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25 août 2021 | Jeff Simpson Directeur de la conformité - Global Forwarding

Pourquoi les déclarations d'exportation sont importantes

Nous savons tous que l'élaboration d'un programme de conformité des exportations est essentielle pour minimiser les risques et éviter les amendes et les pénalités liées aux violations des nombreuses lois et réglementations en matière d'exportation. Mais quelle est l'importance réelle de ce programme ? S'agit-il uniquement de la partie "contrôle" d'une transaction d'exportation ?

Deux éléments d'une importance capitale : les contrôles et les procédures

Toute transaction d'exportation comporte deux parties : le contrôle et la procédure. La partie "contrôle" concerne la raison pour laquelle le gouvernement américain contrôle un article à des fins d'exportation et le niveau de ce contrôle. La partie "procédure" concerne la manière, le moment et la nature des informations relatives à l'exportation qui sont déposées auprès du gouvernement américain. Les deux parties d'une exportation sont aussi importantes l'une que l'autre et méritent le même degré d'attention et de diligence.

En général, les exportateurs sont parfaitement conscients des amendes, des pénalités et des conséquences du non-respect de la partie "contrôle" de l'exportation. Le Bureau of Industry and Security (Bureau de l'industrie et de la sécurité) diffuse même chaque année sa publication Don't Let This Happen to You (Ne laissez pas cela vous arriver) dans laquelle il met en avant les entreprises et les personnes sur lesquelles il a enquêté, qu'il a condamnées à des amendes ou, pire encore, qu'il a contribué à mettre en prison pour violation des règles d'exportation.

Les pénalités sont fréquentes et les coûts s'accumulent rapidement.

Cependant, les exportateurs croient à tort qu'il n'y a aucune conséquence à négliger la partie "procédure" d'une transaction d'exportation. Cela ne pourrait être plus faux.

Le service des douanes et de la protection des frontières des États-Unis (CBP) envoie régulièrement des avis de pénalité au nom du recensement des États-Unis (souvent appelés en plaisantant "contraventions") pour la moindre erreur d'écriture ou information incorrecte dans les Electronic Export Information (EEI) enregistrées dans l'Automated Export System (AES), la pièce de procédure d'une exportation. La plupart du temps, ces pénalités s'élèvent à plus de 14 000 $ par infraction et peuvent être déclenchées par de simples erreurs, comme un code de port, un nom de navire ou un code Schedule B/HTS incorrect.

Lorsque des pénalités sont émises, il n'y a que deux choix possibles. Vous pouvez soit payer la pénalité, soit tenter de négocier avec le port CBP qui a émis la pénalité afin de réduire les amendes à un niveau plus raisonnable. La plupart des entreprises choisissent la voie de l'atténuation et, en général, elles y parviennent dans une certaine mesure.

Cependant, cette lutte coûte à l'entreprise du temps, des efforts et des ressources et n'est pas toujours couronnée de succès, surtout pour les récidivistes. La meilleure approche est d'éviter complètement ces pénalités et de consacrer votre temps, votre talent et vos ressources aux activités essentielles de l'entreprise.

Les clés du bonheur en matière de conformité des exportations

Encore une fois, la solution réside dans un solide programme de conformité des exportations qui comprend l'audit des transactions d'exportation pour rechercher les erreurs et en corriger les causes profondes. Il faut également s'associer à un transitaire de qualité qui dépose votre IEE dans le SEA de manière cohérente, rapide et précise. Le partenariat et l'établissement d'une bonne relation de travail sont ici l'élément clé.

Il y a un vieux dicton : On sort avec son transitaire, mais on épouse son courtier en douane. L'idée est que vous travaillez en étroite collaboration avec votre courtier en douane, mais pas autant avec votre transitaire.

Après de très nombreuses années passées tant du côté de l'importateur/exportateur que du côté du courtier en douane/transitaire, je peux honnêtement dire que je ne suis pas d'accord avec cet adage. À mon avis, il est essentiel d'entretenir une relation de travail étroite avec les deux courtiers en douane et les transitaires, surtout si votre transitaire dépose des documents dans le système AES en votre nom.

Refusez de sortir avec vos transitaires.

Les entreprises doivent favoriser une relation de coopération et de symbiose entre l'exportateur (ou la partie principale intéressée des États-Unis, USPPI) et le transitaire qui dépose les IEE dans AES en leur nom. L'exportateur est tributaire des informations fournies par l'USPPI et l'USPPI dépend du transitaire qui dépose les informations correctement et en temps voulu.

Le transitaire doit également agir comme une deuxième paire d'yeux, à l'affût de toute erreur potentielle. La confiance, la communication et la compréhension de l'activité par les deux parties sont essentielles pour garantir une déclaration AES précise et conforme et pour éviter les amendes et les pénalités liées à des déclarations incorrectes.

Se conformer aux exigences en matière d'exportation peut être difficile et, parfois, déroutant. La partie "contrôle" de l'exportation est toujours sous les projecteurs des exportateurs, mais n'oubliez pas non plus la partie "procédure". Associez-vous à un excellent transitaire pour effectuer vos dépôts, établissez cette compréhension commerciale, entretenez avec lui des communications bilatérales ouvertes, honnêtes et régulières, et procédez à des audits pour trouver les problèmes et résoudre les causes profondes en équipe. Évitez les contraventions !

Prochaines étapes

Si vous avez des questions sur les déclarations d'exportation ou sur tout autre sujet, n'hésitez pas à contacter votre représentant commercial C.H. Robinson ou à vous connecter à avec l'un de nos experts en politique commerciale.