Perspectives récentes en matière de commerce et de droits de douane

15 décembre 2022 |  Jeff Simpson Directeur de la conformité

Plusieurs drapeaux de pays flottant en rang sur un ciel bleu 
Conservation des enregistrements d’exportation

La plupart des entreprises connaissent l’importance de tenir des registres d’importation, mais trop peu réalisent à quel point il est important de tenir des registres d’exportation pour la conformité réglementaire.

Lorsqu’ils apprennent qu’ils ont besoin de documents d’exportation, par exemple pour une inspection d’un organisme fédéral, les exportateurs nous demandent souvent des documents d’expédition antérieurs ou d’extraire les données de dépôt d’exportation de l’environnement commercial automatisé (ACE) pour eux. Malheureusement, même si nous aimerions aider, les transitaires tiennent des registres des exportations que nous facilitons pour nos propres exigences en matière de conservation des dossiers et, dans la pratique, ils ne sont pas au courant de nombreux documents que les exportateurs sont tenus de conserver.

Où pouvez-vous trouver les exigences en matière de conservation des dossiers?

Contrairement aux importations pour lesquelles les douanes américaines sont le principal organisme fédéral, les exportations sont supervisées par plusieurs organismes fédéraux, la compétence étant fondée sur le type de produit, l’emplacement de l’utilisateur final, l’utilisation finale et le dépôt d’exportation lui-même. À titre de référence, les nombreux organismes qui ont ou pourraient avoir compétence sur une exportation comprennent :

  • Bureau de l’industrie et de la sécurité (BIS), qui supervise le Règlement sur l’administration des exportations (EAR) 15 C.F.R. § 730-74;
  • Direction du contrôle du commerce de la défense (DDTC), qui supervise l’International Traffic in Arms Regulations (ITAR) 22 C.F.R. § 120-130;
  • Office of Foreign Assets Controls (OFAC), qui supervise le Foreign Assets Controls Regulations 31 C.F.R. § 500-590; et
  • Division du commerce extérieur du recensement des États-Unis, qui supervise le Foreign Trade Regulations (FTR) 15 C.F.R. § 30.

Étant donné que chaque organisme et chaque réglementation correspondante ont des exigences particulières en matière de conservation des dossiers, il est essentiel que les exportateurs comprennent et respectent chacune d’elles.

Quelles sont les exigences?

En règle générale, chaque transaction d’exportation devrait « raconter sa propre histoire », c’est-à-dire que tous les documents connexes, du bon de commande à la preuve de paiement, devraient être conservés cinq ans en arrière. À partir de là, des détails supplémentaires doivent être abordés en fonction des exigences spécifiques de l’agence et de la réglementation, qui peuvent varier considérablement.

Par exemple, en ce qui concerne la partie principale intéressée des États-Unis (USPPI) et la partie principale étrangère intéressée (FPPI), le Règlement sur le commerce extérieur (FTR) de l’article 30.10 du titre 15 du C.F.R. (Conservation des informations sur les exportations et pouvoir d’exiger la production de documents) stipule ce qui suit :

a) Conservation des informations sur les exportations. Toutes les parties à la transaction d’exportation (propriétaires et exploitants de transporteurs à l’exportation, USPPI, IPPI et/ou agents agréés) conserveront les documents relatifs à l’expédition destinée à l’exportation pendant cinq ans à compter de la date d’exportation. Si le Département d’État ou un autre organisme de réglementation a des exigences en matière de tenue de registres pour les exportations qui dépassent la période de conservation spécifiée dans la présente partie, ces exigences prévalent. L’USPPI ou l’agent autorisé de l’USPPI ou du FPPI peut demander une copie de l’enregistrement électronique ou de la soumission au Census Bureau comme prévu dans la sous-partie G de la présente partie. La conservation et la tenue à jour des dossiers AES par le Census Bureau ne dispensent pas les déclarants des exigences du §30.10.

b) Pouvoir d’exiger la production de documents. Afin de vérifier l’exhaustivité et l’exactitude des informations communiquées conformément au § 30.6, et à d’autres fins en vertu des règlements de la présente partie, toutes les parties à la transaction d’exportation (propriétaires et exploitants des transporteurs exportateurs, USPPI, FPPI et/ou agents autorisés) doivent fournir, sur demande, au Census Bureau, au CBP, à l’ICE, à la BIS et aux autres organismes participants EEI, les documents d’expédition, les factures, les commandes, les listes de colisage et la correspondance ainsi que toute autre information pertinente ayant une incidence sur une transaction d’exportation spécifique à tout moment au cours de la période de cinq ans.

Le Règlement sur l’administration des exportations (EAR) impose des exigences très différentes en matière de tenue de documents. Par exemple, 15 C.F.R. § 762.2(a) (dossiers à conserver) établit une longue liste de documents qui doivent être conservés, y compris des notes de service, des notes, de la correspondance, des contrats, des appels d’offres, des livres de comptes, etc. L’EAR explique et définit ensuite la période de conservation des enregistrements dans 15 C.F.R. § 762.6(a) :

« Période de conservation de cinq ans

Tous les dossiers que l’EAR doit conserver doivent être conservés pendant cinq ans à compter de la dernière des dates suivantes :

1) L’exportation des États-Unis de l’article faisant l’objet de la transaction à laquelle les documents se rapportent ou la fourniture d’un financement, d’un transport ou d’un autre service pour ou pour le compte d’utilisateurs finals suscitant des préoccupations en matière de prolifération, comme décrit à l’article 736.2(b)(7) et 744.6 de l’AER;

2) Toute réexportation, tout transfert (dans le pays), tout transbordement ou tout détournement connu de ces articles;

(3) Toute autre résiliation de la transaction, que ce soit formellement par écrit ou par tout autre moyen; ou

(4) Dans le cas de registres relatifs à des transactions impliquant des pratiques commerciales restrictives ou des boycotts décrits à la partie 760 des EAR, la date à laquelle la personne réglementée reçoit la demande ou l’exigence liée au boycott.

Se préparer en tant que pratique exemplaire

À titre de meilleure pratique, assurez-vous de mettre en place une politique robuste de conservation des dossiers d’exportation dans le cadre de votre programme global de conformité des exportations. Il est dans votre intérêt de vous assurer que vous conservez vos dossiers d’exportation et que vous êtes en mesure de produire tous les documents requis sur demande.

Vous avez d’autres questions ou vous avez besoin d’aide supplémentaire pour cette question ou pour toute autre question douanière et commerciale? Communiquez avec l’un de nos experts en politique commerciale pour en savoir plus.

 

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