Liste de contrôle pour le dédouanement

Un dédouanement sans heurts n'est pas le fruit du hasard

Ces idées peuvent vous aider à prévenir les exercices et les problèmes inutiles au sein de votre chaîne d'approvisionnement. Si vous avez des questions, veuillez communiquez avec l'un de nos experts Trusted Advisor^®.

1. Révisez les procurations des courtiers en douane
   Une fois par an, il s'agit certainement d'une cadence appropriée pour examiner tout pouvoir douanier américain que vous avez fourni à vos courtiers douaniers américains, réviser ces POA existantes (si vous le souhaitez) et révoquer les POA de ces courtiers douaniers américains avec lesquels vous ne souhaitez plus travailler. Nous recommandons que tout P.O.A. que vous accordez à vos courtiers en douane américains ait une période d'expiration, permettant à toutes les parties un temps de révision et d'examen. Lorsque vous demandez vos données d'activité commerciale d'importateur (ITRAC) (voir n° 11 ci-dessous) ou que vous obtenez des données via votre portail ACE d'importateur, vous pouvez voir tous les courtiers en douane américains qui traitent des affaires en votre nom.


2. Mettez à jour les noms et adresses figurant dans les dossiers des douanes américaines
   Le service des douanes et de la protection des frontières des États-Unis (CBP) sélectionne le nom/coordonnées figurant sur le formulaire 5106 du CBP pour communiquer avec les importateurs enregistrés. Les exemples de communication du CBP sont les demandes d'information (CF 28), les avis d'action (CF 29), etc. Si vous avez récemment déménagé, ou si vous n'avez pas examiné les informations listées sur le formulaire 5106 du CBP depuis un certain temps, c'est le moment idéal pour revalider les informations que vous avez dans votre dossier afin que vous ne manquiez aucune correspondance pertinente ou urgente que le CBP peut vous envoyer.


3. Assurez-vous que le montant de la caution est suffisant
   C'est le moment idéal pour s'assurer que le montant de votre caution est suffisant, ce qui peut être déterminé en consultant votre activité d'importation sur la dernière période de 12 mois. Si vous avez connu un changement dans l'activité d'importation, ou si vous prévoyez une forte augmentation de l'activité dans l'année à venir, vous voudrez être sûr que votre caution est suffisante. CBP a le droit de déterminer si votre obligation est insuffisante et peut vous contacter et vous demander d'augmenter votre montant d'obligations, il est donc toujours préférable d'être proactif.


4. Examinez les risques liés à l'inscription de plusieurs mandants sur une même caution
   Bien que le fait d'avoir plusieurs entités sur une même obligation puisse permettre de réaliser des économies, il y a quelques risques potentiels à prendre en compte.

   1. En particulier, chaque entité partage la responsabilité si le CBP émet une demande contre la caution.
   2. De plus, si l'une des entités du cautionnement met fin à celui-ci, cela peut causer des contretemps pour les autres entités du cautionnement. Ce ne sont là que quelques-uns des éléments auxquels il faut penser lorsque vous envisagez d'inscrire plusieurs mandants sur la même obligation.


5. Vérifiez les instructions du courtier en douane
   Avez-vous régulièrement des instructions de courtage en douane que vous envoyez à vos courtiers en douane américains? Parmi les exemples de sujets importants couverts par les instructions, citons la base de données de classification du Harmonized Tariff Schedule (HTS), l'instruction de vérification des parties liées, les instructions relatives aux accords de libre-échange (ALE) , les détails/instructions des agences gouvernementales partenaires, les instructions relatives aux droits antidumping/compensateurs , etc. En tant qu'expert Trusted Advisor, nous vous encourageons à nous fournir des instructions sur la façon dont vous souhaitez que vos participations soient déclarées au CBP pour ces sujets et beaucoup d'autres.


6. Demandez des mises à jour des certificats d’origine
   Si vous ne l'avez pas déjà fait, nous vous recommandons vivement d'être proactif avec vos fournisseurs étrangers pour obtenir des certificats d'origine annuels mis à jour pour tout programme dans lequel vous souhaitez réclamer vos préférences. Il est également important que ces directeurs des opérations de couverture nous soient envoyés, en tant que courtier en douane américain, afin que nous ayons des copies dans nos dossiers. Si vous n'obtenez pas vos COO en temps voulu, vos économies annuelles potentielles de droits peuvent être affectées.


7. Mettez à jour les instructions relatives aux accords de libre-échange
   Comme nous l’avons mentionné plus haut, une partie des instructions que vous nous donnez en tant que courtier en douane devrait comporter des instructions relatives aux accords de libre-échange (ALE) afin que nous, en tant que votre courtier en douane américaine, ayons les instructions appropriées sur la façon dont vous souhaitez que nous classions vos entrées qui peuvent être admissibles aux ALE.


8. Obtenez les déclarations sous serment de votre fabricant
   Si vous utilisez un programme de retour de marchandises aux États-Unis, disponible sous Titre 9801, vous devrez vous assurer que vous avez également obtenu les attestations de votre fabricant pour l'année civile à venir. Il est également recommandé que ces affidavits soient partagés avec votre courtier en douane américain, et enregistrés dans les instructions de votre courtier en douane.


9. Révisez les produits antidumping et droits compensateurs
   Les obligations antidumping et compensatrices (AD/CVD) sont considérées comme des questions commerciales prioritaires. En fait, depuis l'entrée en vigueur de la Trade Facilitation and Trade Enforcement Act (TFTEA), en lien avec la loi février 2016, l'application de la loi a été renforcée dans AD/CVD. TFTEA fournit à CBP l'autorité nécessaire pour enquêter sur toute allégation potentielle d'évasion AD/CVD.
   
   Pour cette raison, si vous importez des marchandises soumises à AD/CVD, il est important que vos courtiers douaniers américains soient informés par le biais des instructions de votre courtier en douane, afin de s'assurer que les numéros de cas, tarifs, etc. exacts sont partagés et signalés lors de l'entrée. Même si vous déclinez l'AD/CVD sur votre entrée, vous voudrez documenter les détails de votre produit en interne, en expliquant pourquoi votre produit n'entre pas dans le cadre de l'ordonnance.


10. Fournissez des instructions de réconciliation au courtier en douane américaine
    Êtes-vous un participant à la réconciliation? Dans ce cas, il convient de noter que lors de la transition vers l'environnement commercial automatisé (ACE) le 24 février 2018, le CBP a cessé d'appliquer les drapeaux de couverture de son côté. Cela signifie que le marquage des entrées relève désormais de la responsabilité de l'importateur. En tant que votre courtier en douane américain, nous avons la possibilité d'utiliser un drapeau de couverture dans notre système. Si vous êtes un participant à la réconciliation, il est temps d'envoyer à votre courtier en douane américain des directives écrites concernant les instructions de signalement que vous souhaitez établir.


11. Demandez les données ITRAC une dernière fois
    En tant qu'importateur, il est important de maîtriser votre chaîne d'approvisionnement. Vous devez savoir ce que vous importez, les ports d'entrée que vous importez et les courtiers en douane que vous utilisez. CBP conserve les enregistrements de l'activité d'importation déposée de chaque importateur. Vous avez le droit de demander vos dossiers gouvernementaux par le biais de la Freedom of Information Act (FOIA). Nous pensons qu'il est essentiel de demander vos informations d'importation pour mettre en place un programme de conformité à l'importation ou pour améliorer un programme existant.
    
    Actuellement, les données sur l'activité commerciale des importateurs (ITRAC) vous fournissent une foule d'informations, notamment le port de chargement/déchargement, le pays d'origine, les examens, la date d'entrée, les programmes spéciaux et la date de liquidation. Cependant, cela sera bientôt remplacé par les rapports du portail ACE de l'importateur. Nous encourageons vivement chaque importateur à demander ses données ITRAC une dernière fois avant que les rapports ACE ne deviennent la valeur par défaut. CBP vous offre désormais la possibilité d'utiliser une option de paiement en ligne et de recevoir vos données en pièce jointe dans un email dès le lendemain du paiement. Apprenez-en plus sur la façon d'utiliser le système en ligne.
    
    Une fois que vous disposez des données douanières brutes ITRAC, vous pouvez utiliser Global Trade Reports^®, un outil détenu et offert par la division des politiques commerciales de C.H. Robinson. Global Trade Reports va transformer la façon dont vous voyez et comprenez les données brutes ITRAC des douanes. Grâce à lui, vous pouvez identifier les opportunités de minimisation des droits, effectuer des analyses de conformité douanière, améliorer les temps de transit, améliorer les temps d'entrée, obtenir des mesures de conformité, évaluer les performances des déclarants et des transporteurs, et effectuer des prévisions et des budgétisations. Cet outil organise les détails complexes de votre activité douanière en tableaux de bord, tableaux, graphiques et rapports conviviaux. Il s'agit également d'un outil de diagnostic qui transforme vos données douanières en une puissante source d'information.
    
    Les rapports sur le commerce international sont disponibles en ligne sur notre portail client. Nos conseillers en politique commerciale peuvent vous aider à utiliser cet outil à son plein potentiel. Vous pouvez également obtenir une analyse complémentaire des données et des conseils d'experts sur la manière de rendre votre chaîne d'approvisionnement mondiale plus conforme et plus efficace. Après l'analyse, vous recevrez également une présentation qui renforce tous les domaines de risque ou de préoccupation pour vous aider dans l'évaluation de votre programme de conformité à l'importation.


12. Inscrivez-vous au portail ACE
    Le portail de données sécurisé ACE est un autre moyen puissant de gérer votre programme de conformité commerciale. Si vous ne vous êtes pas inscrit au portail de données sécurisées ACE, veuillez contacter l'un de nos conseillers Trusted Advisor pour obtenir de l'aide. Cet outil puissant vous permet de recevoir des notifications papier de la part de CBP, de surveiller vos courtiers, d'effectuer des audits en temps réel et bien plus encore.


13. Demandez l'exportation des données de recensement
    Tout comme nous vous recommandons de demander vos données ITRAC pour l'importation, nous vous suggérons de demander vos informations d'exportation électroniques (EEI) au Bureau du recensement, division du commerce extérieur. La partie principale américaine intéressée (USPPI) a droit gratuitement à un an d'EEI de données. Une EEI supplémentaire sera fournie à 125 $ par mois. Si vous êtes le déclarant dans le système d'exportation automatisé (AES) à l'aide du portail d'exportation ACE, vous pouvez créer des rapports à tout moment pour examiner régulièrement l'EEI. Avoir ces informations est un excellent moyen de rechercher des lacunes dans votre programme de conformité à l'exportation.


14. Vérifiez la classification de la nomenclature tarifaire harmonisée (HTS) des importations américaines et la classification des exportations
    Le CBP effectue périodiquement des mises à jour du Harmonized Tariff Schedule tout au long de l'année. Assurez-vous d'avoir le numéro tarifaire le plus précis possible pour votre produit en vérifiant votre base de données de classification HTS et votre base de données de numéros B de l'échéancier d'exportation, et en communiquant toute mise à jour aux actionnaires appropriés, tant en interne qu'en externe. Rester à jour sur les classifications HTS vous aidera avec d'autres programmes d'allègement tarifaire (par exemple, le drawback des droits de douane, et les exclusions tarifaires).


15. Réduisez la responsabilité grâce à l'assurance des marchandises maritimes
    Les compagnies maritimes internationales et les fournisseurs de fret aérien ont une responsabilité juridique et financière limitée pour votre fret international. Saviez-vous qu'une variété étonnamment large de situations peut éliminer complètement leur responsabilité? Grâce à un régime d'assurance des marchandises maritimes, vous pouvez réduire l'exposition financière de votre entreprise et réaliser de nouveaux gains d'efficacité. C.H. Robinson peut vous aider à évaluer les risques liés à vos demandes d'expédition et à offrir une assurance fret maritime qui répond à vos besoins spécifiques.


16. Protégez les marques et les noms commerciaux
    Assurez-vous que toutes vos marques et noms commerciaux sont protégés et enregistrés auprès du CBP. Cela permet à CBP de vous aider à lutter contre toute contrefaçon ou infraction potentielle. Selon le site Web de CBP, l'application des droits de propriété intellectuelle (IPR) est un problème de commerce prioritaire (PTI) du CBP. Les PTI représentent des domaines à haut risque qui peuvent entraîner des pertes de revenus importantes, nuire à l'économie des États-Unis ou menacer la santé et la sécurité du peuple américain. Au cours de l'exercice 2017, l'année la plus récente pour laquelle des données sont disponibles, le CBP a saisi pour plus de 1,2 milliard de dollars de produits qui violaient les droits de propriété internationaux.


17. Demandez le manifeste de traitement confidentiel
    Un importateur ou un destinataire peut demander un traitement confidentiel de son nom et de ses adresses contenus dans les manifestes, tel qu'indiqué dans l'article 19 CFR 103,31(3)(d). En outre, l'importateur ou le destinataire peut également demander un traitement confidentiel des noms et adresses de ses expéditeurs pour les envois sortants (exportation). Vous pouvez demander le traitement confidentiel des informations relatives aux manifestes d'entrée et de sortie, mais notez qu'il existe des exigences de renouvellement semestriel obligatoire. De plus, toutes les variations possibles des noms doivent être prises en compte dans votre demande.


18. Révisez votre programme de filtrage des personnes refusées
    Nous vous suggérons de prendre le temps de revoir votre programme de filtrage des parties refusées, les parties que vous filtrez et la fréquence à laquelle vous le faites. Cela permettra de s'assurer que votre programme est adapté à votre modèle commercial actuel et d'attirer votre attention sur les risques potentiels.


19. Assurez la formation interne et externe
    Nous vous conseillons de prévoir régulièrement du temps pour vous assurer qu'une formation adéquate est dispensée aux parties prenantes appropriées, tant internes qu'externes. Cela permet à toutes les parties, en particulier aux nouveaux employés, de rester à jour et d'être informés de tout changement.


20. Traitez les questions commerciales prioritaires
    Selon le CBP, les questions commerciales prioritaires (PTI) représentent des domaines à haut risque qui peuvent entraîner des pertes de revenus importantes, nuire à l'économie américaine ou menacer la santé et la sécurité du peuple américain. Assurez-vous que votre programme de conformité aborde chacune de ces initiatives CBP.

Nous espérons que cette liste d'éléments importants vous permettra de renforcer votre programme de conformité commerciale, un crochet à la fois. Comme toujours, nous sommes là, en tant qu'experts Trusted Advisor, pour vous aider à répondre à vos questions ou préoccupations et pour travailler avec vous afin de resserrer vos contrôles internes et de minimiser les risques globaux. Communiquez avec votre équipe de douane et de conformité C.H. Robinson pour plus d'informations.

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