et nous avons vraiment l'impression qu'ils font partie d' Acme ».

Aujourd'hui, les employés d' Acme sont plus conscients et plus engagés que jamais en matière de conformité. Ils ont gagné un nouveau niveau de confiance dans leurs propres processus de conformité et se sont fixé pour objectif d'apprendre et d'améliorer d'autres domaines de la chaîne logistique. Comme toujours, C.H. Robinson est là pour les aider.

¹Un pseudonyme ; les noms des entreprises et des clients réels ont été modifiés pour protéger la confidentialité.

Pour en savoir plus sur les programmes de C.H. Robinson, contactez un expert dès aujourd'hui.