Comment réduire les frais inutiles d'immobilisation et de surestaries

La gestion des coûts de la chaîne logistique peut être primordiale pour assurer la rentabilité d’une entreprise. Parmi les diverses dépenses liées au transport mondial, les frais d'immobilisation et de surestaries peuvent rapidement s’accumuler—surtout lorsqu’ils ne sont pas gérés efficacement. Mais de quoi s’agit-il exactement?

Définition des redevances portuaires : immobilisation, surestaries et temps d’attente

Aux États-Unis, les frais d'immobilisation désignent les frais encourus lorsque les conteneurs sont retenus à l’extérieur du terminal au-delà du temps libre alloué pour le déchargement ou le chargement. Cela peut se produire si les conteneurs sont retardés dans votre installation ou votre entrepôt.

Les frais de surestaries, quant à eux, sont les coûts associés à la conservation des conteneurs au port au-delà de la période gratuite autorisée pour le chargement ou le déchargement. Cela se produit généralement lorsqu’il y a des retards dans le dédouanement ou lorsque le fret n’est pas récupéré rapidement au terminal.

Les frais portuaires peuvent également inclure les frais de temps d’attente. Ceux-ci s’accumulent lorsqu’un conteneur ou un navire est inactif et n’est pas activement chargé ou déchargé s’il dépasse le temps libre autorisé par le port. 

Pourquoi les redevances portuaires existent-elles : la clé de la simplification des opérations

Ces types de frais sont conçus pour encourager les opérations en temps opportun et l’utilisation efficace des conteneurs et de l’espace portuaire, ce qui permet d’éviter les retards et la congestion. En facturant l’utilisation excessive de l’espace et de l’équipement, les ports s’assurent que les ressources sont disponibles là où elles sont nécessaires pour maintenir un flux fluide de marchandises.

Cependant, lorsqu’ils ne sont pas gérés efficacement, ces frais de port peuvent rapidement s’accumuler, entraînant des coûts inattendus qui grugent vos marges bénéficiaires. Sans oublier que les retards d’expédition et de réception peuvent avoir un effet domino sur l’ensemble de votre chaîne logistique, entraînant des délais non respectés, des clients insatisfaits et des relations tendues avec les prestataires de services.

5 stratégies qui peuvent réduire les coûts supplémentaires liés à l'immobilisation et aux surestaries

Ces mesures concrètes peuvent aider à réduire le risque de frais d'immobilisation et de surestaries inutiles, ce qui vous aide à simplifier les opérations de votre chaîne logistique et à maintenir la rentabilité.

1. Configurer des lieux d’expédition et de réception pour réussir

Les expéditeurs/destinataires ont la responsabilité de posséder certaines parties de la chaîne logistique. En fonction de votre gestion, ces pièces dicteront vos frais accessoires. Par exemple, si le déchargement de vos marchandises importées prend plus de trois heures ou si vous avez des contraintes de personnel l’après-midi en raison de l’espace d’entrepôt partagé pour les exécutions et le fret entrant, vous risquez de voir plus de frais d'immobilisation, de surestaries et de stockage.

D’un autre côté, si vous pouvez vous adapter à des fenêtres de réception ou de rendez-vous ouvertes, plutôt qu’à des pénalités sévères ou à un report en dehors des créneaux de 15 minutes, vous pouvez voir ces frais, ainsi que les frais de stockage, diminuer.

Assurez-vous que vos installations sont équipées pour traiter votre fret efficacement. Cela comprend la mise en place de l’équipement nécessaire, d’un personnel formé et de procédures claires.

Meilleures pratiques :

• Formez le personnel à la manutention rapide et sûre des expéditions.
• Effectuez régulièrement des audits pour identifier les domaines à améliorer.
• Mettrez en œuvre des solutions technologiques, telles que des systèmes de gestion d’entrepôt (WMS), pour suivre et gérer les stocks.

2. Regrouper les services internationaux

Le regroupement de services internationaux peut réduire considérablement la complexité et les coûts de votre chaîne logistique. En regroupant des services tels que l’expédition de fret, le courtage en douane et l’entreposage auprès d’un seul fournisseur, vous bénéficiez d’un meilleur contrôle et d’une meilleure coordination.

Envisagez d’aligner votre factage maritime, votre dédouanement et votre fret maritime grâce à une seule relation de chaîne logistique solide. En travaillant avec le bon transitaire, vous pouvez prédédouaner les marchandises, ce qui peut vous aider à vous assurer que les conteneurs ne restent pas immobiles inutilement, ce qui gruge votre temps libre sur le terminal.

Les transferts internes sur un seul système peuvent atténuer le risque de ralentissements et aider à contrôler vos frais d'immobilisation et de surestaries, sans parler de l’ajout d’une visibilité en amont à votre fret en transit.

Meilleures pratiques :

• Envisagez de négocier des forfaits de services groupés pour faire des économies.
• Choisissez un prestataire logistique offrant des services internationaux complets.

3. Faire confiance à l’expertise de votre fournisseur de chaîne logistique

Un fournisseur de qualité, comme C.H. Robinson, aura des relations solides avec les transporteurs maritimes et une capacité de factage maritime. Grâce à ces relations, le bon fournisseur peut offrir des solutions personnalisées, comme des livraisons accélérées et le suivi de votre dernier jour libre pour aider à atténuer les surestaries, l'immobilisation et les frais de stockage.

Meilleures pratiques :

• Sélectionnez un fournisseur ayant fait ses preuves dans votre secteur.
• Procédez régulièrement à des examens stratégiques pour cerner et résoudre les problèmes potentiels.

4. Comprendre le marché, les tarifs quotidiens et les conditions de votre contrat

Il est crucial de se tenir informé des conditions du marché, des tarifs journaliers et des conditions contractuelles spécifiques. Ces connaissances vous permettent d’anticiper les fluctuations et de négocier de meilleures conditions avec les transporteurs et les fournisseurs de services. Familiarisez-vous avec ces termes pour éviter les coûts de hors saisons.

C.H. Robinson propose même un programme de tarification de la détention qui offre des tarifs quotidiens inférieurs à ceux du marché et une facturation proactive pour minimiser les factures et les coûts supplémentaires. Si vous avez des questions sur les frais, demandez à votre transitaire et n’oubliez pas que les tarifs de surestaries et d'immobilisation doivent être facturés par jour et facturés par conteneur.

La connaissance des tendances et des tarifs actuels peut vous aider à prendre des décisions éclairées et à éviter des frais imprévus.

Meilleures pratiques :

• Consultez régulièrement les mises à jour du marché du fret et les actualités du secteur.
• Analysez vos données d’expédition pour identifier des modèles et prévoir les délais d’expédition de pointe.

5. Être cohérent dans la documentation et la communication

Tenez des registres détaillés des mouvements de fret, des communications et des documents de facturation. Une documentation claire est essentielle pour résoudre les litiges et assurer un traitement équitable.

Il est également important d'assurer une communication ouverte avec les opérateurs et les terminaux. Si des circonstances imprévues peuvent entraîner des retards, il est essentiel de donner un préavis pour négocier des prolongations ou d’autres arrangements.

Si vous avez des points de contact avec les courtiers, les transporteurs, les chauffeurs, les destinataires et les transitaires, assurez-vous qu’ils communiquent tous entre eux pendant que le conteneur se déplace vers ou depuis votre porte.

Meilleures pratiques :

• Utilisez des outils numériques pour gérer et partager des documents en temps réel.
• Mettez en œuvre un processus de documentation normalisé dans l’ensemble de votre organisation.
• Établissez des protocoles de communication réguliers avec vos transporteurs, vos fournisseurs et vos clients.

Dernières informations : gérer de manière proactive l'immobilisation et les surestaries

La réduction des frais d'immobilisation et de surestaries inutiles nécessite une approche stratégique qui englobe une gestion efficace des installations, des services groupés, des relations avec des experts, une connaissance du marché et une documentation cohérente.

En suivant ces conseils et en mettant en œuvre les meilleures pratiques qui correspondent à vos besoins, il est possible de simplifier les opérations de votre chaîne logistique, de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité globale. Restez proactif, informé et optimisez de l’expertise de vos fournisseurs de la chaîne logistique pour naviguer à travers les complexités de la logistique mondiale avec succès.

Prêt à commencer ? Contactez notre équipe d’experts dès aujourd’hui pour discuter de la façon dont C.H. Robinson peut vous aider à naviguer, à gérer et à minimiser les frais portuaires inutiles.