Cómo reducir gastos innecesarios por demoras y almacenaje en terminal

La gestión de costos en la cadena de suministro puede ser crucial para mantener la rentabilidad de una empresa. De los gastos involucrados con el transporte global, los cargos por demoras y almacenaje en terminal pueden acumularse rápidamente —especialmente si no se gestionan de manera efectiva—. ¿Cuáles son exactamente estos cargos?

Definición de tarifas portuarias: demoras, almacenaje en terminal y tiempo en espera

En los Estados Unidos, los cargos por demoras se refieren a las tarifas que se incurren cuando los contenedores se retienen fuera de la terminal más allá del tiempo libre asignado para la carga o descarga. Esto puede suceder si los contenedores se retrasan en sus instalaciones o almacén.

Los cargos por almacenaje en terminal, por otro lado, son los costos asociados con el mantenimiento de los contenedores en el puerto más allá del período libre permitido para la carga o descarga. Esto suele ocurrir cuando hay retrasos en el despacho de aduanas o cuando la carga no se recoge rápidamente en la terminal.

Las tarifas portuarias también pueden incluir cargos por tiempo de espera. Estas se acumulan cuando un contenedor o buque está inactivo y no se carga o descarga activamente si excede el tiempo libre permitido por el puerto. 

Por qué existen estos cobros en los puertos: son la clave para agilizar las operaciones

Este tipo de cargos están diseñados para incentivar las operaciones oportunas y el uso eficiente de los contenedores y el espacio portuario, lo que ayuda a evitar retrasos y congestión. Al cobrar por el uso excesivo de espacio y equipos, los puertos garantizan que los recursos estén disponibles donde se necesitan y mantener el flujo de las mercancías.

Sin embargo, cuando no se gestionan de manera efectiva, estos cobros pueden acumularse rápidamente, generando costos inesperados que reducen sus márgenes de ganancia. Además, los retrasos en el envío y la recepción pueden causar un efecto dominó en toda su cadena de suministro, lo que lleva a plazos incumplidos, clientes insatisfechos y relaciones tensas con los proveedores de servicios.

5 estrategias que pueden reducir los costos adicionales por demoras y almacenaje en terminal

Estos pasos prácticos pueden ayudar a reducir la posibilidad de cargos innecesarios por demoras y almacenaje en terminal, lo que le ayuda a optimizar las operaciones de su cadena de suministro y mantener la rentabilidad.

1. Configure las ubicaciones de envío y recepción para garantizar el éxito

Los embarcadores/consignatarios tienen la responsabilidad de hacerse cargo de ciertas partes de la cadena de suministro. La manera en que gestionen estas partes influirá en los cargos adicionales que puedan incurrir. Por ejemplo, si sus mercancías importadas tardan más de tres horas en descargarse o si tienen limitaciones de personal por las tardes debido que comparten espacio de almacenamiento para la recepción de cargas, pudiera incurrir en más cargos por detención, demora y almacenamiento.

Por otro lado, si cuentan con horarios de recepción abiertos o citas flexibles, en lugar de aplicar penalidades severas o reprogramaciones por no cumplir con ventanas de 15 minutos, es posible que estos cargos —así como las tarifas de almacenamiento— disminuyan.

Asegúrese de que sus instalaciones estén equipadas para manejar su carga de manera eficiente. Esto incluye contar con el equipo necesario, personal capacitado y procedimientos claros.

Mejores prácticas:

• Capacite a su personal para manejar sus cargas de manera rápida y segura.
• Realice auditorías periódicas de las instalaciones para identificar áreas de mejora.
• Implemente soluciones tecnológicas, como warehouse management systems (WMS), para realizar un seguimiento y gestión del inventario.

2. Agrupe servicios internacionales

La agrupación de servicios internacionales puede reducir significativamente la complejidad y los costos en su cadena de suministro. Al consolidar servicios como el transporte de mercancías, el agente de aduanas y el almacenamiento con un solo proveedor, obtiene un mejor control y coordinación.

Considere la posibilidad de alinear su transporte marítimo, el despacho de aduanas y su carga marítima a través de una única relación sólida en la cadena de suministro. Al trabajar con el agente de carga adecuado, puede despachar previamente las mercancías, lo que puede ayudar a garantizar que los contenedores no permanezcan innecesariamente, consumiendo su tiempo libre en la terminal.

Las transferencias internas en un sistema pueden mitigar el riesgo de retrasos y ayudar a controlar sus cargos por demoras y almacenaje en terminal, además de que agregan visibilidad a su carga mientras está en tránsito.

Mejores prácticas:

• Considere la posibilidad de negociar servicios en paquetes para aprovechar los ahorros de costos.
• Elija un proveedor de logística con servicios internacionales integrales.

3. Confíe en la experiencia de su proveedor de cadena de suministro

Un proveedor de calidad, como C.H. Robinson, tendrá sólidas relaciones con los transportistas marítimos y la capacidad de acarreo marítimo. Con estas relaciones, el proveedor adecuado puede ofrecer soluciones personalizadas, como entregas aceleradas y seguimiento de su último día libre de demoras para ayudar a mitigar los gatos por demoras y almacenamiento en terminal.

Mejores prácticas:

• Seleccionar un proveedor con trayectoria comprobada en la industria.
• Participar en revisiones estratégicas periódicas para identificar y abordar posibles problemas.

4. Estudie el mercado, las tarifas diarias y las clausulas de sus contratos

Mantenerse informado sobre las condiciones del mercado, las tarifas diarias y las clausulas específicas de sus contratos es crucial. Este conocimiento le permite anticiparse a las fluctuaciones y negociar mejores términos con los operadores y proveedores de servicios. Familiarícese con estos términos para ayudar a evitar gastos extras.

C.H. Robinson ofrece un programa de tarifas de detención por debajo del mercado y facturación proactiva para minimizar las facturas y los costos adicionales. Si tiene preguntas sobre los cargos, consulte a su agente de carga y recuerde que las tarifas de demora y almacenaje en terminal deben ser por día y facturarse por contenedor.

Estar al tanto de las tendencias y tarifas actuales puede ayudarle a tomar decisiones informadas y evitar cargos inesperados.

Mejores prácticas:

• Lea regularmente los reportes con información de la situación actual del mercado y las novedades de la industria.
• Analice los datos de sus cargas para identificar patrones y predecir el aumento de los tiempos de envío.

5. Sea consistente con la documentación y la comunicación

Mantenga registros detallados de los movimientos de sus cargas, comunicaciones y facturas. La documentación clara es crucial para resolver disputas y garantizar un trato justo.

También es importante mantener una comunicación abierta con los operadores y las terminales. Si surgen circunstancias imprevistas que puedan provocar retrasos, la notificación anticipada es fundamental para negociar extensiones o acuerdos alternativos.

Si tienen contacto con brokers, transportistas, operadores de transporte, consignatarios y agentes de carga, asegúrense de que todos se comuniquen entre sí mientras el contenedor viaja hacia o desde su destino.

Mejores prácticas:

• Usar herramientas digitales para administrar y compartir documentos en tiempo real.
• Implementar un proceso de documentación estandarizado en toda su organización.
• Establecer protocolos de comunicación regulares con operadores, proveedores y clientes.

Conclusiones: Gestione de forma proactiva las demoras y el almacenamiento en terminal

Reducir los cargos innecesarios por demoras y almacenamiento en terminal requiere un enfoque estratégico que abarque una gestión eficiente de las instalaciones, conjunto de servicios, relaciones con expertos, conocimiento del mercado y documentación consistente.

Al seguir estos consejos e implementar las mejores prácticas que tengan sentido para sus necesidades, es posible optimizar las operaciones de su cadena de suministro, reducir costos y mejorar la eficiencia general. Manténgase proactivo, bien informado y aproveche la experiencia de sus proveedores de la cadena de suministro para sortear con éxito por las complejidades de la logística global.

¿Listo para comenzar? Contáctese con nuestro equipo de expertos hoy mismo para analizar cómo C.H. Robinson puede ayudarle a navegar, gestionar y minimizar los gastos innecesarios en puerto.