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15 décembre 2022 | Jeff Simpson Directeur de la conformité

plusieurs drapeaux de pays flottant en rang sur un ciel bleu 
Conservation des dossiers d'exportation

La plupart des entreprises savent qu'il est important de tenir des registres d'importation, mais trop peu réalisent à quel point il est important de tenir des registres d'exportation pour la conformité réglementaire.

Lorsqu'ils apprennent qu'ils ont besoin de documents d'exportation, par exemple pour une inspection d'une agence fédérale, les exportateurs nous demandent souvent des documents d'expédition antérieurs ou de tirer pour eux les données de dépôt d'exportation de l'environnement commercial automatisé (ACE). Malheureusement, même si nous aimerions vous aider, les transitaires conservent les dossiers des exportations qu'ils facilitent pour leurs propres exigences en matière de conservation des dossiers et, en pratique, ils ne sont pas au courant de la plupart des documents que les exportateurs sont tenus de conserver.

Où pouvez-vous trouver les exigences en matière de conservation des dossiers ?

Contrairement aux importations pour lesquelles les douanes américaines sont la principale agence fédérale, les exportations sont supervisées par plusieurs agences fédérales, dont la juridiction dépend du type de marchandise, de l'emplacement de l'utilisateur final, de l'utilisation finale et de la demande d'exportation elle-même. À titre de référence, les nombreuses agences qui sont ou pourraient être compétentes en matière d'exportation comprennent les suivantes :

  • Le Bureau of Industry and Security (BIS), qui supervise les Export Administration Regulations (EAR) 15 C.F.R. § 730- 74 ;
  • Directorate of Defense Trade Controls (DDTC) qui supervise les International Traffic in Arms Regulations (ITAR) 22 C.F.R. § 120-130 ;
  • L'Office of Foreign Assets Controls (OFAC) qui supervise les Foreign Assets Controls Regulations 31 C.F.R. § 500-590 ; et
  • Division du commerce extérieur du recensement des États-Unis qui supervise les réglementations du commerce extérieur (FTR) 15 C.F.R. § 30.

Étant donné que chaque agence et le(s) règlement(s) correspondant(s) ont des exigences spécifiques en matière de conservation des documents, il est essentiel que les exportateurs comprennent et respectent chacune d'entre elles.

Quelles sont les exigences ?

En règle générale, chaque transaction d'exportation doit "raconter sa propre histoire", ce qui signifie que tous les documents associés, du bon de commande à la preuve de paiement, doivent être conservés pendant cinq ans. À partir de là, des détails supplémentaires doivent être abordés en fonction des exigences spécifiques des agences et des règlements, qui peuvent varier considérablement.

Par exemple, en ce qui concerne l'U.S. Principal Party in Interest (USPPI) et le Foreign Principal Party in Interest (FPPI), les Foreign Trade Regulations (FTR) dans 15 C.F.R. §30.10 (Retention of export information and the authority to require production of documents) stipulent :

"(a) Conservation des informations sur les exportations. Toutes les parties à la transaction d'exportation (propriétaires et opérateurs des transporteurs d'exportation, USPPI, FPPI et/ou agents autorisés) doivent conserver les documents relatifs à l'expédition d'exportation pendant cinq ans à compter de la date d'exportation. Si le Département d'État ou un autre organisme de réglementation a des exigences de tenue de registres pour les exportations qui dépassent la période de conservation spécifiée dans cette partie, ces exigences prévalent. L'USPPI ou l'agent autorisé de l'USPPI ou de la FPPI peut demander une copie de l'enregistrement ou de la soumission électronique au Census Bureau, comme prévu dans la sous-partie G de cette partie. La conservation et la mise à jour des dossiers du SEA par le Census Bureau ne dispensent pas les déclarants des exigences du §30.10.

(b) Pouvoir d'exiger la production de documents. Afin de vérifier l'exhaustivité et l'exactitude des informations communiquées comme l'exige le §30.6, et à d'autres fins en vertu des règlements de cette partie, toutes les parties à la transaction d'exportation (propriétaires et exploitants des transporteurs exportateurs, USPPI, FPPI et/ou agents autorisés) doivent fournir sur demande au Census Bureau, au CBP, à l'ICE, au BIS et aux autres agences participantes l'IEE, les documents d'expédition, les factures, les commandes, les listes de colisage et la correspondance ainsi que toute autre information pertinente concernant une transaction d'exportation spécifique à tout moment au cours de la période de cinq ans."

La réglementation sur l'administration des exportations (EAR) impose des exigences de tenue de registres nettement différentes. Par exemple, 15 C.F.R. § 762.2(a) (registres à conserver) dresse une longue liste de documents qui doivent être conservés, notamment les mémorandums, les notes, la correspondance, les contrats, les appels d'offres, les livres de comptes, etc. L'EAR poursuit en expliquant et en définissant la période de conservation des enregistrements dans 15 C.F.R. § 762.6(a) :

" Période de conservation de cinq ans

Tous les registres dont la tenue est exigée par l'AER doivent être conservés pendant cinq ans à compter du dernier des moments suivants :

(1) L'exportation depuis les États-Unis de l'article impliqué dans la transaction à laquelle les enregistrements se rapportent ou la fourniture d'un financement, d'un transport ou d'un autre service pour ou au nom d'utilisateurs finaux présentant un risque de prolifération, tel que décrit dans les §§736.2(b)(7) et 744.6 de l'EAR ;

(2) Toute réexportation, transfert (dans le pays), transbordement ou détournement connus de cet article ;

(3) Toute autre résiliation de la transaction, que ce soit formellement par écrit ou par tout autre moyen ; ou

(4) Dans le cas de dossiers relatifs à des transactions impliquant des pratiques commerciales restrictives ou des boycotts décrits dans la partie 760 de l'EAR, la date à laquelle la personne réglementée reçoit la demande ou l'exigence liée au boycott."

Être préparé comme une meilleure pratique

En tant que meilleure pratique, assurez-vous de mettre en place une solide politique de conservation des dossiers d'exportation dans le cadre de votre programme global de conformité des exportations. Il est dans votre intérêt de vous assurer que vous tenez vos registres d'exportation et que vous êtes en mesure de produire tous les documents requis sur demande.

Vous avez d'autres questions, ou vous avez besoin d'une assistance supplémentaire sur ce sujet ou sur tout autre sujet relatif aux douanes et au commerce ? Contactez l'un de nos experts en politique commerciale pour en savoir plus.

 

Nos informations sont compilées à partir d'un certain nombre de sources qui, à notre connaissance, sont exactes et correctes. L'intention de notre société est toujours de présenter des informations exactes. C.H. Robinson n'accepte aucune responsabilité pour les informations publiées dans ce document.

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