掌握海運合約：託運人的簽約季指南

一年一度的海運簽約季對託運人而言是相當重要的時期，這是一個需要大量協商及精明規劃的時期。市價波動、船公司策略推陳出新，加上監管要求越來越多，想在如此複雜的格局中一帆風順實屬不易。

本指南介紹幾項關鍵策略，協助託運人掌握必要知識和工具，以便針對每一年的合約協商預作準備並順利達標。

海運簽約季是什麼？

海運簽約季對託運人而言是相當重要的時期，因為船公司和貨運代理商會在這段期間協商海運服務年度合約。海運合約季通常會在每年的第一季，其中，談判協商高峰期集中在三月和四月。在這段期間，託運人和船公司會評估市場狀況、討論運費結構，並敲定服務層級協議。

為什麼招標季很重要？

海運簽約季會直接影響供應鏈成本與運作效率，因此是託運人極度重視的時期。只要託運人能夠順利簽下有利合約，便能降低即期運價波動造成的風險、確保獲得可靠的服務層級，同時也能進一步完善整體物流策略。在這段期間充分協商並做好精明規劃，對於在全球市場上掌握競爭優勢至關重要。

在招標季談成最佳海運合約的五大策略

1. 了解您獨特的託運要求

要將複雜的海運招標季化繁為簡，必須深入了解貴公司具體的託運要求。請思考下列幾個因素：

釐清貨量和貨運頻率

評估貴公司需要託運多少貨物？多久需要託運一次？這些資訊能協助您找出可能的經濟規模，據此協商更有利的價格。

分析貿易航線使用情形

了解您會使用到的貿易航線，務必理解影響每條航線的具體因素，包括市場變化和船公司競爭情況以及塞港問題等等。掌握這些資訊後，您便能根據每一條貿易航線規劃出不同的協商策略。

了解貨物的特性

託運貨物的類型也會影響合約條件。如需運輸易腐貨品、危險貨品、超大物品及必須進行特殊處理的貨品，可能必須多付保險費及港口費用。知道具體的貨物要求有助於選擇最適合的船公司和服務層級，同時避免預算超支。

2. 進行深入的市場研究與分析

想讓價格保持競爭力，對協商價格和海運運費市價進行比較市場分析會很有幫助。有效的市場分析要結合即時資料、歷史記錄分析以及競爭情資，這樣才能協助您做出更明智的決定。

分析歷史趨勢

研究運費歷史趨勢，以了解季節波動、週期模式，以及長期的市場變化。

監控即時運價

追蹤即時海運運費價格，及時掌握最新的市場趨勢。運用可靠的資料來源和工具深入洞悉價格波動情況、運力的有無，以及船公司的訂價策略。

設定運費基準

運用即時價格資訊比較協商價格與當時的市場價格，並評估協商價格的競爭力。找出可能有機會協商更有利條件的領域。

進行競爭對手研究

如果可以，盡量針對競爭對手的運費和策略收集相關資訊。這項情資可以提供關於產業標準的寶貴見解，並且能協助您在協商過程中充分把持自己的定位。

3. 仔細思考條款及條件

海運合約的條款及條件是決定整體運輸成本和服務品質的關鍵。協商合約時，請密切留意下列幾個因素，以便確實保障自己的利益並順利談成符合業務目標的合約。

確定合約期限

短期合約彈性較大，支持更頻繁地調整運費價格。不過，短期合約也可能導致服務不一致，在航運旺季尤其如此。長期合約較普遍，穩定度較高，在需求量較大的期間掌握價格優勢的可能性也較高。不過，在運費波動時期維持長期合約的難度也較高。

訂定服務層級協議 (SLA)

明確定義服務期望，包括運輸時間、設備有無，以及貨物處理方式。註明具體的表現指標和違約罰則，確保船公司承擔相關責任。

考慮重新協商條款

請務必思考續約選項並協商有彈性的條件，以便隨著市場狀況的變化調整合約。

4. 降低風險

為保護貨件並盡可能降低損失風險，在招標過程中務必採行穩健的避險策略。

進行應變規劃

擬定全面的應急方案，以便因應可能發生的市場中斷，例如罷工、塞港、自然災害或地緣政治事件。確定備用運輸路線、船公司及倉儲選擇，讓供應鏈保持韌性。

了解可以選擇的貨物保險

投保理賠範圍完整的貨物保險可以更確實地保障貨物價值，防範損失、損壞及失竊。保單理賠內容一定要符合貨品價值，而且保單加註的除外條款與限制也應合理適當。在合約中加入不可抗力條款，一旦發生無法預見、無法避免且超出您控制範圍的情況，這樣才能分攤風險與賠償責任。

始終遵守相關法規

清楚瞭解國際運輸法規，包括概述商船最低安全標準的海事條約《海上人命安全國際公約》(International Convention for the Safety of Life at Sea, SOLAS)；規定危險貨品處理程序的《海運危險品國際章程》(International Maritime Dangerous Goods, IMDG)；以及貿易條款與條件規則 Incoterms^®。

5. 掌握協商的藝術

完成上述步驟之後，就可以開始準備協商了。有效的協商是順利談成有利海運合約的重要技巧。

及早規劃

傳統簽約季是每年三月到四月，但可能早在一月就需要開始規劃。越早開始規劃合約協商事宜越好，如果要運輸易腐貨品，更應該在簽約季前至少四到六個月就開始規劃。這樣做有助於談定運輸計畫並協商理想價格。

善用貨運量

利用運輸量協商更好的運費價格和條件。運輸量越大，越有機會獲得更有利的折扣和優先服務。

考慮與第三方物流服務供應商 (3PL) 合作

3PL 可以整合貨件以爭取更有利的協商權。即使是在市場狀況瞬息萬變的情況下，3PL 也能善用強大的船公司關係並發揮業界專業知識，協助您談成更有利的價格和合約條款。

重視價值，而不僅僅是價格

價格固然重要，服務品質、可靠性和準時交貨表現也不能輕視。您可能必須權衡取捨。畢竟，倘若保證能夠準時將貨物運到目的地，運費高一點也合情合理。

建立穩固的關係

與船公司和 3PL 合作需要彼此信任、坦誠溝通和互相尊重。關係穩固的前提是溝通明確順暢，做到這一點才能獲得優先服務、靈活的解決方案，以及長期的成本節省機會。

持續改進：海運保持卓越績效的關鍵

海運情勢會不斷演變，因此，一定要積極做好合約管理工作。全年密切留意市場趨勢、船公司表現以及監管法規的變化，力求符合所有標準。市場情況瞬息萬變。在條款許可的前提下，不妨考慮重談條件，順應不斷變化的市場環境。

請記住，成功的合約協商需要在價格、品質與風險之間實現協同作用。若您掌握正確的資料並及時獲取相關資訊，便能訂立更好地滿足您所有需求的海運合約。

與 C.H. Robinson 專家聯絡，瞭解我們的海運服務如何能夠讓您的供應鏈策略更加完善—無論是否是招標季。