一家公司如何制訂和執行美國進出口合規計劃

Acme Industries¹ 長期以來都以最大的誠信經營業務。在與 C.H. Robinson 貿易政策團隊坐下來查看合規稽核結果的那一天，這家公司的高層團隊清楚地意識到了一些事實。稽核顯示已出現嚴重的進出口違規行為，如果不加以修正，可能會對企業造成嚴重損害。

不斷發展的供應鏈是成長的關鍵

那天，該公司和貿易政策團隊齊心協力，制訂了一個全方位的整合式合規計劃，以讓進出口業務回歸正軌。透過雙方合作，Acme 將加強其進出口合規做法，並降低遭罰款和處罰的風險。

Acme 所遇到的情況並不罕見。許多公司沒有意識到，如果沒有可靠的進出口計劃和專職人員來執行所需的流程，其業務可能會暴露於重大風險之中。

選擇 trusted advisor^® 專家

普通消費品不受出口管制，而 Acme 為此類品項的大型美國進口商/出口商，管理著強大而複雜的供應鏈，將產品分銷到 150 多個國家/地區。他們的產品從中國、墨西哥、澳洲、越南或新加坡運往美國，從美國運往中南美洲、歐亞大陸、非洲、太平洋地區和中東。

早在稽核開始之前，Acme 就已經委託 C.H. Robinson 提供全球範圍的全球貨運代理服務以及在美國提供整車、零擔和聯運服務。該公司的收貨、採購和運輸部門使用 C.H. Robinson 的技術在線上預設交貨預約、取得運輸成本的詳細報告，並對照基準監控準時取貨和交貨情形。兩家公司密切合作並擁有相同的目標：打造高效率、合規的全球供應鏈。

多年來，Acme 的物流部門副總裁 Donna Smith 對 C.H. Robinson 團隊的穩定性表示讚賞。Smith 表示：「他們對我們的價值遠不止於深刻瞭解我們的業務。他們觀察我們產業中和市場的趨勢，提供積極的想法來挑戰我們的現有認知，並幫助我們改進。他們希望我們成功。他們將我們的最大利益放在第一順位。」

幾年來，兩家公司討論了一些合規機會。但是直到 Smith 參加了 C.H. Robinson 舉行的某一次貿易合規和政策研討會，她才聽到了她以前從未聽說過的事情：在進出口方面，公司通常不瞭解他們真正的責任範圍。很多時候，公司認為與信譽良好的貨運代理商和報關行合作進行進出口業務，自己便是安全的。事實上，如果貨運代理商或報關行犯錯，最終責任及因此而產生的罰款，將完全由該公司承擔。

Smith 回到 Acme 並回顧了她在研討會上學到的一些東西。她決定是時候請一位 C.H. Robinson 的 Trusted Advisor^® 專家與公司的高階主管談談，以說明公司的職責。在會談中，專家進行了一次小型稽核，並將這些調查結果提交給了高階主管，並就公司可以採取哪些措施來扭轉局面提出了建議。

舉辦培訓，制訂合規策略

需小心謹慎，才能正確申報進出口貨物，避免受罰。組織內許多不同職位的人員必須遵循組織中央提供的詳細進口程序和流程，而且在從美國出口貨物時，甚至可能需要更加注意細節。了解進出口要求的關鍵人員必須指導和協調這些活動，讓公司能夠履行其義務。而且，由於進出口法規不斷變動，讓每個人都了解最新的責任是一項持續性的挑戰。

Acme 在該組織的分公司現場接待了 C.H. Robinson 貿易政策團隊的成員。該團隊也在其他地方舉辦了多次為期一天的培訓研討會。共有超過 250 名來自 Acme 多個分公司和各部門的員工參加。研討會的講座涵蓋了一般進出口法規、Incoterms^®、如何申報進口到美國之貨物的正確估價，以及美國出口品項由哪些聯邦機構管制。培訓中還解釋了視同出口、統一關稅分類、反傾銷法、反抵制法、自由貿易協定和其他複雜概念。

Smith 表示：「貿易政策團隊加入了一些他們在過去職位和各個產業的真實故事和案例，包括與我們類似的產業。這些小故事使這個主題變得有趣，也讓每個人都能投入其中。我們的員工對合規感到興奮，並更加瞭解他們如何在更大的進出口合規計劃中發揮重要作用。合規性是一個超越運輸和供應鏈的問題。它也是我們所有人需要重視的問題。」

接著，C.H. Robinson 對 Acme 的進出口作業、政策、流程和整體合規計劃進行了全面稽核。該團隊採訪了來自所有業務領域的 Acme 員工，檢查了現行流程，評估了關鍵文件，並審查了歷史進出口記錄。

「他們對我們的合規系統和能力進行了壓力測試。這對每個人來說都是一次艱苦的練習，但非常值得。我們甚至在進出口之外的部分發現了問題，並在整個供應鏈中找到可節省金錢的地方。」

然而，稽核過程中也發現了一些嚴重違反聯邦法規的情形，包括：

• 未經美國政府適當授權即運送至目的地
• 錯估美國進口和出口貨物價值
• 未針對進口商品申報「產銷協助項目」(Assist)
• 未篩選業務合作夥伴，以確認對方不在拒絕交易對象名單上
• 錯誤分類統一關稅表中的產品
• 缺乏對進出口活動的內部和外部控制
• 在進出口活動中缺乏合理謹慎態度或盡職調查
• 不知道之前的報關行曾使用其稅號為另一家公司清關貨物

如果這些錯誤仍未得到修正，Acme 不僅將面臨數百萬美元的罰款和處罰，還可能喪失出口權限，公司的人員甚至可能面臨入獄的風險。

Acme 與 C.H. Robinson 的貿易政策團隊合作，以解決這些問題。Smith 承認這需要投入許多心力。但是，貿易政策團隊的成員以前曾在私營和上市公司擔任進出口職位。此外，他們非常熟悉 Acme 的訂單管理和 IT 系統。

Smith 說：「C.H. Robinson 的團隊協助我們利用現有系統來支援合規活動。這為我們節省了時間，最重要的是也節省了金錢」。幸運的是，Acme 在發生任何重大損害之前，就透過稽核發現這些問題，並加以遏止和修正。

為未來做好準備

現在，Acme 高層和 C.H. Robinson 的貿易政策團隊繼續討論強化合規計劃的方法，以及如何找出可節省成本的地方。此外，Acme 還為公司聘請了一名進出口合規經理，他將實施貿易政策團隊的建議，並領導整個組織的合規活動。

Smith 說：「C.H. Robinson 以極快的速度協助我們修正錯誤和實施合規建議，這讓我們相當滿意。當我們為合規經理的職位進行面試時，C.H. Robinson 的團隊甚至也參與其中，因為他們知道我們仍在累積合規方面的知識。在進行選擇時，我們也將團隊的意見和建議納入考量。他們真的是我們團隊的一部分。」

Acme 還重新審視了其評估程序，並重新關注貿易政策和合規方面的內部溝通，特別是與物流以外部門的溝通。重要的是整個公司都相當支持，不僅僅是物流部門而已。出現問題時，C.H. Robinson 的貿易政策團隊會持續提供支援。

在 Acme 團隊完成這個專案的過程中，他們發現 C.H. Robinson 解決方案的整合度極高。Smith 表示：「當我們遇到障礙時，我們的 C.H. Robinson 客戶代表從不要求我們遵守標準的服務選項。他們擅長與我們一起克服挑戰，且提供的想法不僅可以回答我們的問題，還是專門為了配合我們的業務、目標和企業願景而構思的想法。我們感謝他們額外的付出，我們真的覺得他們是 Acme 的一部分。」

現在，Acme 的人們比以往任何時候都更加了解合規，並致力於符合法規。他們對自己的合規流程獲得了更有信心，並將目光投向了學習和改進供應鏈的其他領域。與往常一樣，C.H. Robinson 隨時為他們提供幫助。

¹化名；為保密，已變更實際公司和客戶名稱。

如欲進一步了解 C.H. Robinson 的各種計劃，請立即與專家聯絡。