Cómo una empresa desarrolló y ejecutó un programa de cumplimiento de las normas de importación y exportación de Estados Unidos

Acme Industries¹ tiene un largo historial de llevar a cabo negocios con la máxima integridad. Por ello, el día en que los directivos de la empresa se sentaron con el equipo de política comercial de C.H. Robinson para revisar los resultados de una auditoría de cumplimiento, resultó aún más aleccionador. La auditoría demostró que se habían producido graves infracciones en materia de importación y exportación que estaban a punto de causar graves daños a la empresa si no se corregían.

La evolución de la cadena de suministro es la clave del crecimiento

Ese día, la empresa y el equipo de política comercial se pusieron de acuerdo para desarrollar un programa de cumplimiento integrado y completo que volviera a poner las cosas en su sitio. Trabajando juntos, Acme reforzaría sus prácticas de cumplimiento para las importaciones y exportaciones y reduciría el riesgo de multas y sanciones.

La situación de Acme no es inusual. Muchas empresas no se dan cuenta de que sin programas sólidos de importación y exportación y sin personal dedicado a hacer cumplir los procesos requeridos, podrían estar poniendo su negocio en un riesgo significativo.

Elección del asesor de confianza^® expertos

Como gran importador/exportador estadounidense de bienes de consumo comunes no controlados para la exportación, Acme gestiona una sólida y compleja cadena de suministro que distribuye productos a más de 150 países. Sus productos se mueven desde China, México, Australia, Vietnam o Singapur a Estados Unidos, y desde Estados Unidos a América Central y del Sur, Eurasia, África, la región del Pacífico y Oriente Medio.

Mucho antes de que se produjera la auditoría, Acme ya había confiado a C.H. Robinson los servicios de transporte global en todo el mundo y los servicios de carga completa, LTL e intermodal en Estados Unidos. Los departamentos de recepción, compras y transporte de la empresa utilizaban la tecnología de C.H. Robinson para preestablecer citas de entrega en línea, obtener informes detallados sobre los costes de transporte y supervisar la recogida y entrega a tiempo con respecto a los puntos de referencia. Las dos empresas colaboraban estrechamente y compartían el mismo objetivo: desarrollar una cadena de abastecimiento global eficiente y que cumpliera las normas.

A lo largo de los años, la vicepresidenta de logística de Acme, Donna Smith, ha apreciado la estabilidad del equipo de C.H. Robinson. "Su valor para nosotros va mucho más allá de tener un conocimiento tan profundo de nuestro negocio", dijo Smith. "Observan las tendencias de nuestra industria y nuestros mercados, y ofrecen ideas proactivas para desafiarnos y ayudarnos a mejorar. Quieren que tengamos éxito. Tienen nuestros mejores intereses en mente".

Las dos empresas habían debatido algunas oportunidades de cumplimiento a lo largo de los años. Pero no fue hasta que Smith asistió a uno de los seminarios sobre cumplimiento y política comercial de C.H. Robinson que escuchó algo que no había escuchado antes: cuando se trata de importaciones y exportaciones, las empresas a menudo no aprecian el verdadero alcance de sus responsabilidades. Muchas veces, las empresas piensan que están a salvo cuando trabajan con un transitario y un agente de aduanas de confianza en las importaciones y exportaciones. En realidad, si el transitario o el agente cometen errores, la responsabilidad última -y las multas resultantes- recae directamente en la empresa.

Smith volvió a Acme y repasó algunas de las cosas que había aprendido en el seminario. Decidió que era el momento de traer a uno de los expertos Trusted Advisor^® de C.H. Robinson para que hablara con los altos ejecutivos de la empresa y les explicara sus responsabilidades. Como parte de esto, el experto realizó una miniauditoría y presentó los resultados a los altos cargos, junto con recomendaciones sobre lo que la empresa podía hacer para revertir la situación.

Formación y creación de una estrategia de normatividad

Hay que prestar mucha atención para declarar correctamente las importaciones y exportaciones y evitar sanciones. Las personas que desempeñan muchas funciones dentro de una organización deben seguir procedimientos y procesos detallados y centralizados para las importaciones, y quizá presten aún más atención a los detalles cuando se exportan mercancías desde Estados Unidos. Las personas clave que entienden los requisitos de importación y exportación deben dirigir y coordinar estas actividades para que la empresa pueda cumplir sus obligaciones. Y, dado que las normativas de importación y exportación cambian continuamente, es un reto continuo mantener al día los conocimientos de todos sobre las responsabilidades.

Acme acogió a miembros del equipo de política comercial de C.H. Robinson en las oficinas de la organización. El equipo impartió varios seminarios de formación de un día de duración en varias instalaciones. Asistieron más de 250 empleados de diversas oficinas y departamentos de la empresa. Las sesiones trataron sobre la normativa general de importación y exportación, los Incoterms^®, cómo declarar la valoración adecuada de las mercancías importadas a Estados Unidos y qué organismos federales controlan las exportaciones estadounidenses. En la formación también se explicaron las exportaciones consideradas, las clasificaciones arancelarias armonizadas, las leyes antidumping, las leyes antiboicot, los acuerdos de libre comercio y otros conceptos complejos.

"El equipo de política comercial incluyó historias de la vida real y ejemplos de sus anteriores funciones y de diversos sectores, incluidos los similares al nuestro. Sus anécdotas hicieron que el tema fuera interesante y mantuvieran a todos comprometidos", dice Smith. "Nuestro personal se entusiasmó con el cumplimiento de la normativa y fue más consciente de que ellos también desempeñan un papel importante en el programa de normatividad de las importaciones y exportaciones.Normatividad es un tema que va más allá del transporte y la cadena de suministro. Nos pertenece a todos".

A continuación, C.H. Robinson llevó a cabo una auditoría exhaustiva de las operaciones de importación y exportación, las políticas, los procedimientos y el programa de cumplimiento general de Acme. El equipo entrevistó a los empleados de Acme de todas las áreas del negocio, examinó los procesos actuales, evaluó los documentos críticos y revisó los registros históricos de importación y exportación.

"Pusieron a prueba nuestros sistemas y capacidades de cumplimiento. Fue un ejercicio duro para todos, pero mereció la pena. Incluso más allá de las importaciones y exportaciones, descubrimos problemas y oportunidades para ahorrar dinero en la cadena de suministro en general."

Al mismo tiempo, sin embargo, la auditoría reveló una serie de graves violaciones de la normativa federal, entre ellas:

• Envío a destinos sin la debida autorización del gobierno de EE.UU.
• Valoración incorrecta de sus mercancías para la importación y la exportación en EE.UU.
• No reclamar "asistencias" en las mercancías importadas
• No comprobar los socios comerciales para verificar que no están en las listas de partes denegadas
• Clasificación incorrecta de los productos en la Lista del Arancel Armonizado
• Falta de controles internos y externos para las actividades de importación/exportación
• Falta de cuidado razonable o diligencia debida en sus actividades de importación/exportación
• Desconocimiento de que un intermediario anterior había utilizado su número de identificación fiscal para despachar mercancías para otra empresa

Si estos errores no se corregían, Acme se arriesgaba a recibir millones de dólares en multas y sanciones, a perder los privilegios de exportación e incluso a que algunas personas de la empresa fueran encarceladas.

Acme trabajó con el equipo de política comercial de C.H. Robinson para corregir estos problemas. Smith reconoce que hubo mucho trabajo. Sin embargo, los miembros del equipo de política comercial habían trabajado anteriormente en puestos de importación/exportación para empresas privadas y públicas. Además, estaban muy familiarizados con la gestión de pedidos y los sistemas informáticos de Acme.

"El equipo de C.H. Robinson se sentó con nosotros y nos ayudó a aprovechar nuestros sistemas existentes para apoyar las actividades de cumplimiento. Eso nos ahorró tiempo y, lo que es más importante, dinero", dijo Smith. Afortunadamente, los problemas descubiertos por la auditoría se detectaron, se detuvieron y se corrigieron antes de que se produjeran daños importantes.

Preparados para lo que pueda traer el futuro

En la actualidad, los funcionarios de Acme y el equipo de política comercial de C.H. Robinson siguen debatiendo formas de fortalecer el programa de normatividad e identificar posibles oportunidades de ahorro de costes. Además, Acme ha contratado a un director de normatividad de importaciones/exportaciones para la empresa, que aplicará las recomendaciones del equipo de política comercial y dirigirá las actividades de normatividad en toda la organización.

Smith dice: "Estamos satisfechos con la rapidez con la que C.H. Robinson nos ayudó a corregir errores y a aplicar las recomendaciones de normatividad. El equipo incluso se sentó en la sala cuando realizamos las entrevistas para el puesto de director de cumplimiento, sabiendo que todavía estamos desarrollando nuestros conocimientos sobre la normatividad. Tuvimos en cuenta las opiniones y recomendaciones del equipo cuando llegó el momento de hacer la selección. Realmente formaron parte de nuestro equipo".

Acme también ha revisado sus procedimientos de evaluación. La empresa ha renovado su atención a la comunicación interna sobre la política comercial y la normatividad, especialmente con los departamentos ajenos a la logística. Es importante que toda la empresa sea solidaria, no sólo el departamento de logística. El equipo de política comercial de C.H. Robinson proporciona apoyo continuo cuando surgen preguntas.

Mientras el equipo de Acme trabajaba en este proyecto, descubrió lo integradas que pueden estar las soluciones de C.H. Robinson. Smith afirma: "Nuestros representantes de cuentas de C.H. Robinson nunca nos limitan a un menú estándar de opciones de servicio cuando nos encontramos con un obstáculo. Son expertos en trabajar junto a nosotros en los retos y en proporcionar las ideas que no sólo responden a nuestras preguntas, sino que se construyen específicamente para adaptarse a nuestro negocio, nuestros objetivos y nuestra visión corporativa. Apreciamos la forma en que van más allá y realmente sentimos que son parte de Acme".

Ahora, el personal de Acme está más que nunca concienciado y comprometido con el cumplimiento de la normativa . Han adquirido un nuevo nivel de confianza en sus propios procesos de normatividad y se han propuesto aprender y mejorar otras áreas de la cadena de suministro. Como siempre, C.H. Robinson está ahí para ayudarles.

¹Un seudónimo; los nombres reales de las empresas y los clientes se han cambiado para proteger la confidencialidad.

Para obtener más información sobre los programas de C.H. Robinson, conecte con un experto hoy mismo.