Firma Magotteaux zoptymalizowała import surowców w Meksyku dzięki współpracy z C.H. Robinson

Globalne łańcuchy dostaw w branży wydobywczej wymagają precyzji na każdym kroku

Dla firmy Magotteaux — światowego lidera w dostarczaniu rozwiązań z zakresu optymalizacji procesów, specjalistycznych części zużywalnych oraz mielników — utrzymanie wydajności operacyjnej jest niezbędne do osiągnięcia rentowności. Prowadząc działalność w ponad 150 krajach i dysponując 22 specjalistycznymi zakładami produkcyjnymi, Magotteaux wytwarza rocznie ponad 700 000 ton specjalistycznych odlewów oraz mielników, w dużym stopniu opierając się na surowcach z recyklingu, co pozwala realizować rygorystyczne zobowiązania w zakresie zrównoważonego rozwoju.

Ponieważ produkty firmy stanowią sam rdzeń procesów ciężkiego rozdrabniania w globalnym sektorze wydobywczym, cementowym oraz energetycznym, przepływ surowców przychodzących do jej zakładów musi przebiegać bezstresowo i bezbłędnie. Działalność obejmuje również eksport 90% gotowych wyrobów bezpośrednio do Stanów Zjednoczonych oraz na inne kluczowe rynki globalne.

Opanowanie zmienności w łańcuchu dostaw w warunkach ewoluującego prawa celnego

Prawdziwym sprawdzianem dla tego globalnego ciągu dostaw jest skonsolidowanie przez kierownictwo firmy wszystkich operacji importowych w Meksyku bezpośrednio pod zarządem jednego zespołu ds. łańcucha dostaw Magotteaux. Zespół przejął kontrolę nad złożoną, dynamiczną siecią handlu międzynarodowego, charakteryzującą się licznymi, dynamicznie zmieniającymi się przepisami.

Zmiana organizacyjna nastąpiła w wymagającym momencie dla handlu światowego. Głębokie reformy meksykańskiego prawa celnego, wprowadzenie elektronicznej deklaracji wartości (manifestación de valor electrónico) oraz skomplikowane wymogi dokumentacyjne nałożyły się na siebie w tym samym czasie.

Niejednolite i nieprzewidywalne przekazywanie dokumentacji w ramach dotychczasowego systemu zaczęło generować wysokie opłaty za przestój kontenerów oraz koszty magazynowania terminalowego w portach. Te powtarzające się wydatki szybko stały się obciążeniem, które należało systematycznie eliminować.

„Zidentyfikowaliśmy istotne opóźnienia i podjęliśmy działania, aby zapobiec ich ponownemu wystąpieniu i całkowicie usunąć je z naszych procesów” — wyjaśnił R. Sosa, kierownik ds. łańcucha dostaw i zakupów w Magotteaux.

Poza skutkami finansowymi dotychczasowy system logistyczny narażał kierowników łańcucha dostaw na brak pełnej widoczności procesów. W przypadku Magotteaux opieranie się na danych historycznych czy brak całkowitej pewności podczas odpowiadania na zapytania ze strony zakładów produkcyjnych nie wchodziły w grę.

Nadszedł czas, by przestać jedynie reagować na zdarzenia w łańcuchu dostaw, a zacząć świadomie go projektować. Zespół logistyki szybko zrozumiał, że wysoce specjalistyczny, zmienny obszar transgranicznych operacji celnych wymaga zewnętrznego partnera logistycznego, który podziela ich dążenie do pełnej zgodności z przepisami i ciągłego doskonalenia.

Wdrożenie taśmowego podejścia do odpraw celnych

Aby zbudować bardziej odporny, a zarazem elastyczny łańcuch dostaw, firma Magotteaux wykorzystała dotychczasowe relacje z ekspertami ds. logistyki i cła z firmy C.H. Robinson. Strategia polegała na potraktowaniu całego ciągu odpraw celnych nie jako serii nieprzewidywalnych barier administracyjnych, lecz jako ciągłej, zsynchronizowanej linii produkcyjnej.

Firma Magotteaux szybko przekonała się, że C.H. Robinson wyróżnia się na tle innych dostawców usług logistycznych w zakresie obsługi celnej. „Tradycyjni agenci celni po prostu czekają — proszą o fakturę oraz specyfikację wysyłkową i spoglądają na nie dopiero wtedy, gdy towar dociera do portu” — zauważył R. Sosa. „Firma C.H. Robinson postąpiła zupełnie inaczej. Od pierwszego dnia myśleli o przyszłości, pomagając nam z wyprzedzeniem pozyskiwać od dostawców odpowiednie dokumenty potwierdzające zgodność, dzięki czemu nigdy nie zderzyliśmy się z celnym murem”.

Od pierwszej rozmowy zespół przeanalizował i zmapował sposób działania agencji celnych w każdym porcie docelowym, przydział agencji celnych do poszczególnych tras, integrację spedytorów z urzędami celnymi oraz luki w zgodności przepisów powodujące dotychczas zastoje. Ta przejrzystość stworzyła fundament pod model operacyjny, który zamierzali wspólnie opracować.

Wspólny zespół natychmiast przystąpił do rozwiązywania istniejących problemów, zastępując dotychczasowe trudności dobrze ustrukturyzowanym systemem. Opracowano kompleksowy katalog przewozowy oraz uproszczoną macierz roboczą, które precyzyjnie określały rodzaj transportowanego surowca, jego pochodzenie, optymalną gałąź transportu, wymagane podatki i opłaty oraz przypisaną agencję celną.

Eliminowanie ryzyka zmienności przepisów na wczesnym etapie procesu

Radzenie sobie z kompleksowymi zmianami w meksykańskim prawie celnym wymagało odejścia od tradycyjnego, reaktywnego modelu obsługi celnej. Aby zabezpieczyć firmę Magotteaux przed opóźnieniami wynikającymi z wymogów formalnych, wspólny zespół przestał traktować procedury celne jako zwykły etap administracyjny na granicy, a zaczął postrzegać je jako wstępny warunek całego procesu produkcyjnego.

Rozwiązaniem było całkowite przesunięcie harmonogramu weryfikacji zgodności. Zamiast czekać na przybycie kontenerów do portu wjazdowego w celu audytu dokumentów, firma Magotteaux zatrudniła ekspertów ds. celnych C.H. Robinson do weryfikacji i zatwierdzania dokumentacji dostawców bezpośrednio w miejscu nadania.

Dzięki włączeniu audytów wstępnej odprawy celnej bezpośrednio w cykl zakupowy firma Magotteaux zyskała pewność, że każda zagraniczna faktura, elektroniczna deklaracja wartości oraz specyfikacja techniczna zostały dokładnie zweryfikowane pod kątem zgodności z przepisami jeszcze w trakcie transportu ładunku. Taka weryfikacja na wczesnym etapie systematycznie wyeliminowała rozbieżności w dokumentacji, które w świetle zaktualizowanych przepisów zazwyczaj prowadzą do wstrzymania odprawy celnej i kosztownych opóźnień w portach.

R. Sosa wyjaśnił — „Gdy już wiesz, co musisz zrobić, sama realizacja to najmniejszy problem. Od momentu złożenia zamówienia żądam dostarczenia materiału wraz z dokumentami niezbędnymi do jego importu. Posiadanie pełnej dokumentacji z wyprzedzeniem eliminuje ryzyko wystąpienia wielu opóźnień”.

Aby kontrolować zmienność statystyczną i utrzymać płynność dostaw, firmy C.H. Robinson oraz Magotteaux ujednoliciły nawet najdrobniejsze detale operacyjne — w tym standardy tematów wiadomości e-mail — a także wprowadziły cotygodniowe spotkania kontrolne w celu oceny realizowanych importów, śledzenia priorytetów i natychmiastowego wykrywania nieprawidłowości.

„W logistyce problemy są nieuniknione, dlatego ponad wszystko cenię uczciwość” — podkreślił R. Sosa. „Tam, gdzie inni dostawcy próbują ukrywać błędy lub szukać wymówek, C.H. Robinson natychmiast mówi mi szczerą prawdę. Taka przejrzystość pozwala mi trafnie zarządzać oczekiwaniami naszego zakładu i na bieżąco podejmować świadome decyzje”.

Osiągnięcie czegoś więcej niż obniżenie kosztów i odprawa w tym samym tygodniu

Prawdziwym punktem zwrotnym w tej współpracy była wspólna gotowość do wyjścia poza tradycyjne ramy logistyki. Zdając sobie sprawę, że magazynowanie na terminalu w obrębie portu stanowi kosztowne wąskie gardło, firma C.H. Robinson wdrożyła dla Magotteaux elastyczną strategię konsolidacji w magazynie poza portem.

Gromadząc surowce w specjalnym obiekcie C.H. Robinson zlokalizowanym poza portem, zespół ominął sztywne, objęte wysokimi taryfami struktury terminali portowych. Dzięki przeniesieniu magazynowania z terminala do zewnętrznego magazynu C.H. Robinson firma Magotteaux obniżyła koszty składowania o 80%. W ramach tego zoptymalizowanego modelu firma Magotteaux wyeliminowała 75% opłat za magazynowanie i przetrzymanie kontenerów związanych z opóźnieniami w portach.

Co niezwykłe, Magotteaux często odprawia i importuje kluczowe materiały przemysłowe w tym samym tygodniu, w którym docierają one do portu. Wewnętrzna baza danych zapewnia teraz wyjątkowy wskaźnik widoczności w czasie rzeczywistym na poziomie 75%, dając zespołowi ds. łańcucha dostaw możliwość zarządzania z pełnym oparciem na danych.

„Kiedy zaczynaliśmy, oczekiwaliśmy rozwiązania naszych bieżących problemów celnych, ale tak naprawdę zbudowaliśmy podstawy do ciągłego doskonalenia” — zaznaczył R. Sosa. „Rezultaty zaszły znacznie dalej niż samo wyeliminowanie kar portowych. Teraz wszystko przebiega niezwykle sprawnie. Mamy spójny, działający system, proces jest przejrzysty i wreszcie zyskaliśmy stabilność niezbędną do prowadzenia działalności bez przykrych niespodzianek”.

Firma Magotteaux już nie opiera łańcucha dostaw na domysłach

Łącząc pasję Magotteaux do projektowania procesów z wizją logistyczną C.H. Robinson, obie firmy zbudowały płynną, nieprzerwaną linię produkcyjną, która zapewnia sprawne funkcjonowanie młynów wydobywczych na całym świecie.

Oprócz ogromnych obniżek kosztów ostatecznym beneficjentem tej ustrukturyzowanej zmiany jest sam zakład produkcyjny. Dzięki zastąpieniu dawnych nieścisłości precyzyjnymi i przewidywalnymi terminami dostaw, liderzy Magotteaux mogą zapewnić wewnętrznym zespołom i klientom końcowym pewność popartą danymi.

„Zamykanie struktur w jednym schemacie nie działa” — stwierdził R. Sosa. „Zawsze znajdzie się coś poza utartymi schematami, co wpływa na sytuację, ale wciąż pomaga w działaniu — i trzeba to eksplorować. Właśnie taką otwartość i wizję odnajduję w C.H. Robinson, co sprawia, że z niezwykłym entuzjazmem patrzę na to, o ile bardziej możemy wspólnie zoptymalizować nasze działania w nadchodzących latach”.