Comércio recente & Perspectivas tarifárias

15 de dezembro de 2022 | Jeff Simpson Diretor de Conformidade

A maioria das companhias sabe da importância de manter registros de importação, mas muito poucas se dão conta da importância de manter registros de exportação para o cumprimento da regulamentação.

Quando eles sabem que precisam de documentação de exportação, como para uma inspeção de agência federal, os exportadores muitas vezes nos pedem documentos de embarque anteriores ou para retirar dados de arquivos de exportação do Ambiente Comercial Automatizado (ACE) para eles. Infelizmente, por mais que gostássemos de ajudar, os transitários de carga mantêm registros das exportações que facilitamos para nossas próprias exigências de retenção de registros e, como questão de prática, não têm conhecimento de muitos dos documentos que os exportadores são obrigados a reter.

Ao contrário das importações para as quais a alfândega dos Estados Unidos é a principal agência federal, as exportações são supervisionadas por múltiplas agências federais, com jurisdição baseada no tipo de mercadoria, localização do usuário final, uso final, e o próprio depósito de exportação. Para referência, as muitas agências que fazem ou poderiam ter jurisdição sobre uma exportação incluem as agências de exportação:

• Bureau of Industry and Security (BIS), que supervisiona o Regulamento da Administração de Exportações (EAR) 15 C.F.R. § 730- 74;
• Diretoria de Controle de Comércio de Defesa (DDTC) que supervisiona o Regulamento de Tráfico Internacional de Armas (ITAR) 22 C.F.R. § 120-130;
• Escritório de Controle de Ativos Estrangeiros (OFAC) que supervisiona o Regulamento de Controle de Ativos Estrangeiros 31 C.F.R. § 500-590; e
• Divisão de Comércio Exterior do Censo dos Estados Unidos que supervisiona o Regulamento de Comércio Exterior (FTR) 15 C.F.R. § 30.

Como cada agência e regulamento(s) correlato(s) tem requisitos específicos de retenção de registros, é crucial que os exportadores compreendam e obedeçam a cada um deles.

Como diretriz geral, cada transação de exportação deve "contar sua própria história" - o que significa que toda a documentação associada desde a ordem de compra até a prova de pagamento deve ser retida há cinco anos. A partir daí, detalhes adicionais precisam ser tratados com base em exigências específicas da agência e da regulamentação, que podem variar significativamente.

Por exemplo, com relação à U.S. Principal Party in Interest (USPPI) e Foreign Principal Party in Interest (FPPI), o Regulamento de Comércio Exterior (FTR) em 15 C.F.R. §30.10 (Retenção de informações de exportação e autoridade para exigir a apresentação de documentos) declara:

"(a) Retenção de informações sobre exportação. Todas as partes da transação de exportação (proprietários e operadores de transportadores de exportação, USPPIs, FPPIs e/ou agentes autorizados) deverão reter documentos relativos ao embarque da exportação por cinco anos a partir da data da exportação. Se o Departamento de Estado ou outra agência reguladora tiver requisitos de manutenção de registros para exportações que excedam o período de retenção especificado nessa parte, então esses requisitos prevalecem. A USPPI ou o agente autorizado da USPPI ou FPPI pode solicitar uma cópia do registro eletrônico ou apresentação do mesmo ao Departamento do Censo, conforme previsto na Subparte G desta parte. A retenção e manutenção dos registros AES pelo Departamento do Censo não alivia os arquivistas das exigências do §30.10.

(b) Autoridade para exigir a apresentação de documentos. Para fins de verificação da completude e precisão das informações relatadas conforme exigido pelo §30.6, e para outros fins sob os regulamentos desta parte, todas as partes da transação de exportação (proprietários e operadores das transportadoras exportadoras, USPPIs, FPPIs, e/ou agentes autorizados) deverão fornecer, mediante solicitação, ao Departamento do Censo, CBP, ICE, BIS e outras agências participantes EEI, documentos de embarque, faturas, pedidos, listas de embalagem e correspondência, bem como qualquer outra informação relevante que tenha relação com uma transação específica de exportação a qualquer momento dentro do período de cinco anos".

O Regulamento da Administração de Exportações (EAR) impõe requisitos de manutenção de registros marcadamente diferentes. Por exemplo, 15 C.F.R. § 762.2(a) (registros a serem retidos) estabelece uma longa lista de documentos que devem ser mantidos, incluindo memorandos, notas, correspondência, contratos, convites para apresentação de propostas, livros de contabilidade, etc. A AER continua a explicar e definir o período de retenção de registros no 15 C.F.R. § 762.6(a):

"Período de retenção de cinco anos

Todos os registros exigidos pela AER devem ser conservados por cinco anos a partir da última das datas seguintes:

(1) A exportação dos Estados Unidos do item envolvido na transação a que se referem os registros ou a prestação de financiamento, transporte ou outro serviço para ou em nome de usuários finais preocupados com proliferação, conforme descrito no §§ 736.2(b)(7) e 744,6 da AER;

(2) Qualquer reexportação, transferência (dentro do país), transbordo ou desvio conhecido de tal item;

(3) Qualquer outro término da transação, seja formalmente por escrito ou por qualquer outro meio; ou

(4) No caso de registros de transações envolvendo práticas comerciais restritivas ou boicotes descritos na parte 760 da EAR, a data em que a pessoa regulamentada recebe o pedido ou exigência de boicote".

Como melhor prática, não deixe de pôr em prática uma sólida política de retenção de registros de exportação como parte de seu programa geral de cumprimento das exportações. É do interesse de V. Excia. assegurar-se de que o senhor mantenha seus registros de exportação e esteja apto a apresentar todos os documentos necessários, mediante solicitação.

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