background image

Studium przypadku ACME

Producent ten współpracował z C.H. Robinson w celu opracowania kompleksowego programu zgodności z przepisami dotyczącymi importu i eksportu.

ACME-branże

Jak jedna z firm opracowała i przeprowadziła amerykański program zgodności importu/eksportu US

Acme Industries 1 ma długą historię prowadzenia działalności z najwyższą uczciwością. To jeszcze bardziej otrzeźwiło urzędników firmy w dniu, w którym spotkali się z zespołem ds. polityki handlowej firmy CH Robinson, aby przeanalizować wyniki audytu zgodności. . Audyt wykazał, że doszło do poważnych naruszeń w zakresie importu i eksportu, które, jeśli nie zostaną naprawione, mogą poważnie zaszkodzić przedsiębiorstwu. .

Ewoluujący łańcuch dostaw jest kluczem do wzrostu

Tego dnia, firma i zespół ds. polityki handlowej połączyli swoje siły, aby opracować zintegrowany i kompleksowy program zgodności, który przywróciłby właściwy bieg spraw. Dzięki współpracy Acme wzmocni swoje praktyki zgodności w zakresie importu i eksportu oraz zmniejszy ryzyko grzywien i kar.

Sytuacja Acme nie jest niczym niezwykłym. Wiele firm nie zdaje sobie sprawy, że bez solidnych programów importowych i eksportowych oraz wyspecjalizowanego personelu, który egzekwuje wymagane procesy, mogą narażać swoją działalność na znaczne ryzyko.

Wybór zaufanych ekspertów Advisor ®

Jako duży amerykański importer/eksporter powszechnych dóbr konsumpcyjnych, które nie są kontrolowane pod kątem eksportu, Acme zarządza solidnym, złożonym łańcuchem dostaw, który dystrybuuje produkty do ponad 150 krajów. Ich produkty przemieszczają się z Chin, Meksyku, Australii, Wietnamu czy Singapuru do Stanów Zjednoczonych, a ze Stanów Zjednoczonych do Ameryki Środkowej i Południowej, Eurazji, Afryki, regionu Pacyfiku i Bliskiego Wschodu.

Już na długo przed audytem, Acme powierzyła firmie C.H. Robinson globalne usługi spedycyjne na całym świecie oraz pełne usługi pojazdowe, LTL i intermodalne w Stanach Zjednoczonych. Działy odbioru, zakupów i transportu firmy wykorzystywały technologię C.H. Robinson do ustalania terminów dostaw online, uzyskiwania szczegółowych raportów na temat kosztów transportu oraz monitorowania terminów odbioru i dostawy w odniesieniu do kryteriów. Obie firmy ściśle ze sobą współpracowały i miały ten sam cel: opracowanie wydajnego, zgodnego z przepisami globalnego łańcucha dostaw.

Przez lata wiceprezes Acme ds. logistyki, Donna Smith doceniała stabilność zespołu C.H. Robinson. „Ich wartość dla nas wykracza daleko poza dogłębne zrozumienie naszej działalności” – powiedziała Smith. „Obserwują trendy w naszej branży i na naszych rynkach oraz oferują proaktywne pomysły, które rzucają nam wyzwania i pomagają nam się doskonalić. Chcą, abyśmy odnieśli sukces. Mają na uwadze nasze dobro”.

Obie firmy przez lata omawiały pewne możliwości zapewnienia zgodności. Ale dopiero gdy Smith wzięła udział w jednym z seminariów firmy C.H. Robinson na temat zgodności i polityki handlowej, usłyszała coś, o czym wcześniej nie wiedziała: jeśli chodzi o import i eksport, firmy często nie doceniają prawdziwego zakresu swoich obowiązków. Wiele razy firmy uważają, że są bezpieczne, gdy współpracują z renomowanym spedytorem i pośrednikiem celnym przy imporcie i eksporcie. W rzeczywistości, jeśli spedytor lub broker popełni błąd, ostateczna odpowiedzialność — i wynikające z niej grzywny — spadają bezpośrednio na firmę.

Smith wróciła do Acme i przejrzała niektóre rzeczy, których nauczyła się na seminarium. Zdecydowała, że nadszedł czas, aby zaprosić jednego z ekspertów Trusted Advisor® firmy C.H. Robinson, aby porozmawiać z kadrą kierowniczą wyższego szczebla w firmie w celu wyjaśnienia ich obowiązków. W ramach tego działania ekspert przeprowadził mini-audyt i przedstawił wyniki liderom wyższego szczebla wraz z zaleceniami, co firma może zrobić, aby zmienić sytuację.

Szkolenie i tworzenie strategii compliance

Prawidłowe deklarowanie importu i eksportu oraz unikanie kar wymaga szczególnej uwagi. Osoby pełniące wiele funkcji w organizacji muszą przestrzegać szczegółowych, scentralizowanych procedur i procesów w przypadku importu, a jeszcze większą uwagę przywiązują do szczegółów w przypadku eksportu towarów ze Stanów Zjednoczonych. Osoby na kluczowych stanowiskach, które rozumieją wymagania dotyczące importu i eksportu, muszą kierować i koordynować te działania, aby firma mogła wywiązać się ze swoich zobowiązań. A ponieważ przepisy dotyczące importu i eksportu ciągle się zmieniają, ciągłym wyzwaniem jest uaktualnianie wiedzy wszystkich pracowników na temat ich obowiązków.

Acme gościło członków zespołu ds. polityki handlowej CH Robinson na miejscu w biurze organizacji. Zespół przeprowadził wiele jednodniowych seminariów szkoleniowych w kilku obiektach. W spotkaniu wzięło udział ponad 250 pracowników z wielu biur i różnych działów firmy. Sesje dotyczyły ogólnych przepisów importowych i eksportowych, Incoterms®, sposobu deklarowania prawidłowej wyceny towarów importowanych do Stanów Zjednoczonych oraz tego, które agencje federalne kontrolują amerykański eksport. Szkolenie wyjaśniało również uznany eksport, zharmonizowane klasyfikacje taryf celnych, przepisy antydumpingowe, przepisy antybojkotowe, umowy o wolnym handlu i inne złożone koncepcje.

„Zespół ds. polityki handlowej zawarł historie z życia wzięte i przykłady ze swoich przeszłych ról i różnych branż, w tym podobnych do naszej. Jego anegdoty sprawiły, że temat był interesujący i angażował wszystkich”, mówi Smith. „Nasi ludzie byli podekscytowani kwestią zgodności i bardziej świadomi tego, w jak ważny sposób oni również odgrywają rolę w szerszym programie zgodności importu i eksportu. Zgodność to kwestia wykraczająca poza transport i łańcuch dostaw - należy do nas wszystkich".

Następnie firma CH Robinson przeprowadziła kompleksowy audyt operacji importowych i eksportowych Acme, jego polityk, procedur i ogólnego programu zgodności. Zespół przeprowadził wywiady z pracownikami Acme ze wszystkich obszarów działalności, zbadał bieżące procesy, ocenił najważniejsze dokumenty i przejrzał historyczne zapisy z importu i eksportu.

„Podkreślają, że przetestowali nasze systemy zgodności i możliwości. To było trudne ćwiczenie dla wszystkich, ale było warto. Nawet poza importem i eksportem ujawniliśmy problemy i odkryliśmy możliwości zaoszczędzenia pieniędzy w całym łańcuchu dostaw”.

Jednocześnie jednak, audyt ujawnił szereg poważnych naruszeń przepisów federalnych, w tym:

    Wysyłka do miejsc docelowych bez odpowiedniego zezwolenia rządu USA
  • Nieprawidłowa wycena ich towarów pod kątem importu do USA, a także eksportu
  • Towary importowane bez konieczności korzystania z "pomocy"
  • Niekontrolowanie partnerów biznesowych w celu sprawdzenia, czy nie znajdują się na listach odrzuconych stron
  • Niewłaściwa klasyfikacja produktów w Zharmonizowanym Systemie Taryfowym
  • Brak kontroli wewnętrznych i zewnętrznych dla działań importowych/eksportowych
  • Brak należytej staranności lub należytej staranności w ich działalności importowej/eksportowej
  • Brak świadomości, że poprzedni pośrednik używał swojego numeru NIP do odprawy towarów dla innej firmy

Jeśli te błędy nie zostałyby naprawione, Acme ryzykowała miliony dolarów grzywien i kar, potencjalną utratę przywilejów eksportowych, a nawet karę więzienia dla pracowników firmy.

Acme współpracowała z zespołem ds. polityki handlowej C.H. Robinson, aby rozwiązać te problemy. Smith przyznaje, że wymagało to wiele pracy. Jednak członkowie zespołu ds. polityki handlowej pracowali wcześniej na stanowiskach związanych z importem/eksportem w firmach prywatnych i publicznych. Ponadto, byli oni doskonale zaznajomieni z zarządzaniem zamówieniami i systemami informatycznymi firmy Acme.

„Zespół C.H. Robinson przeanalizował z nami wykorzystanie naszych istniejących systemów wspierania działań związanych z zapewnieniem zgodności. To zaoszczędziło nam czas, a co najważniejsze, pieniądze” – powiedział Smith. Na szczęście problemy wykryte podczas audytu zostały wychwycone, zatrzymane i naprawione, zanim doszło do poważnych szkód.

Jeśli uważasz, że zgodność jest kosztowna, powinieneś spróbować niezgodności.

- PAWEŁ MCNULTY
Były zastępca prokuratora generalnego USA

Wyzwanie

Ze względu na stale zmieniające się przepisy handlowe firma Acme musiała upewnić się, że wszyscy pracownicy w całej organizacji rozumieją swoje obowiązki związane z importem i eksportem.

Rozwiązanie

Acme od dawna współpracuje z globalnymi zespołami spedycji i transportu krajowego firmy C.H. Robinson. Firma współpracowała z zespołem ds. polityki handlowej C.H. Robinson w celu opracowania kompleksowej strategii importu i eksportu.

Wyniki

Firma CH Robinson przeszkoliła pracowników Acme, przeprowadziła próbne audyty, opracowała podręczniki procesów oraz pomogła w opracowaniu i wdrożeniu kompleksowego programu zgodności importu i eksportu. Nowy menedżer ds. zgodności Acme jest mistrzem i zarządza programem oraz stale wprowadza ulepszenia.

[C.H. Robinson obserwuje] trendy w naszej branży i na naszych rynkach, a także oferuje proaktywne pomysły, które rzucają nam wyzwania i pomagają nam się doskonalić. Chce, abyśmy odnieśli sukces.

- DONNA SMITH
WICEPREZES DS. LOGISTYKI

Firma podkreśla, że przetestowała nasze systemy zgodności i możliwości… Nawet poza importem i eksportem odkryliśmy problemy i poznaliśmy możliwości zaoszczędzenia pieniędzy w całym łańcuchu dostaw.

- DONNA SMITH
WICEPREZES DS. LOGISTYKI

Gotowi na to, co przyniesie przyszłość

Obecnie urzędnicy Acme i Zespół ds. polityki handlowej firmy C.H. Robinson nadal omawiają sposoby wzmocnienia programu zgodności i identyfikowania potencjalnych możliwości obniżenia kosztów. Ponadto Acme zatrudniła w firmie Kierownika ds. zgodności importu/eksportu, który będzie wdrażał zalecenia Zespołu ds. polityki handlowej i kierował działaniami w zakresie zgodności w skali całej organizacji.

Smith mówi: „Jesteśmy zadowoleni z tego, jak szybko firma C.H. Robinson pomogła nam poprawić błędy i wdrożyć zalecenia dotyczące przestrzegania przepisów. Zespół siedział nawet w pokoju, kiedy przeprowadzaliśmy rozmowy kwalifikacyjne na stanowisko kierownika ds. przestrzegania przepisów, wiedząc, że wciąż rozwijamy naszą wiedzę na temat polityk przestrzegania przepisów. Przy wyborze braliśmy pod uwagę opinie i rekomendacje zespołu. Naprawdę byli częścią naszego zespołu”.

Firma Acme dokonała również przeglądu swoich procedur oceny. Firma ponownie skupiła się na komunikacji wewnętrznej dotyczącej polityki handlowej i zgodności — zwłaszcza z działami spoza logistyki. Ważne jest, aby wspierała cała firma, a nie tylko dział logistyki. Zespół ds. polityki handlowej firmy CH Robinson zapewnia stałe wsparcie w przypadku pojawiających się pytań.

Podczas pracy nad tym projektem zespół Acme odkrył, jak zintegrowane mogą być rozwiązania firmy C.H. Robinson. Smith mówi: „Nasi przedstawiciele z C.H. Robinson nigdy nie nakłaniają nas do korzystania ze standardowego menu opcji serwisowych, gdy trafimy na przeszkodę. Są wykwalifikowani we współpracy z nami nad wyzwaniami i dostarczaniu pomysłów, które nie tylko odpowiadają na nasze pytania, ale są tworzone specjalnie z myślą o naszej działalności, naszych celach i wizji naszej firmy. Doceniamy sposób, w jaki robią wszystko, co w ich mocy, i naprawdę czujemy, że są częścią Acme”.

Teraz ludzie w Acme są bardziej świadomi i zobowiązani do przestrzegania przepisów niż kiedykolwiek wcześniej. Zyskali nowy poziom zaufania do przestrzegania przepisów w swoich codziennych procesach i postawili sobie za cel poznawanie i ulepszanie innych obszarów łańcucha dostaw. Jak zawsze, C.H. Robinson służy im swoją pomocą.

1pseudonim; prawdziwe nazwy firmy i klientów zostały zmienione w celu ochrony poufności.


Aby dowiedzieć się więcej o programach firmy C.H. Robinson, zadzwoń pod numer 800-323-7587 lub skontaktuj się z ekspertem.

Download PDF