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15 de diciembre de 2022 | Jeff Simpson Director de Cumplimiento

varias banderas de países ondeando en fila contra un cielo azul 
Retención de registros de exportación

La mayoría de las empresas conocen la importancia de mantener registros de importación, pero muy pocas se dan cuenta de lo importante que es mantener registros de exportación para cumplir la normativa.

Cuando se enteran de que necesitan documentación de exportación, por ejemplo para una inspección de una agencia federal, los exportadores suelen pedirnos documentos de embarques anteriores o que saquemos por ellos los datos de los expedientes de exportación del Entorno Comercial Automatizado (ACE). Desgraciadamente, por mucho que nos gustaría ayudar, los transitarios mantenemos registros de las exportaciones que facilitamos para nuestros propios requisitos de conservación de registros y, por una cuestión de práctica, no tenemos conocimiento de muchos de los documentos que los exportadores están obligados a conservar.

¿Dónde puede encontrar los requisitos de conservación de registros?

A diferencia de las importaciones, para las que las aduanas estadounidenses son la principal agencia federal, las exportaciones son supervisadas por múltiples agencias federales, cuya jurisdicción depende del tipo de mercancía, la ubicación del usuario final, el uso final y la propia solicitud de exportación. A modo de referencia, entre las numerosas agencias que tienen o podrían tener jurisdicción sobre una exportación se incluyen:

  • Oficina de Industria y Seguridad (BIS), que supervisa el Reglamento de Administración de Exportaciones (EAR) 15 C.F.R. § 730- 74;
  • Dirección de Controles del Comercio de Defensa (DDTC) que supervisa el Reglamento sobre el Tráfico Internacional de Armas (ITAR) 22 C.F.R. § 120-130;
  • Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC), que supervisa el Reglamento de Control de Activos Extranjeros 31 C.F.R. § 500-590; y
  • División de Comercio Exterior del Censo de EE.UU. que supervisa el Reglamento de Comercio Exterior (FTR) 15 C.F.R. § 30.

Dado que cada agencia y reglamento(s) correlativo(s) tiene(n) requisitos específicos de conservación de registros, es crucial que los exportadores comprendan y cumplan cada uno de ellos.

¿Cuáles son los requisitos?

Como pauta general, cada transacción de exportación debe "contar su propia historia", lo que significa que toda la documentación asociada, desde la orden de compra hasta el comprobante de pago, debe conservarse durante cinco años. A partir de ahí, es necesario abordar detalles adicionales en función de los requisitos específicos de las agencias y los reglamentos, que pueden variar significativamente.

Por ejemplo, con respecto a la Parte Principal Interesada de EE.UU. (USPPI) y la Parte Principal Interesada Extranjera (FPPI), el Reglamento de Comercio Exterior (FTR) en 15 C.F.R. §30.10 (Retención de la información de exportación y la autoridad para exigir la presentación de documentos) establece:

"(a) Retención de la información sobre exportaciones. Todas las partes de la transacción de exportación (propietarios y operadores de los transportistas de exportación, USPPI, FPPI y/o agentes autorizados) deberán conservar los documentos relativos al envío de exportación durante cinco años a partir de la fecha de exportación. Si el Departamento de Estado u otro organismo regulador tiene requisitos de mantenimiento de registros para las exportaciones que superen el período de conservación especificado en esta parte, prevalecerán dichos requisitos. La USPPI o el agente autorizado de la USPPI o FPPI puede solicitar una copia del registro o envío electrónico a la Oficina del Censo según lo dispuesto en la Subparte G de esta parte. La conservación y el mantenimiento de los registros AES por parte de la Oficina del Censo no exime a los declarantes de los requisitos establecidos en §30.10.

(b) Autoridad para exigir la presentación de documentos. A efectos de verificar la integridad y exactitud de la información comunicada según lo dispuesto en §30.6, y para otros fines previstos en los reglamentos de esta parte, todas las partes de la transacción de exportación (propietarios y operadores de los transportistas exportadores, USPPI, FPPI y/o agentes autorizados) proporcionarán, previa solicitud, a la Oficina del Censo, CBP, ICE, BIS y otras agencias participantes EEI, documentos de embarque, facturas, pedidos, listas de empaque y correspondencia, así como cualquier otra información pertinente que tenga relación con una transacción de exportación específica en cualquier momento dentro del período de tiempo de cinco años."

El Reglamento de Administración de Exportaciones (EAR) impone unos requisitos de mantenimiento de registros notablemente diferentes. Por ejemplo, 15 C.F.R. § 762.2(a) (registros que deben conservarse) establece una larga lista de documentos que deben guardarse, incluidos memorandos, notas, correspondencia, contratos, licitaciones, libros de contabilidad, etc. Las EAR continúan explicando y definiendo el periodo de conservación de registros en 15 C.F.R. § 762.6(a):

"Período de conservación de cinco años

Todos los registros exigidos por la AER deben conservarse durante cinco años a partir del último de los siguientes momentos:

(1) La exportación desde Estados Unidos del artículo implicado en la transacción a la que se refieren los registros o la prestación de servicios de financiación, transporte o de otro tipo para o en nombre de usuarios finales preocupados por la proliferación, tal como se describe en §§736.2(b)(7) y 744.6 de las EAR;

(2) Cualquier reexportación, transferencia (dentro del país), transbordo o desvío conocido de dicho artículo;

(3) Cualquier otra terminación de la transacción, ya sea formalmente por escrito o por cualquier otro medio; o

(4) En el caso de registros de pertenecientes a transacciones que impliquen prácticas comerciales restrictivas o boicots descritos en la parte 760 de las EAR, la fecha en que la persona regulada recibe la solicitud o requerimiento relacionado con el boicot."

Estar preparado como mejor práctica

Como mejor práctica, asegúrese de poner en marcha una sólida política de conservación de registros de exportación como parte de su programa general de cumplimiento de la normativa en materia de exportación. Le conviene asegurarse de que mantiene sus registros de exportación y de que puede presentar todos los documentos requeridos cuando se le soliciten.

¿Tiene alguna pregunta adicional o necesita más ayuda con éste o cualquier otro asunto aduanero y comercial? Póngase en contacto con uno de nuestros expertos en política comercial para obtener más información.

 

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