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ACME 案例研究

該製造商與 C.H. Robinson 合作制訂全面的進出口合規計劃

ACME-行業

一家公司如何制訂和執行美國進出口合規計劃

Acme Industries1 長期以來都以最大的誠信經營業務。在與 C.H. Robinson 貿易政策團隊坐下來審查合規稽核結果的那一天,這家公司的高層團隊清楚地意識到了一些事實。稽核表明已出現嚴重的進出口違規行為,如果不加以修正,可能會對企業造成嚴重損害。

不斷發展的供應鏈是成長的關鍵

那天,該公司和貿易政策團隊齊心協力,制訂了一個全面的綜合合規計劃,以重新調整局面。透過雙方合作,Acme 將加強其進出口合規實踐,並降低罰款和處罰的風險。

Acme 的情況並不罕見。許多公司沒有意識到,如果沒有可靠的進出口計劃和專職人員來執行所需的流程,他們可能會將其業務置於重大風險之中。

選擇 trusted advisor® 專家

作為不受出口管制的普通消費品大型美國進口商/出口商,Acme 管理著強大而複雜的供應鏈,將產品分銷到 150 多個國家/地區。他們的產品從中國、墨西哥、澳大利亞、越南或新加坡運往美國,從美國運往中南美洲、歐亞大陸、非洲、太平洋地區和中東。

早在稽核開始之前,Acme 就已經委託 C.H. Robinson 提供全球範圍內的全球貨運服務以及美國的整車、零擔和聯運服務。該公司的收貨、採購和運輸部門使用 C.H. Robinson 的技術線上預設交貨預約,獲得有關運輸成本的詳細報告,並對照基準監控準時取貨和交貨。兩家公司密切合作並擁有相同的目標:制訂高效率、合規的全球供應鏈。

多年來,Acme 的物流副總裁 Donna Smith 對 C.H. Robinson 團隊的穩定性表示讚賞。「他們對我們的價值遠不止於深刻瞭解我們的業務」,史密斯說。「他們關注我們行業和市場的趨勢,並提供積極的想法來挑戰我們並幫助我們改進。他們希望我們成功。他們將我們的最大利益放在第一順位。」

多年來,兩家公司討論了一些合規機會。但是直到 Smith 參加了C.H. Robinson 舉行的某一次貿易合規和政策研討會,她才聽到了她以前從未聽說過的事情:在進出口方面,公司通常不瞭解他們真正的責任範圍。很多時候,公司認為與信譽良好的貨運代理和報關行合作進行進出口業務是安全的。事實上,如果貨運代理或經紀人出現錯誤,最終的責任——以及由此產生的罰款——完全由公司承擔。

Smith 回到 Acme 並回顧了她在研討會上學到的一些東西。她決定是時候請一位 C.H. Robinson 的 Trusted Advisor® 專家與公司的高級管理人員交談,以解釋他們的職責。作為其中的一部分,專家進行了一次小型稽核,並將這些調查結果提交給了高級管理層,並就公司可以採取哪些措施扭轉局面提出了建議。

舉辦培訓,制訂合規策略

高度重視正確申報進出口貨物,避免受到處罰。組織內的不同職位人員必須遵循詳細、集中的進口程序和流程,並且可能在從美國出口貨物時更加注意細節。了解進出口要求的關鍵人員必須指導和協調這些活動,以便公司能夠履行其義務。而且,由於進出口法規不斷變化,讓每個人都了解最新的責任是一項持續的挑戰。

Acme 在該組織的辦公室現場接待了 C.H. Robinson 貿易政策團隊的成員。該團隊也在其他地方舉辦了多次為期一天的培訓研討會。來自 Acme 多個分公司和各個部門的 250 多名員工參加了會議。會議涵蓋了一般進出口法規、Incoterms®、如何申報進口到美國的貨物的正確估價以及哪些聯邦機構控制美國出口。培訓中還解釋了認定出口、統一關稅分類、反傾銷法、反抵制法、自由貿易協定和其他複雜概念。

「貿易政策團隊加入了一些他們在過去職位和各個行業的真實生活故事和案例,包括與我們類似的行業。這些小故事使這個主題變得有趣,也讓每個人都參與其中」, Smith 說。「我們的員工對合規感到興奮,並更加瞭解他們如何在更大的進出口合規計劃中發揮重要作用。合規性是一個超越運輸和供應鏈的問題。它屬於我們所有人。」

接著,C.H. Robinson 對 Acme 的進出口業務、政策、流程和整體合規計劃進行了全面審核。該團隊採訪了來自所有業務領域的 Acme 員工,檢查了目前流程,評估了關鍵文件,並審查了歷史進出口記錄。

「他們對我們的合規系統和能力進行了壓力測試。這對每個人來說都是一次艱苦的練習,但非常值得。甚至在進出口之外,我們也發現了問題並找到在整個供應鏈中節省資金的機會。」

然而,在審核的過程中也發現了一些嚴重違反聯邦法規的行為,包括:

    未經美國政府適當授權運送至目的地
  • 錯估美國進口和出口貨物價值
  • 不對進口商品提供「協助」
  • 不篩選業務合作夥伴,確認是否不在被拒絕方名單上
  • 統一關稅表中的產品分類不當
  • 缺乏對進出口活動的內部和外部控制
  • 在進出口活動中缺乏合理謹慎態度或實質審查
  • 不知道之前的代理曾使用他其稅號為另一家公司清關貨物

如果這些錯誤仍未得到修正,Acme 將面臨數百萬美元的罰款和處罰、可能喪失出口特權,甚至公司個人可能面臨入獄的風險。

Acme 與 C.H. Robinson 的貿易政策團隊合作解決了這些問題。Smith 承認這其中涉及很多工作。但是,貿易政策團隊的成員以前曾在私營和上市公司擔任進出口職位。此外,他們非常熟悉 Acme 的訂單管理和 IT 系統。

「C.H. Robinson 的團隊協助我們利用現有系統來支援合規活動。這為我們節省了時間,最重要的是節省了金錢」,Smith 說。幸運的是,稽核發現的問題在任何重大損害發生之前就被發現、停止和修正。

如果您認為合規成本很高,您應該嘗試不合規。

- PAUL MCNULTY
美國前副檢察長

挑戰

隨著貿易法規的不斷變化,Acme 需要確保整個組織的人員都了解公司的進出口責任。

解決方案

Acme 與 C.H. Robinson 的全球貨運和國內運輸團隊建立了長期合作關係。該公司與 C.H. Robinson 的貿易政策團隊合作,制訂了全面的進出口策略。

結果

C.H. Robinson 訓練 Acme 員工,進行類比稽核,制訂流程手冊,並協助制訂和執行全方位的進出口合規計劃。Acme 的新合規經理支援並管理該計劃並不斷實施改進。

[C.H. Robinson 觀察] 我們行業和市場的趨勢,提供積極的想法來挑戰我們並幫助我們改進。他們希望我們成功。

- DONNA SMITH
物流副總裁

他們對我們的合規系統和能力進行了壓力測試……甚至在進出口之外,我們也發現了問題並找到在整個供應鏈中節省資金的機會。

- DONNA SMITH
物流副總裁

為未來可能發生的一切做好準備

今天,Acme 官員和 C.H. Robinson 的貿易政策團隊繼續討論加強合規計劃和確定潛在成本節省機會的方法。此外,Acme 還為公司聘請了一名進出口合規經理,他將實施貿易政策團隊的建議並領導整個組織的合規活動。

Smith 說:「我們對 C.H. Robinson 協助我們修正錯誤和實施合規建議的速度感到滿意。當我們為合規經理的職位進行面試時,團隊甚至也參與其中,因為知道我們在合規知識方面仍需要儲備。在進行選擇時,我們考慮了團隊的意見和建議。他們真的是我們團隊的一部分。」

Acme 還重新審視了其評估程序,重新關注有關貿易政策和合規性的內部溝通——尤其是與物流以外的部門。重要的是整個公司都提供支援,而不僅僅是物流部門。出現問題時,C.H. Robinson 的貿易政策團隊會提供持續支援。

在 Acme 團隊完成這個專案時,他們才發現 C.H. Robinson 解決方案整體的整合度。Smith 說:「當我們遇到障礙時,我們的 C.H. Robinson 客戶代表從不讓我們遵守標準的服務選項功能表。他們擅長與我們一起應對挑戰,並提供不僅可以回答我們的問題,而且是專門為適合我們的業務、我們的目標和我們的企業願景而建構的想法。我們感謝他們加倍努力的方式,我們真的覺得他們是 Acme 的一部分。」

現在,Acme 的人們比以往任何時候都更加了解並努力合規。他們對自己的合規流程獲得了新的信心,並將目光投向了學習和改進供應鏈的其他領域。與往常一樣,C.H. Robinson 隨時為他們提供幫助。

1化名;為保密,已變更實際公司和客戶名稱。


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