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2022年12月15日 | Jeff Simpson 合规总监

几面国旗在蓝天下飞舞 
出口记录的保留

大多数公司都知道保存进口记录的重要性,但很少有人意识到为遵守法规而保存出口记录是多么重要。

当他们得知他们需要出口文件时,如联邦机构检查,出口商经常要求我们提供过去的装运文件或为他们从自动商业环境(ACE)中提取出口备案数据。 不幸的是,尽管我们很想提供帮助,但货运代理为了我们自己的记录保存要求而保存我们促成的出口记录,而且,作为一个实践问题,我们并不了解出口商被要求保留的许多文件。

你在哪里可以找到记录保留的要求?

与美国海关为主要联邦机构的进口不同,出口由多个联邦机构监督,其管辖权取决于商品类型、最终用户地点、最终用途和出口申请本身。 作为参考,对出口有或可能有管辖权的许多机构包括:。

  • 工业与安全局(BIS),负责监督《出口管理条例》(EAR)15 C.F.R. § 730- 74。
  • 国防贸易管制局(DDTC)负责监督《国际军火交易条例》(ITAR)22 C.F.R. §120-130。
  • 外国资产控制办公室(OFAC),负责监督《外国资产控制条例》31 C.F.R. §500-590;以及
  • 美国人口普查对外贸易处负责监督《对外贸易条例》(FTR)15 C.F.R. § 30。

由于每个机构和相关法规都有具体的记录保留要求,出口商了解和遵守每一项要求是至关重要的。

有什么要求?

作为一般准则,每笔出口交易应 "讲述自己的故事"--这意味着,从采购订单到付款证明的所有相关文件应保留到五年前。 在此基础上,还需要根据具体的机构和法规要求处理更多的细节,这些要求可能有很大的不同。

例如,关于美国主要利益方(USPI)和外国主要利益方(FPPI),《对外贸易条例》(FTR)在15 C.F.R. §30.10(保留出口信息和要求出示文件的权力)中指出。

"(a) 保留出口信息。 出口交易的所有各方(出口承运人的所有者和经营者、USPPI、FPPI和/或授权代理人)应将与出口货物有关的文件保留五年,从出口日期开始。 如果国务院或其他监管机构对出口的记录保存要求超过本部分规定的保存期限,则以这些要求为准。 USPPI或USPI或FPPI的授权代理人可按照本部分G子部分的规定,要求人口普查局提供电子记录或提交的副本。 人口普查局对AES记录的保留和维护并不能免除申报者对第30.10条的要求。

(要求出示文件的权力。 为了核实根据第30.6节要求报告的信息的完整性和准确性,以及本部分规定的其他目的,出口交易的所有各方(出口承运人的所有者和经营者、USPPI、FPPI和/或授权代理人)应根据要求向普查局、CBP、ICE、BIS和其他参与机构提供EEI、运输文件、发票、订单、包装清单和通信以及与具体出口交易有关的任何其他相关信息。

出口管理条例》(EAR)对记录保存的要求明显不同。 例如,15 C.F.R. §762.2(a)(需要保留的记录)列出了一个必须保留的长长的文件清单,包括备忘录、笔记、信件、合同、招标书、账簿等。 EAR在15 C.F.R. §762.6(a)中继续解释和定义记录保留期。

"五年的保留期

EAR要求保留的所有记录必须保留五年,从以下最晚的时间开始。

(1) 从美国出口记录所涉交易中的物品,或为或代表第736.2(b)(7)节所述的有扩散问题的最终用户提供融资、运输或其他服务 和EAR的744.6。

(2) 任何已知的此类物品的再出口、转让(国内)、转运或转用。

(3) 交易的任何其他终止,无论是以书面形式还是以任何其他方式正式终止;或

(4)如果是涉及EAR第760部分所述的限制性贸易惯例或抵制的交易记录,受监管者收到与抵制有关的请求或要求的日期。"

做好准备是一种最佳做法

作为一种最佳做法,一定要把健全的出口记录保留政策作为你的整体出口合规计划的一部分。 为了你的最佳利益,要确保你保存你的出口记录,并能够在要求时出示所有必要的文件。

如果您有其他问题,或需要进一步的帮助,请联系我们。 与我们的贸易政策专家联系, ,以了解更多。

 

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