Maîtriser les contrats de fret maritime : guide de l'expéditeur pour la saison des contrats

La saison annuelle des contrats de fret maritime est une période critique pour les transporteurs. C'est une période d'intenses négociations et de planification stratégique. Les variations des taux du marché, les changements de stratégies des transporteurs et les exigences réglementaires accrues rendent ce paysage difficile à appréhender.

Ce guide offre des stratégies essentielles pour permettre aux expéditeurs d'acquérir les connaissances et les outils nécessaires à la préparation et à la réussite de leurs négociations contractuelles, année après année.

Qu'est-ce que la saison des contrats maritimes ?

La saison des contrats maritimes est cruciale pour les chargeurs. Pendant cette période, les transporteurs et les transitaires négocient des contrats annuels de fret maritime. Cela se produit généralement au cours du premier trimestre de chaque année, avec un pic d'activité de négociation en mars et avril. Pendant cette période, les chargeurs et les transporteurs évaluent les conditions du marché, discutent des structures tarifaires et finalisent les accords sur les niveaux de service.

Pourquoi la saison des appels d'offres est-elle importante ?

La saison des contrats maritimes est d'une importance capitale pour les chargeurs, car elle a un impact direct sur les coûts de leur chaîne logistique et sur leur efficacité opérationnelle. En obtenant des contrats favorables, les chargeurs peuvent atténuer le risque de fluctuation des taux au comptant, garantir des niveaux de service fiables et optimiser les stratégies logistiques globales. Une négociation efficace et une planification stratégique durant cette période sont essentielles pour obtenir un avantage concurrentiel sur le marché mondial.

5 stratégies pour obtenir des contrats de fret maritime optimaux pendant la saison des appels d'offres

1. Comprendre son profil d'expédition unique

Pour naviguer efficacement dans les méandres de la saison des appels d'offres maritimes, il est essentiel de bien comprendre son profil d'expédition spécifique. Tenez compte des facteurs suivants :

Identification du volume et la fréquence des expéditions

Évaluez la quantité et la fréquence des envois de votre entreprise. Ces informations vous aideront à identifier les économies d'échelle potentielles afin de négocier des tarifs plus avantageux.

Analyse de l'utilisation de la voie commerciale

Si vous connaissez les voies commerciales que vous utilisez, veillez à comprendre les facteurs spécifiques qui influent sur chacune d'entre elles, qu'il s'agisse de la dynamique du marché, de la concurrence des transporteurs ou de l'encombrement des ports. Cela vous permettra d'adapter votre stratégie de négociation à chaque voie commerciale.

Comprendre les caractéristiques de son fret

Le type de fret que vous expédiez peut également avoir une incidence sur les conditions de votre contrat. Le transport de denrées périssables, de marchandises dangereuses, d'articles surdimensionnés et d'autres marchandises nécessitant une manutention particulière peut entraîner des coûts d'assurance et des frais portuaires supplémentaires. Connaître les besoins spécifiques de votre fret vous aidera à sélectionner le transporteur et le niveau de service les plus appropriés tout en respectant votre budget. 

2. Mener des études et des analyses de marché approfondies

Pour que vos tarifs restent compétitifs, effectuez une analyse de marché de vos tarifs négociés par rapport aux tarifs de fret maritime du marché. Une analyse réussie combine des données en temps réel, une analyse historique et une veille concurrentielle pour vous aider à prendre des décisions plus éclairées.

Analyse des tendances historiques

Étudiez les tendances historiques des taux pour comprendre les fluctuations saisonnières, les modèles cycliques et la dynamique du marché à long terme. 

Surveiller les taux en temps réel

Restez informé des tendances actuelles du marché en suivant les taux de fret maritime en temps réel. Utilisez des sources de données et des outils fiables pour mieux comprendre les fluctuations des tarifs, la disponibilité des capacités et les stratégies de tarification des transporteurs. 

Étalonner ses tarifs

Utilisez les informations tarifaires en temps réel pour comparer vos tarifs négociés aux tarifs en vigueur sur le marché et évaluer leur compétitivité. Identifiez les domaines dans lesquels vous pouvez négocier de meilleures conditions. 

Effectuer des recherches sur les concurrents

Si possible, recueillez des informations sur les tarifs et les stratégies de vos concurrents. Ces informations peuvent fournir des indications précieuses sur les normes du secteur et vous aider à vous positionner efficacement lors des négociations.

3. Examiner attentivement les clauses

Les clauses de votre contrat de fret maritime sont essentielles pour déterminer vos coûts d'expédition mondiaux et la qualité du service. Lors de la négociation de votre contrat, accordez une attention particulière aux facteurs suivants afin de protéger vos intérêts et d'obtenir un contrat conforme à vos objectifs commerciaux.

Définir la durée du contrat

Les contrats à court terme offrent plus de flexibilité et permettent d'ajuster les tarifs plus souvent. Cependant elles peuvent entraîner un manque de cohérence dans le service, en particulier pendant les périodes de pointe des expéditions. Les contrats à long terme sont plus courants et offrent une plus grande stabilité ainsi que des avantages tarifaires potentiels pendant les périodes de forte demande. Cependant, ils peuvent être difficiles à gérer pendant les périodes de volatilité des taux.

Définir des accords de niveau de service (SLA)

Définissez clairement les attentes en matière de service, y compris les temps de transit, la disponibilité des équipements et la manutention des marchandises. Ajoutez des mesures de performance spécifiques et des sanctions en cas de non-conformité afin de garantir la responsabilité du transporteur. 

Envisager les conditions de renégociation

Veillez à envisager des options de renouvellement et à négocier des conditions souples qui vous permettent d'adapter votre contrat à l'évolution des conditions du marché. 

4. Atténuer les risques

Pour protéger vos envois et minimiser les pertes potentielles, il est essentiel de mettre en œuvre de bonnes stratégies d'atténuation des risques au cours de son processus d'appel d'offres. 

Planification des mesures d'urgence

Élaborez des plans d'urgence complets pour faire face aux perturbations potentielles du marché, telles que les grèves, la congestion des ports, les catastrophes naturelles ou les événements géopolitiques. Identifiez d'autres itinéraires d'expédition, transporteurs et options d'entreposage pour gérer la résilience de la chaîne logistique.

Connaître les options d'assurance du fret

Investissez dans une assurance cargo complète pour mieux protéger la valeur de vos marchandises contre la perte, les dommages et le vol. Assurez-vous que votre police couvre correctement la valeur de vos biens et qu'elle comporte des exclusions et des limitations appropriées. Intégrez des clauses de force majeure dans vos contrats afin de répartir les risques et les responsabilités en cas de circonstances imprévues et inévitables échappant à votre contrôle.

Assurer la conformité réglementaire

Soyez informé des réglementations internationales en matière de transport maritime, notamment la Convention internationale pour la sauvegarde de la vie humaine en mer (SOLAS), un traité maritime définissant des normes de sécurité minimales pour les navires marchands, le code IMDG, qui concerne la manutention des marchandises dangereuses, et les Incoterms^®, les règles relatives aux clauses de commerce. 

5. Maîtriser l'art de la négociation

Après avoir suivi les étapes ci-dessus, préparez-vous aux négociations. Une négociation efficace est une compétence essentielle pour obtenir des contrats de fret maritime favorables. 

Anticipation

Bien que la saison contractuelle traditionnelle s'étende de mars à avril, la planification peut commencer dès le mois de janvier de chaque année. Commencez à planifier vos négociations contractuelles bien à l'avance, en particulier pour les denrées périssables, qui doivent être négociées au moins quatre à six mois avant la saison à venir. Cela vous permet de garantir la capacité et de négocier des tarifs optimaux.

Optimiser des volumes de fret

Utilisez votre volume d'expédition pour négocier de meilleurs tarifs et conditions. Des volumes plus importants peuvent donner lieu à des réductions significatives et à un service prioritaire. 

Envisagez de travailler avec un 3PL

Un 3PL peut consolider les envois pour mieux négocier. En s'appuyant sur de bonnes relations avec les transporteurs et sur leur expertise du secteur, les 3PL peuvent contribuer à obtenir des tarifs et des conditions contractuelles plus favorables, même lorsque les conditions du marché évoluent.

Focaliser sur la qualité, pas seulement sur le prix

Bien que le prix soit important, donnez la priorité à la qualité du service, à la fiabilité et au respect des délais. Il se peut que vous soyez amené à sacrifier un peu pour en obtenir davantage. Après tout, un tarif légèrement plus élevé peut être justifié s'il permet à votre fret d'arriver à destination à temps. 

Établir de bonnes relations

Les transporteurs et les 3PL méritent la confiance, la transparence et le respect également. Des relations solides fondées sur une communication claire peuvent déboucher sur un service prioritaire, des solutions flexibles et des possibilités d'économies à long terme.

Amélioration continue : la clé de l'excellence en matière de fret maritime

Alors que le paysage du fret maritime continue d'évoluer, il est essentiel de maintenir une approche proactive de la gestion des contrats. Tout au long de l'année, surveillez de près les tendances du marché, les performances des transporteurs et les changements de réglementation pour vous assurer que les normes sont respectées. Les conditions du marché peuvent évoluer rapidement. Si vos conditions le permettent, envisagez de les renégocier pour les adapter à l'évolution de la dynamique du marché. 

Gardez à l'esprit que des négociations contractuelles réussies exigent une synergie entre le prix, la qualité et le risque. En disposant des bonnes données et en restant bien informé, vous obtiendrez des contrats de fret maritime qui répondront mieux à tous vos besoins.

Contactez un expert C.H Robinson pour découvrir comment nos services maritimes peuvent optimiser votre stratégie de chaîne logistique—pendant la saison des appels d'offres et au-delà.