Jak jedna z firm opracowała i przeprowadziła amerykański program zgodności importu/eksportu US

Acme Industries ¹ ma długą historię prowadzenia działalności z najwyższą uczciwością. To jeszcze bardziej otrzeźwiło urzędników firmy w dniu, w którym spotkali się z zespołem ds. polityki handlowej firmy CH Robinson, aby przeanalizować wyniki audytu zgodności. Audyt wykazał, że doszło do poważnych naruszeń w zakresie importu i eksportu, które, jeśli nie zostaną naprawione, mogą poważnie zaszkodzić firmie.

Ewoluujący łańcuch dostaw jest kluczem do wzrostu

Tego dnia firma i zespół ds. polityki handlowej połączyli swoje siły, aby opracować zintegrowany i kompleksowy program zgodności, który naprawi sytuację. Współpracując, Acme wzmocniłaby swoje praktyki zgodności w zakresie importu i eksportu oraz zmniejszyła ryzyko grzywien i kar.

Sytuacja Acme nie jest niczym niezwykłym. Wiele firm nie zdaje sobie sprawy, że bez solidnych programów importowych i eksportowych oraz oddanych pracowników do egzekwowania wymaganych procesów mogą narażać swoją działalność na znaczne ryzyko.

Wybór zaufanych ekspertów Advisor ^®

Jako duży amerykański importer/eksporter powszechnych dóbr konsumpcyjnych, które nie podlegają kontroli eksportu, Acme zarządza solidnym, złożonym łańcuchem dostaw, który dystrybuuje produkty do ponad 150 krajów. Ich produkty przemieszczają się z Chin, Meksyku, Australii, Wietnamu czy Singapuru do Stanów Zjednoczonych, a ze Stanów Zjednoczonych do Ameryki Środkowej i Południowej, Eurazji, Afryki, regionu Pacyfiku i Bliskiego Wschodu.

Już na długo przed audytem Acme powierzyła firmie CH Robinson globalne usługi spedycyjne na całym świecie oraz usługi całopojazdowe, LTL i intermodalne w Stanach Zjednoczonych. Działy odbioru, zakupów i transportu firmy wykorzystywały technologię CH Robinson do ustalania terminów dostaw online, uzyskiwania szczegółowych raportów na temat kosztów transportu oraz monitorowania terminów odbioru i dostawy w odniesieniu do wzorców. Obie firmy ściśle ze sobą współpracowały i miały ten sam cel: opracowanie wydajnego, zgodnego z przepisami globalnego łańcucha dostaw.

Przez lata wiceprezes Acme ds. logistyki Donna Smith doceniał stabilność zespołu CH Robinson. „Ich wartość dla nas wykracza daleko poza tak głębokie zrozumienie naszej działalności” – powiedział Smith. „Obserwują trendy w naszej branży i na naszych rynkach oraz oferują proaktywne pomysły, które rzucają nam wyzwania i pomagają nam się doskonalić. Chcą, abyśmy odnieśli sukces. Mają na uwadze nasze najlepsze interesy”.

Obie firmy przez lata omawiały pewne możliwości zapewnienia zgodności. Jednak dopiero po wzięciu udziału w jednym z seminariów firmy CH Robinson na temat zgodności i polityki handlowej usłyszała coś, czego wcześniej nie słyszała: jeśli chodzi o import i eksport, firmy często nie doceniają prawdziwego zakresu swoich obowiązków. Wiele razy firmy uważają, że są bezpieczne, gdy współpracują z renomowanym spedytorem i pośrednikiem celnym przy imporcie i eksporcie. W rzeczywistości, jeśli spedytor lub broker popełni błąd, ostateczna odpowiedzialność — i wynikające z niej grzywny — spadają bezpośrednio na firmę.

Smith wróciła do Acme i przejrzała niektóre rzeczy, których nauczyła się na seminarium. Zdecydowała, że nadszedł czas, aby zaprosić jednego z ekspertów firmy CH Robinson's Trusted Advisor ^® , aby porozmawiać z kadrą kierowniczą wyższego szczebla firmy w celu wyjaśnienia ich obowiązków. W ramach tego ekspert przeprowadził mini-audyt i przedstawił te wyniki starszym liderom wraz z zaleceniami, co firma może zrobić, aby zmienić sytuację.

Szkolenie i tworzenie strategii compliance

Zwraca szczególną uwagę na prawidłowe deklarowanie importu i eksportu oraz unikanie kar. Osoby pełniące wiele ról w organizacji muszą przestrzegać szczegółowych, scentralizowanych procedur i procesów importowych, a być może nawet zwracać większą uwagę na szczegóły podczas eksportu towarów ze Stanów Zjednoczonych. Kluczowe osoby, które rozumieją wymagania importowe i eksportowe, muszą kierować tymi działaniami i koordynować je, aby firma mogła wywiązać się ze swoich zobowiązań. A ponieważ przepisy dotyczące importu i eksportu nieustannie się zmieniają, nieustannym wyzwaniem jest utrzymywanie aktualnej wiedzy wszystkich o obowiązkach.

Acme gościło członków zespołu ds. polityki handlowej CH Robinson na miejscu w biurze organizacji. Zespół przeprowadził wiele jednodniowych seminariów szkoleniowych w kilku obiektach. W spotkaniu wzięło udział ponad 250 pracowników z wielu biur i różnych działów firmy. Sesje dotyczyły ogólnych przepisów importowych i eksportowych, Incoterms®, sposobu deklarowania prawidłowej wyceny towarów importowanych do Stanów Zjednoczonych oraz tego, które agencje federalne kontrolują amerykański eksport. Szkolenie wyjaśniało również uznany eksport, zharmonizowane klasyfikacje taryf celnych, przepisy antydumpingowe, przepisy antybojkotowe, umowy o wolnym handlu i inne złożone koncepcje. Zespół przeprowadził wiele jednodniowych seminariów szkoleniowych w kilku obiektach. W spotkaniu wzięło udział ponad 250 pracowników z wielu biur i różnych działów firmy. Sesje obejmowały ogólne przepisy dotyczące importu i eksportu, Incoterms^®, jak deklarować prawidłową wycenę towarów importowanych do Stanów Zjednoczonych oraz jakie agencje federalne kontrolują eksport z USA. Szkolenie wyjaśniało również uznane eksporty, zharmonizowane klasyfikacje taryf celnych, przepisy antydumpingowe, przepisy antybojkotowe, umowy o wolnym handlu i inne złożone koncepcje.

„Zespół ds. polityki handlowej zawierał historie z życia wzięte i przykłady z ich przeszłych ról i różnych branż, w tym podobnych do naszej. Ich anegdoty sprawiły, że temat był interesujący i angażował wszystkich” – mówi Smith. „Nasi ludzie byli podekscytowani zgodnością i byli bardziej świadomi tego, jak oni również odgrywają ważną rolę w szerszym programie zgodności importu i eksportu. Zgodność to kwestia wykraczająca poza transport i łańcuch dostaw. Należy do nas wszystkich.

Następnie firma CH Robinson przeprowadziła kompleksowy audyt operacji importowych i eksportowych Acme, polityk, procedur i ogólnego programu zgodności. Zespół przeprowadził wywiady z pracownikami Acme ze wszystkich obszarów działalności, zbadał bieżące procesy, ocenił krytyczne dokumenty i przejrzał historyczne zapisy importu i eksportu.

„Podkreślają, że przetestowali nasze systemy zgodności i możliwości. To było trudne ćwiczenie dla wszystkich, ale było warto. Nawet poza importem i eksportem odkryliśmy problemy i odkryliśmy możliwości zaoszczędzenia pieniędzy w całym łańcuchu dostaw”.

Jednocześnie jednak, audyt ujawnił szereg poważnych naruszeń przepisów federalnych, w tym:

• Wysyłka do miejsc docelowych bez odpowiedniego zezwolenia rządu USA
• Nieprawidłowa wycena ich towarów pod kątem importu do USA, a także eksportu
• Towary importowane bez konieczności korzystania z "pomocy"
• Niekontrolowanie partnerów biznesowych w celu sprawdzenia, czy nie znajdują się na listach odrzuconych stron
• Niewłaściwa klasyfikacja produktów w Zharmonizowanym Systemie Taryfowym
• Brak kontroli wewnętrznych i zewnętrznych dla działań importowych/eksportowych
• Brak należytej staranności lub należytej staranności w ich działalności importowej/eksportowej
• Brak świadomości, że poprzedni pośrednik używał swojego numeru NIP do odprawy towarów dla innej firmy

Jeśli te błędy nie zostałyby naprawione, Acme ryzykowała miliony dolarów grzywien i kar, potencjalną utratę przywilejów eksportowych, a nawet karę więzienia dla pracowników firmy.

Acme współpracowała z zespołem ds. polityki handlowej firmy CH Robinson, aby rozwiązać te problemy. Smith przyznaje, że było dużo pracy. Jednak członkowie zespołu ds. polityki handlowej wcześniej pracowali na stanowiskach importowych/eksportowych dla firm prywatnych i publicznych. Ponadto doskonale znali systemy zarządzania zamówieniami i systemy informatyczne Acme.

„Zespół CH Robinson usiadł z nami, pomagając nam wykorzystać nasze istniejące systemy do wspierania działań związanych z zapewnieniem zgodności. Dzięki temu zaoszczędziliśmy czas i, co najważniejsze, pieniądze” – powiedział Smith. Na szczęście problemy wykryte podczas audytu zostały wykryte, zatrzymane i naprawione, zanim doszło do poważnych szkód.

Gotowi na to, co przyniesie przyszłość

Obecnie urzędnicy Acme i zespół ds. polityki handlowej firmy CH Robinson nadal omawiają sposoby wzmocnienia programu przestrzegania przepisów i identyfikują potencjalne możliwości obniżenia kosztów. Ponadto firma Acme zatrudniła w firmie kierownika ds. zgodności importu/eksportu, który będzie wdrażał zalecenia zespołu ds. polityki handlowej i kierował działaniami w zakresie zgodności w całej organizacji.

Smith mówi: „Jesteśmy zadowoleni z tego, jak szybko firma CH Robinson pomogła nam poprawić błędy i wdrożyć zalecenia dotyczące zgodności. Zespół siedział nawet w pokoju, kiedy przeprowadzaliśmy wywiady na stanowisko kierownika ds. zgodności, wiedząc, że wciąż rozwijamy naszą wiedzę na temat zgodności. Przy wyborze braliśmy pod uwagę opinie i rekomendacje zespołu. Naprawdę byli częścią naszego zespołu”.

Firma Acme dokonała również przeglądu swoich procedur oceny. Firma ponownie skupiła się na komunikacji wewnętrznej dotyczącej polityki handlowej i zgodności — zwłaszcza z działami spoza logistyki. Ważne jest, aby wspierała cała firma, a nie tylko dział logistyki. Zespół ds. polityki handlowej firmy CH Robinson zapewnia stałe wsparcie w przypadku pojawiających się pytań.

Podczas pracy nad tym projektem zespół Acme odkrył, jak zintegrowane mogą być rozwiązania firmy CH Robinson. Smith mówi: „Nasi przedstawiciele kont CH Robinson nigdy nie trzymają nas w standardowym menu opcji serwisowych, gdy trafimy na przeszkodę. Są wykwalifikowani we współpracy z nami przy wyzwaniach i dostarczaniu pomysłów, które nie tylko odpowiadają na nasze pytania, ale są tworzone specjalnie z myślą o naszej działalności, celach i wizji naszej firmy. Doceniamy sposób, w jaki posuwają się o krok dalej i naprawdę czujemy, że są częścią Acme”.

Teraz ludzie w Acme są bardziej świadomi i zobowiązani do przestrzegania przepisów niż kiedykolwiek wcześniej. Zyskali nowy poziom zaufania do własnych procesów zgodności i postawili na poznawanie i ulepszanie innych obszarów łańcucha dostaw. Jak zawsze, CH Robinson służy im pomocą.

¹pseudonim; prawdziwe nazwy firmy i klientów zostały zmienione w celu ochrony poufności.

Aby dowiedzieć się więcej o programach firmy CH Robinson, już dziś skontaktuj się z ekspertem .