해상 화물 계약 완전 이해: 화주의 계약 시즌을 위한 가이드

연간 해상 화물 계약 시즌은 화주에게 중요한 시기입니다. 바로 치열한 협상과 전략적인 계획이 필요한 시기입니다. 시장 환율의 변동, 운송업체 전략의 발전, 그리고 규제 요구 사항의 증가로 인해 이 복잡한 환경을 탐색하는 일은 벅찰 수 있습니다.

이 가이드는 화주가 매년 성공적인 계약 협상을 준비하고 달성하는 데 도움이 되는 지식과 도구를 갖추기 위한 주요 전략을 제공합니다.

해양 계약 시즌이란 무엇인가요?

해상 계약 시즌은 운송업체 및 화물 포워드 업체가 해상 화물 서비스의 연간 계약을 협상할 때 화주에게 중요한 시기입니다. 일반적으로 이 시기는 매년 1/4분기에 있으며, 3월과 4월에 협상 활동이 가장 활발합니다. 이 시기에 화주 및 운송업체는 시장 상황을 평가하고 요금 구조를 논의하고 서비스 수준 계약을 마무리합니다.

입찰 시즌이 왜 중요할까요?

해상 계약 시즌은 공급망 비용과 운영 효율성에 직접적으로 영향을 주기 때문에 화주에게 중요한 시기입니다. 화주는 선호하는 화주를 확보함으로써 현물 운임의 변동 위험을 완화할 수 있으며, 안정적인 서비스 수준을 보장하고 전반적인 물류 전략을 최적화합니다. 이 시기 중 효과적인 협상과 전략적인 계획은 글로벌 시장에서 경쟁적 우위를 확보하는 데 중요합니다.

입찰 시즌 중 최적의 해상 화물 계약을 확보하기 위한 5가지 전략

1. 고유한 배송 프로필 이해

해상 입찰 시즌의 복잡성을 효과적으로 탐색하려면 당사자의 특정한 배송 프로필을 깊이 이해하고 있는 것이 중요합니다. 다음 요인을 고려하세요.

배송량 및 빈도 파악

해당 사업부에서 배송해야 하는 양과 빈도를 평가합니다. 이 정보는 잠재적인 규모의 경제를 파악하여 더 유리한 요금을 협상하는 데 도움이 됩니다.

무역로 사용량 분석

이용하는 무역로를 알아보고 시장 역학 및 운송업체 경쟁에서 항만 정체에 이르기까지 각 무역로에 영향을 미치는 특정 요인을 이해해야 합니다. 그러한 지식을 통해 각 무역로에 맞게 협상 전략을 짤 수 있습니다.

화물 특성 이해

배송하는 화물의 유형도 계약 조건에 영향을 미칠 수 있습니다. 부패성화물, 위험물, 특대형 아이템 및 기타 특수 취급이 필요한 물품을 운송할 경우 추가 보험 비용과 항만 수수료가 필요할 수 있습니다. 화물의 구체적인 요구 사항을 알면 예산에 맞게 가장 적합한 운송업체와 서비스 수준을 선택하는 데 도움이 됩니다. 

2. 심층적인 시장 조사 및 분석 수행

요금 경쟁력을 유지하려는 경우 협상한 요금과 시장 해양 화물 요금에 대한 시장 분석을 수행하는 것이 도움이 됩니다. 성공적인 분석은 실시간 데이터, 과거 분석 및 경쟁적 인텔리전스를 결합하여 더욱 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움을 줍니다.

과거 동향 분석

과거 요금 동향을 연구하여 계절적 변동, 주기적 패턴 및 장기간 시장 역학을 이해합니다. 

실시간 요금 모니터링

실시간 해상 화물 요금을 추적하여 최신 시장 동향을 파악합니다. 신뢰할 수 있는 데이터 소스와 도구를 활용하여 요금 변동, 용량 가용성 및 운송업체의 가격 책정 전략에 대한 인사이트를 얻습니다. 

요금 벤치마킹

실시간 요금 정보를 사용하여 협상된 요금과 평균 시장 요금을 비교하고 경쟁력을 평가합니다. 더 좋은 조건에 협상할 수 있는 기회를 가질 수 있는 영역을 파악합니다. 

경쟁업체 조사 수행

가능하면 경쟁업체의 요금과 전략에 대한 정보를 수집합니다. 이 인텔리전스는 업계 표준에 대한 귀중한 인사이트를 제공하고 협상 중 효과적으로 준비하는 데 도움을 줍니다.

3. 신중하게 이용 약관 고려

해상 화물 계약의 이용 약관은 전체 배송 비용 및 서비스 품질을 결정하는 데 중요합니다. 계약을 협상할 때 다음 요인들에 각별히 주의를 기울여 이익을 보호하고 비즈니스 목표에 부합하는 계약을 체결하세요.

계약 기간 결정

단기 계약은 요금을 더 자주 조정할 수 있는 유연성을 제공합니다. 하지만 그로 인해, 특히 배송 성수기에 일관성 없는 서비스 결과로 이어질 수 있습니다. 장기 계약은 더 일반적이며 수요가 많은 시기에 잠재적 요금 이점을 제공할 뿐만 아니라 안정성도 높여줍니다. 그러나, 환율 변동성이 큰 시기에는 유지하기 어려울 수 있습니다.

서비스 수준 계약(SLA) 설정

환승 시간, 장비 가용성 및 화물 취급을 포함하여 서비스 기대치를 명확하게 정의합니다. 구체적인 성과 지표와 규정 미준수에 대한 처벌을 포함하여 운송업체의 책임성을 보장합니다. 

재협상 조건 고려

재개 옵션을 고려하고 시장 상황의 변화에 따라 계약을 조정할 수 있는 유연한 조건을 협상하세요. 

4. 위험 완화

선적을 보호하고 잠재적인 손실을 최소화하려면 입찰 과정에서 강력한 위험 완화 전략을 구현하는 것이 필수적입니다. 

비상 계획 수행

노동 파업, 항만 정체, 자연 재해 또는 지정학적 사건 등 잠재적인 시장 혼란을 해결하기 위한 포괄적인 비상 계획을 개발합니다. 공급망 탄력성을 유지하기 위한 대체 배송 경로, 운송업체 및 창고 옵션을 파악합니다.

화물 보험 옵션 알아보기

포괄적인 화물 보험에 투자하여 유실, 손상 및 도난으로부터 물품의 가치를 더 잘 보호하도록 합니다. 정책으로 물품의 가치가 적절하게 보호되고 적절한 제외 및 제한 사항을 두도록 합니다. 계약에 불가항력 조항을 포함하여 통제할 수 없는 예기치 못한 불가피한 상황이 발생할 경우 위험과 책임을 배분합니다.

규정 준수 유지

상선에 대한 최소 안전 표준을 개괄하는 해양 조약인 해상에서 인명안전을 위한 국제 협약(SOLAS), 위험물 취급에 영향을 주는 IMDG 코드, 거래 기간 및 조건의 규칙인 Incoterms^®를 포함하여 국제 배송 규정에 대한 최신 정보를 확인합니다. 

5. 협상 기술 익히기

위의 단계를 완료한 후 협상을 준비합니다. 효과적인 협상은 유리한 해상 화물 계약을 체결하는 데 중요한 기술입니다. 

미리 계획하기

전통적인 계약 시즌은 3월에서 4월이지만, 매년 1월부터 일찍 계획을 시작할 수 있습니다. 특히 부패성물품은 계약 협상 계획도 미리 시작하세요. 이것은 시즌이 다가오기 최소 4개월부터 6개월 전에 협상해야 합니다. 이를 통해 용량을 확보하고 최적의 요금을 협상할 수 있습니다.

화물량 활용

배송량을 활용하여 더 좋은 요금과 조건을 협상합니다. 배송량이 많을수록 상당한 할인과 우선 서비스를 받을 수 있습니다. 

3PL과 협업 고려

3PL은 선적을 통합하여 더 좋은 협상력을 얻을 수 있습니다. 3PL은 돈독한 운송업체 관계와 업계 전문 지식을 활용하여 변화하는 시장 상황에서도 보다 유리한 요금과 계약 기간을 확보하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

가격뿐만이 아니라 가치에 집중

가격도 중요하지만, 서비스 품질, 안정성 그리고 정시 배송을 우선시합니다. 조금이라도 요금을 얹어야 할 수 있지만, 결국, 화물이 목적지에 제시간에 도착할 수 있다면 요금이 조금 더 높더라도 정당화될 수 있습니다. 

돈독한 관계 구축

운송업체 및 3PL은 신뢰와 투명성, 상호 존중을 받을 만합니다. 명확한 소통으로 구축된 돈독한 관계는 우선 서비스, 유연한 솔루션 및 장기적인 비용 절약 기회로 이어질 수 있습니다.

지속적인 개선: 해상 화물 우수성의 핵심

해상 화물 환경이 계속 발전함에 따라, 계약 관리에 대한 사전 예방적 접근방식을 유지하는 것이 필수적입니다. 연중 내내 시장 동향, 운송업체 성과 및 규제 변화를 면밀히 주시하여 표준이 충족되고 있는지 확인하세요. 시장 상황은 빠르게 변할 수 있습니다. 조건이 허락한다면 변화하는 시장 역학에 적응하기 위해 조건을 재협상할 것을 고려하세요. 

계약 협상에 성공하기 위해서는 가격, 품질, 위험 간의 시너지가 필요하다는 점을 염두에 두세요. 올바른 데이터를 갖추고 정보를 잘 파악할 때 모든 요구를 충족하는 해상 화물 계약을 체결할 수 있습니다.

C.H. Robinson 전문가에게 연락하여 해상 서비스가 입찰 시즌 중, 그리고 그 이후에도 공급망 전략을 최적화할 수 있는 방법을 알아보세요.