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15. Dezember 2022 | Jeff Simpson, Direktor für Compliance

Die meisten Unternehmen wissen, wie wichtig es ist, Importaufzeichnungen zu führen, aber zu wenige wissen, wie wichtig es ist, Exportaufzeichnungen für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu führen.

Wenn sie erfahren, dass sie Exportdokumente benötigen, z. B. für eine Inspektion durch eine Bundesbehörde, fragen uns Exporteure oft nach früheren Lieferdokumenten oder um Exportdaten aus dem Automated Commercial Environment (ACE) für sie. Leider führen Spediteure, so sehr wir auch helfen möchten, Aufzeichnungen über die Exporte, die wir für unsere eigenen Aufbewahrungspflichten durchführen, und sind aus praktischen Gründen nicht in viele der Dokumente eingeweiht, die Exporteure aufbewahren müssen.

Im Gegensatz zu Importen, bei denen der US-Zoll die wichtigste Bundesbehörde ist, werden Exporte von mehreren Bundesbehörden überwacht, wobei die Zuständigkeit von der Warenart, dem Standort des Endverbrauchers, dem Endverbrauch und der Exportanmeldung selbst abhängt. Als Referenz, zu den vielen Behörden, die für einen Export zuständig sind oder sein könnten, gehören:

• Bureau of Industry and Security (BIS), das die Export Administration Regulations (EAR) 15 C.F.R. § 730-74 beaufsichtigt;
• Directorate of Defense Trade Controls (DDTC), das die International Traffic in Arms Regulations (ITAR) 22 C.F.R. § 120-130 beaufsichtigt;
• Office of Foreign Assets Controls (OFAC), das die Foreign Assets Controls Regulations 31 C.F.R., § 500-590 beaufsichtigt; und
• Außenhandelsabteilung der USA, die die Außenhandelsbestimmungen (FTR) 15 C.F.R. § 30 überwacht.

Weil jede Behörde und die entsprechenden Vorschriften spezifische Anforderungen an die Aufbewahrung von Aufzeichnungen haben, ist es für Exporteure entscheidend, diese zu verstehen und einzuhalten.

Als allgemeine Richtlinie sollte jede Exporttransaktion „ihre eigene Geschichte erzählen“ — das heißt, alle zugehörigen Unterlagen von der Bestellung bis zum Zahlungsnachweis sollten fünf Jahre aufbewahrt werden. Von dort aus müssen zusätzliche Details auf der Grundlage spezifischer behördlicher und regulatorischer Anforderungen geklärt werden, die erheblich variieren können.

In Bezug auf die U.S. Principal Party in Interest (USPPI) und Foreign Principal Party in Interest (FPPI) heißt es in den Foreign Trade Regulations (FTR) in 15 C.F.R. §30.10 (Aufbewahrung von Exportinformationen und die Befugnis, die Vorlage von Dokumenten zu verlangen):

„(a) Aufbewahrung von Exportinformationen. Alle an der Exporttransaktion beteiligten Parteien (Eigentümer und Betreiber von Exportfrachtunternehmen, USPPIs, FPPIs und/oder autorisierte Vertreter) müssen Dokumente, die sich auf die Exportlieferung beziehen, fünf Jahre lang ab dem Exportdatum aufbewahren. Wenn das Außenministerium oder eine andere Aufsichtsbehörde Aufzeichnungspflichten für Exporte hat, die die in diesem Teil angegebene Aufbewahrungsfrist überschreiten, haben diese Anforderungen Vorrang. Das USPPI oder der bevollmächtigte Vertreter der USPPI oder FPPI können beim Census Bureau eine Kopie der elektronischen Aufzeichnung oder Vorlage anfordern, wie in Abschnitt G dieses Teils vorgesehen. Die Aufbewahrung und Pflege von AES-Aufzeichnungen durch das Census Bureau entbindet die Antragsteller nicht von den Anforderungen des §30.10.

(b) Befugnis, die Vorlage von Dokumenten zu verlangen. Zur Überprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der gemäß §30.6 gemeldeten Informationen und für andere Zwecke gemäß den Bestimmungen in diesem Teil stellen alle an der Exporttransaktion beteiligten Parteien (Eigentümer und Betreiber der exportierenden Fluggesellschaften, USPPIs, FPPI und/oder autorisierte Vertreter) auf Anfrage dem Census Bureau, CBP, ICE, BIS und anderen teilnehmenden Behörden EEI Versanddokumente, Rechnungen, Bestellungen, Packlisten und Korrespondenz zur Verfügung. wie alle anderen relevanten Informationen, die sich auf eine bestimmte Exporttransaktion beziehen, jederzeit innerhalb von der Zeitraum von fünf Jahren.“

Die Export Administration Regulations (EAR) sehen deutlich unterschiedliche Anforderungen an die Buchführung vor. Zum Beispiel enthält 15 C.F.R. § 762.2 (a) (Aufzeichnungen, die aufbewahrt werden müssen) eine lange Liste von Dokumenten, die aufbewahrt werden müssen, einschließlich Memoranden, Notizen, Korrespondenz, Verträge, Ausschreibungen, Geschäftsbücher usw. Die EAR erklärt und definiert weiter die Aufbewahrungsfrist für Aufzeichnungen in 15 C.F.R. § 762.6 (a):

„Fünf Jahre Aufbewahrungsfrist

Alle Aufzeichnungen, die von der EAR aufbewahrt werden müssen, müssen fünf Jahre lang aufbewahrt werden, beginnend mit den folgenden Zeitpunkten:

(1) Der Export des Artikels, der an der Transaktion beteiligt ist, auf die sich die Aufzeichnungen beziehen, aus den Vereinigten Staaten oder die Erbringung von Finanzierungs-, Transport- oder sonstigen Dienstleistungen für oder im Namen von Endnutzern von Proliferationsproblemen, wie in §§736.2 (b) (7) beschrieben und 744,6 der EAR;

(2) Jede bekannte Wiederausfuhr, Übertragung (innerhalb des Landes), Umladung oder Umleitung eines solchen Artikels;

(3) Jede andere Kündigung der Transaktion, ob formell schriftlich oder auf andere Weise; oder

(4) Im Fall von Aufzeichnungen über Transaktionen, die restriktive Handelspraktiken oder Boykotte beinhalten, wie in Teil 760 der EAR beschrieben, das Datum, an dem die regulierte Person die Anfrage oder Anforderung im Zusammenhang mit dem Boykott erhält.“

Als bewährte Methode sollten Sie sicherstellen, dass Sie im Rahmen Ihres allgemeinen Export-Compliance-Programms eine strenge Richtlinie zur Aufbewahrung von Exportaufzeichnungen einführen. Es liegt in Ihrem besten Interesse, sicherzustellen, dass Sie Ihre Exportunterlagen führen und in der Lage sind, alle erforderlichen Dokumente auf Anfrage vorzulegen.

Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie weitere Unterstützung bei dieser oder anderen Zoll- und Handelsangelegenheiten? Setzen Sie sich mit einem unserer Experten für Handelspolitik in Verbindung, um mehr zu erfahren.

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