Come sopravvivere a un audit doganale canadese

Cosa aspettarsi da un audit doganale della CBSA

Arriva sulla vostra scrivania con un rumore sordo e il vostro cuore sprofonda. Avete appena ricevuto una lettera che vi notifica l'esecuzione di una Verifica della conformità commerciale da parte della CBSA. Ora venite sottoposti ad un audit doganale. Anche gli importatori più attenti alla conformità temono questo giorno, ma non deve per forza trasformarsi in un incubo.

6 consigli per sopravvivere ad un audit doganale

1. Assegnate a un project manager la supervisione del processo.
   Questa persona deve conoscere la vostra attività, essere un buon comunicatore ed essere in grado di gestire scrupolosamente le scadenze.
2. Predisponete e verificate la documentazione richiesta e presentatela entro la scadenza prevista.
   Gli importatori sono tenuti a conservare una serie completa di registri, compresi i documenti contabili doganali e le copie di tutti gli ordini di acquisto, le fatture, le lettere di credito, le registrazioni dei pagamenti, i certificati di origine, gli accordi con le agenzie di acquisto, gli accordi sui marchi commerciali, le fatture di trasporto, le decisioni doganali, i certificati di destinazione finale ed i documenti contabili relativi all'acquisto, al valore ai fini doganali, all'origine, al marchio, alla destinazione finale ed allo smaltimento della merce.
   
   Il tipo di documenti richiesti dipenderà dal tipo di audit che la CBSA sta effettuando. Verificate attentamente la documentazione richiesta con il vostro intermediario doganale prima di presentarla alla CBSA, per individuare in anticipo qualsiasi potenziale problema. Discutete la strategia da seguire con il vostro fornitore di servizi doganali già nelle prime fasi del processo.
   
   Non procrastinate: lasciatevi tutto il tempo necessario per trovare la documentazione che potrebbe mancarvi. Non dimenticate di compilare il modulo che autorizza la CBSA a trasmettere le comunicazioni anche al vostro intermediario/fornitore di servizi doganali, altrimenti non riceverà una copia del report dell'audit, delle sanzioni ecc.
3. Rispondete alle domande della CBSA in modo onesto e completo, ma nel farlo siate sintetici e precisi.
   Evitate di trasmettere troppe informazioni che possono portare ad ulteriori domande e confondere la questione. Rispondete alla domanda senza aggiungere altro. Ciò può essere più difficile di quanto sembri. Potete chiedere al vostro intermediario doganale di rispondere a qualsiasi richiesta per vostro conto.
4. Esaminate i risultati del report intermedio assieme al vostro intermediario.
   Avete la possibilità di inviare dei commenti sulle decisioni relative al report intermedio. Questa è l'occasione migliore per chiarire eventuali fraintendimenti o fornire ulteriore documentazione o argomentazioni se non siete d'accordo con le constatazioni dell'auditor.
5. Verificate il report finale ed identificate le eventuali correzioni che potrebbero essere necessarie.
   Il rapporto finale dell'audit identificherà eventuali errori e indicherà il periodo per la correzione, che può arrivare al massimo a quattro anni ma in alcune circostanze può essere anche più breve. Le correzioni sono necessarie non solo per le dichiarazioni doganali controllate come campione, ma anche per tutte le transazioni interessate dallo stesso problema. È consigliabile che vi rivolgiate al vostro intermediario doganale per individuare le dichiarazioni che devono venir corrette.
6. Presentate le correzioni entro 90 giorni dalla data dell'ultimo report.
   Tutte le correzioni richieste non presentate entro il termine dei 90 giorni sono soggette alle sanzioni dell'Administrative Monetary Penalty System (AMPS). Qualora non foste d'accordo con le conclusioni dell'auditor, parlate con il vostro intermediario o fornitore di servizi doganali per valutare se ci sono i presupposti per un ricorso.

I passi successivi: avviate una discussione sui rischi relativi alla conformità

Naturalmente, la migliore difesa è quella di essere in regola con la conformità fin dall'inizio. È buona norma discutere dei rischi di conformità e delle buone prassi con il vostro consulente doganale di fiducia prima che arrivi la lettera che vi notifica l'esecuzione dell'audit. Per saperne di più, contattate uno dei nostri esperti di politica commerciale.