Wie ein Unternehmen ein US-Import/Export-Compliance-Programm entwickelt und umgesetzt hat

Acme Industries¹ blickt auf eine lange Geschichte von Geschäftsbeziehungen mit höchster Integrität zurück. Umso ernüchternder war für die Verantwortlichen des Unternehmens der Tag, an dem sie sich mit dem Handelspolitik-Team von C.H. Robinson zusammensetzten, um die Ergebnisse eines Compliance-Audits zu überprüfen. Die Prüfung ergab, dass es zu schwerwiegenden Import- und Exportverstößen gekommen war, die dem Unternehmen ernsthaften Schaden zufügen würden, wenn sie nicht behoben würden.

Eine sich weiterentwickelnde Lieferkette ist der Schlüssel zum Wachstum

An diesem Tag steckten das Unternehmen und das Handelspolitik-Team die Köpfe zusammen, um ein integriertes und umfassendes Compliance-Programm zu entwickeln, das die Dinge wieder in Ordnung bringen würde. Durch die Zusammenarbeit würde Acme seine Compliance-Praktiken für Importe und Exporte stärken und das Risiko von Bußgeldern und Strafen verringern.

Die Situation von Acme ist nicht ungewöhnlich. Viele Unternehmen sind sich nicht bewusst, dass sie ohne solide Import- und Exportprogramme und engagierte Mitarbeiter, die die erforderlichen Prozesse durchsetzen, ihr Geschäft einem erheblichen Risiko aussetzen könnten.

Wahl des vertrauenswürdigen Beraters^® Experten

Als großer US-Importeur/Exporteur von gängigen Konsumgütern, die nicht für den Export kontrolliert werden, verwaltet Acme eine robuste, komplexe Lieferkette, die Produkte in mehr als 150 Länder vertreibt. Ihre Produkte gelangen von China, Mexiko, Australien, Vietnam oder Singapur in die USA und von den USA nach Mittel- und Südamerika, Eurasien, Afrika, in den Pazifikraum und in den Nahen Osten.

Schon lange vor dem Audit hatte Acme C.H. Robinson mit globalen Speditionsdienstleistungen weltweit und kompletten Lkw-Ladungs-, LTL- und intermodalen Dienstleistungen in den Vereinigten Staaten betraut. Die Wareneingangs-, Einkaufs- und Transportabteilungen des Unternehmens nutzten die Technologie von C.H. Robinson, um Liefertermine online vorzugeben, detaillierte Berichte über Transportkosten zu erhalten und die pünktliche Abholung und Zustellung anhand von Benchmarks zu überwachen. Die beiden Unternehmen arbeiteten eng zusammen und verfolgten dasselbe Ziel: die Entwicklung einer effizienten, regelkonformen globalen Lieferkette.

Im Laufe der Jahre schätzte Donna Smith, Vice President of Logistics bei Acme, die Stabilität des C.H. Robinson-Teams. "Ihr Wert für uns geht weit über das tiefe Verständnis unseres Geschäfts hinaus", so Smith. "Sie beobachten die Trends in unserer Branche und unseren Märkten und bieten proaktive Ideen, um uns herauszufordern und uns zu helfen, uns zu verbessern. Sie wollen, dass wir erfolgreich sind. Sie haben unsere besten Interessen im Sinn."

Die beiden Unternehmen hatten im Laufe der Jahre einige Compliance-Möglichkeiten diskutiert. Aber erst als Smith an einem der Seminare von C.H. Robinson zum Thema Handels-Compliance und -Richtlinien teilnahm, hörte sie etwas, was sie vorher nicht gehört hatte: Wenn es um Importe und Exporte geht, schätzen Unternehmen oft nicht das wahre Ausmaß ihrer Verantwortung. Oftmals denken Unternehmen, dass sie sicher sind, wenn sie bei Importen und Exporten mit einem seriösen Spediteur und Zollmakler zusammenarbeiten. Tatsächlich liegt die Verantwortung - und die daraus resultierenden Bußgelder - bei Fehlern des Spediteurs oder des Brokers direkt beim Unternehmen.

Smith kehrte zu Acme zurück und ging einige der Dinge durch, die sie auf dem Seminar gelernt hatte. Sie beschloss, dass es an der Zeit war, einen der Trusted Advisor^®-Experten von C.H. Robinson hinzuzuziehen, um mit den leitenden Angestellten des Unternehmens zu sprechen und deren Verantwortlichkeiten zu erklären. Im Rahmen dessen führte der Experte ein Mini-Audit durch und präsentierte diese Ergebnisse den leitenden Angestellten zusammen mit Empfehlungen, was das Unternehmen tun könnte, um die Situation zu ändern.

Schulung und Erstellung einer Compliance-Strategie

Es erfordert große Aufmerksamkeit, Importe und Exporte korrekt zu deklarieren und Strafen zu vermeiden. Menschen in vielen Rollen innerhalb eines Unternehmens müssen detaillierte, zentralisierte Verfahren und Prozesse für Importe befolgen und vielleicht sogar noch mehr Aufmerksamkeit für Details aufbringen, wenn Waren aus den Vereinigten Staaten exportiert werden. Schlüsselpersonen, die sich mit Import- und Exportanforderungen auskennen, müssen diese Aktivitäten leiten und koordinieren, damit das Unternehmen seinen Verpflichtungen nachkommen kann. Und da sich die Import- und Exportbestimmungen ständig ändern, ist es eine ständige Herausforderung, das Wissen aller Beteiligten über ihre Verantwortlichkeiten auf dem neuesten Stand zu halten.

Acme beherbergte Mitglieder des Handelspolitik-Teams von C.H. Robinson vor Ort in der Geschäftsstelle der Organisation. Das Team führte mehrere eintägige Schulungsseminare in verschiedenen Einrichtungen durch. Mehr als 250 Mitarbeiter aus mehreren Niederlassungen und verschiedenen Abteilungen des Unternehmens nahmen daran teil. Die Sitzungen behandelten allgemeine Import- und Exportbestimmungen, Incoterms^®, wie man den richtigen Wert von in die USA importierten Waren deklariert und welche Bundesbehörden US-Exporte kontrollieren. Die Schulung erläuterte auch vorgesehene Exporte, harmonisierte Zolltarifklassifizierungen, Antidumpinggesetze, Anti-Boykott-Gesetze, Freihandelsabkommen und andere komplexe Konzepte.

"Das Handelspolitik-Team hat Geschichten aus dem wirklichen Leben und Beispiele aus ihren früheren Rollen und verschiedenen Branchen, darunter auch solchen, die unserer ähneln, eingebracht. Ihre Anekdoten machten das Thema interessant und hielten alle bei der Stange", sagt Smith. "Unsere Mitarbeiter wurden für das Thema Compliance begeistert und es wurde ihnen bewusst, dass auch sie eine wichtige Rolle im größeren Import- und Export-Compliance-Programm spielen. Compliance ist ein Thema, das über Transport und Lieferkette hinausgeht. Es geht uns alle an."

Als nächstes führte C.H. Robinson eine umfassende Prüfung der Import- und Exportvorgänge, Richtlinien, Verfahren und des gesamten Compliance-Programms von Acme durch. Das Team befragte Acme-Mitarbeiter aus allen Geschäftsbereichen, untersuchte aktuelle Prozesse, wertete wichtige Dokumente aus und prüfte historische Import- und Exportaufzeichnungen.

"Sie haben unsere Compliance-Systeme und -Fähigkeiten einem Stresstest unterzogen. Es war eine harte Übung für alle, aber es hat sich gelohnt. Sogar über Importe und Exporte hinaus haben wir Probleme aufgedeckt und Möglichkeiten entdeckt, in der gesamten Lieferkette Geld zu sparen."

Gleichzeitig deckte die Prüfung aber auch eine Reihe von schwerwiegenden Verstößen gegen Bundesvorschriften auf, darunter:

• Versand an Ziele ohne die entsprechende Genehmigung der US-Regierung
• Falsche Bewertung ihrer Waren für den U.S.-Import sowie den Export
• Keine Beanspruchung von "Assists" für importierte Waren
• Keine Überprüfung der Geschäftspartner, um sicherzustellen, dass sie nicht auf der Liste der gesperrten Parteien stehen
• Unsachgemäße Einstufung von Produkten in den Harmonisierten Zolltarif (Harmonized Tariff Schedule)
• Fehlende interne und externe Kontrollen für Import-/Exportaktivitäten
• Mangel an angemessener Sorgfalt bei ihren Import-/Exportaktivitäten
• Mangelndes Bewusstsein, dass ein früherer Makler seine Steueridentifikationsnummer zur Abrechnung von Waren für ein anderes Unternehmen verwendet hatte

Wenn diese Fehler nicht korrigiert wurden, riskierte Acme Millionen von Dollar an Bußgeldern und Strafen, den potenziellen Verlust von Exportprivilegien und sogar mögliche Gefängnisstrafen für einzelne Mitarbeiter des Unternehmens.

Acme arbeitete mit dem Handelspolitik-Team von C.H. Robinson zusammen, um diese Probleme zu beheben. Smith räumt ein, dass dies eine Menge Arbeit bedeutete. Die Mitglieder des Handelspolitik-Teams hatten jedoch zuvor in Import/Export-Positionen für private und börsennotierte Unternehmen gearbeitet. Darüber hinaus waren sie mit dem Auftragsmanagement und den IT-Systemen von Acme bestens vertraut.

"Das Team von C.H. Robinson hat sich mit uns zusammengesetzt und uns geholfen, unsere bestehenden Systeme zu nutzen, um die Compliance-Aktivitäten zu unterstützen. Das hat uns Zeit und vor allem Geld gespart", so Smith. Glücklicherweise konnten die bei der Prüfung aufgedeckten Probleme erkannt, gestoppt und korrigiert werden, bevor größerer Schaden entstand.

Bereit für das, was die Zukunft bringen mag

Heute diskutieren Vertreter von Acme und das Handelspolitik-Team von C.H. Robinson weiter über Möglichkeiten, das Compliance-Programm zu stärken und potenzielle Möglichkeiten für Kosteneinsparungen zu identifizieren. Darüber hinaus hat Acme einen Import/Export-Compliance-Manager für das Unternehmen eingestellt, der die Empfehlungen des Handelspolitik-Teams umsetzen und Compliance-Aktivitäten im gesamten Unternehmen leiten wird.

Smith sagt: "Wir sind zufrieden damit, wie schnell C.H. Robinson uns geholfen hat, Fehler zu korrigieren und die Compliance-Empfehlungen umzusetzen. Das Team saß sogar im Raum, als wir Vorstellungsgespräche für die Position des Compliance-Managers führten, da es wusste, dass wir unser Wissen über Compliance noch ausbauen. Wir haben die Meinungen und Empfehlungen des Teams berücksichtigt, als es an der Zeit war, eine Auswahl zu treffen. Sie waren wirklich ein Teil unseres Teams."

Acme hat auch seine Bewertungsverfahren überarbeitet. Das Unternehmen konzentrierte sich erneut auf die interne Kommunikation über Handelsrichtlinien und Compliance - insbesondere mit Abteilungen außerhalb der Logistik. Es ist wichtig, dass das gesamte Unternehmen unterstützend tätig ist, nicht nur die Logistikabteilung. Das Handelspolitik-Team von C.H. Robinson bietet kontinuierliche Unterstützung, wenn Fragen auftauchen.

Als das Acme-Team dieses Projekt durcharbeitete, entdeckte es, wie integriert die Lösungen von C.H. Robinson sein können. Smith sagt: "Unsere C.H. Robinson-Kundenbetreuer halten nie an einem Standardmenü von Serviceoptionen fest, wenn wir ein Problem haben. Sie sind versiert darin, mit uns an Herausforderungen zu arbeiten und Ideen zu liefern, die nicht nur unsere Fragen beantworten, sondern auch speziell auf unser Geschäft, unsere Ziele und unsere Unternehmensvision zugeschnitten sind. Wir schätzen die Art und Weise, wie sie die Extrameile gehen, und wir haben wirklich das Gefühl, dass sie ein Teil von Acme sind."

Jetzt sind sich die Mitarbeiter bei Acme der Compliance bewusster und engagierter denn je. Sie haben ein neues Maß an Vertrauen in ihre eigenen Compliance-Prozesse gewonnen und haben sich zum Ziel gesetzt, andere Bereiche der Lieferkette kennenzulernen und zu verbessern. Wie immer ist C.H. Robinson da, um sie dabei zu unterstützen.

¹Ein Pseudonym; tatsächliche Firmen- und Kundennamen wurden zum Schutz der Vertraulichkeit geändert.

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