Polityka prywatności w ramach programu „Bezpieczna Przystań”

Firma C.H. Robinson Worldwide, Inc. („C.H. Robinson”) kładzie wyjątkowy nacisk na zdobywanie i utrzymywanie zaufania osób udzielających nam informacji na swój temat. Aby postępować zgodnie z odpowiednimi przepisami dotyczącymi ochrony prywatności i danych, firma C.H. Robinson oświadcza, że działa zgodnie z zasadami ochrony danych określonymi w programie „Bezpieczna Przystań” (Safe Harbor Privacy Principles) ustalonymi przez Departament Handlu Stanów Zjednoczonych w zakresie gromadzenia, przechowywania, wykorzystywania, transferu i innych metod przetwarzania danych osobowych wysyłanych do Stanów Zjednoczonych z Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”) bądź Szwajcarii.

W rozumieniu niniejszej polityki termin „dane osobowe” oznacza wszelkie informacje przekazywane z EOG bądź Szwajcarii do firmy C.H. Robinson w Stanach Zjednoczonych związane z określoną bądź możliwą do określenia osobą fizyczną lub prawną (w zakresie, w jakim osoba prawna jest definiowana przez krajowe prawo o ochronie danych).

„Oddział” oznacza każdy podmiot pośrednio lub bezpośrednio kontrolowany przez firmę C.H. Robinson.

Certyfikat zgodności z zasadami programu „Bezpieczna Przystań” (Safe Harbor) wydany firmie C.H. Robinson można znaleźć na stronie safeharbor.export.gov/list.aspx oraz safeharbor.export.gov/swisslist.aspx. Więcej informacji na temat zasad programu „Bezpieczna Przystań” można znaleźć na stronie internetowej Departamentu Handlu Stanów Zjednoczonych pod adresem www.export.gov/safeharbor.

Data wejścia w życie

Niniejsza polityka wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2011 roku.

Obowiązki pracowników firmy C.H. Robinson

Wszystkie firmy i działy organizacyjne wchodzące w skład C.H. Robinson zobowiązane są do zweryfikowania praktyk stosowanych w odniesieniu do danych pod kątem niniejszej polityki oraz do stworzenia i wprowadzenia w życie stosownych procedur w celu wdrożenia jej zasad.

Wszyscy pracownicy C.H. Robinson obowiązani są do przestrzegania wszystkich odnośnych przepisów w sprawie ochrony danych, niniejszej polityki oraz procedur obowiązujących tym zakresie w C.H. Robinson.

Zasady prywatności

Pomimo że prawa dotyczące ochrony danych i prywatności są różne w poszczególnych krajach, to przepisy obowiązujące w EOG i Szwajcarii oparte są na następujących zasadach prywatności. Dlatego też, aby zachować zgodność z odpowiednimi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych, a także utrzymać spójność w całej organizacji, firma C.H. Robinson będzie przestrzegać niniejszych zasad ochrony prywatności w stopniu wymaganym przez przepisy dotyczące danych osobowych:

Ograniczenia dotyczące gromadzenia, wykorzystywania i ujawniania danych osobowych

  • Informacja i zgoda—gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe w sposób uczciwy i zgodny z prawem, a kiedy jest to wymagane, także za wiedzą i zgodą osoby, której one dotyczą. Rodzaj wymaganego oświadczenia i zgody zależy od kontekstu i okoliczności, wrażliwości danych osobowych, uzasadnionych oczekiwań osoby, której dane dotyczą, a także wymogów prawnych. Firma C.H. Robinson poinformowała swoje oddziały mieszczące się w EOG i Szwajcarii, że może zajść potrzeba wysłania odpowiednich oświadczeń do osób, których dane przesyłane są do Stanów Zjednoczonych.
  • Konkretny cel—gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w określonych, ograniczonych i uzasadnionych celach.
  • Ograniczenia użycia—nie przetwarzamy danych osobowych w sposób niezgodny z celami, w których zostały one zebrane bez uprzedniego uzyskania zgody osoby, której te dane dotyczą. Rodzaj wymaganej zgody zależy od kontekstu i okoliczności, wrażliwości danych osobowych, uzasadnionych oczekiwań osoby, których dane dotyczą, a także wymogów prawnych. Firma C.H. Robinson poinformowała swoje podmioty oddziały mieszczące się w EOG i Szwajcarii, że może zajść potrzeba zapewnienia osobom, których dane osobowe są zbierane, możliwości zdecydowania, czy mogą one zostać wykorzystane niezgodnie z celem, w którym zostały zebrane czy też wymagać to będzie osobnej zgody danej osoby.
  • Proporcjonalność danych—zbierane przez nas dane osobowe dotyczą celów, dla których są gromadzone i zbierane w stopniu odpowiednim, nigdy nie nadmiernym, do tego celu lub celu, na który uzyskamy zgodę osoby, której dane dotyczą.
  • Marketing bezpośredni—nie wykorzystujemy danych osobowych w celach związanych z marketingiem bezpośrednim bez uzyskania uprzedniej zgody osoby, której one dotyczą. Zgoda osoby będącej właścicielem danych może być jawna bądź dorozumiana, z możliwością rezygnacji lub zgłoszenia zainteresowania, odpowiednio do okoliczności i wymogów prawnych.
  • Przekazywanie firmom zewnętrznym
    • Ujawniamy dane osobowe firmom zewnętrznym (w tym naszym oddziałom) wyłącznie na użytek zgodny z celami, w których dane były zbierane lub na które uzyskano uprzednio zgodę osoby, której one dotyczą. Możemy na przykład ujawnić dane osobowe firmom zewnętrznym, które w naszym imieniu świadczą konkretne usługi. Firma C.H. Robinson wymaga od dostawców usług, którym ujawnia dane osobowe, a którzy nie są objęci przepisami unijnej Dyrektywy o ochronie danych osobowych bądź federalnej, szwajcarskiej ustawy w sprawie ochrony danych, uzyskania certyfikatu „Bezpieczna Przystań” (Safe Harbor) lub złożenia pisemnego zobowiązania do zapewnienia poziomu ochrony danych osobowych równego co najmniej poziomowi wymaganemu w zasadach prywatności programu „Bezpieczna Przystań”.
    • Przed ujawnieniem firmie zewnętrznej danych osobowych w celach marketingowych musimy uzyskać zgodę osoby, której dane dotyczą. Zgoda osoby będącej właścicielem danych może być jawna bądź dorozumiana, z możliwością rezygnacji lub zgłoszenia zainteresowania, odpowiednio do okoliczności i wymogów prawnych. Firma C.H. Robinson poinformowała swoje oddziały mieszczące się w EOG i Szwajcarii, że może zajść potrzeba zapewnienia osobom, których dane osobowe gromadzą, możliwości podjęcia decyzji o ujawnieniu ich danych firmom zewnętrznym w celach marketingowych.
    • Od tych zasad mogą wystąpić wyjątki, jeśli na przykład ujawnienie danych wymagane jest na mocy wyroku sądowego, w celu zachowania zgodności z przepisami, walki z przestępczością lub wyegzekwowania tytułu prawnego. Firma C.H. Robinson zastrzega sobie również prawo do przekazania danych osobowych w przypadku, gdy będziemy sprzedawać część bądź całość naszego majątku. W takiej sytuacji C.H. Robinson dołoży starań w celu poinstruowania nabywcy o sposobach wykorzystywania danych osobowych zgodnie z zapisami niniejszej polityki. Po dokonaniu takiej sprzedaży bądź przekazaniu, osoby, których dane zostały przekazane przez firmę C.H. Robinson, mogą kontaktować się z podmiotem, który wszedł w posiadanie tych danych celem wyjaśnienia wszelkich wątpliwości związanych z ich przetwarzaniem.

Zarządzanie danymi osobowymi

  • Jakość—podejmiemy odpowiednie kroki, aby zapewnić, że dane osobowe będą wiarygodne w stosunku do zamierzonego sposobu wykorzystania, dokładne, kompletne i aktualne. Firma C.H. Robinson polega na osobach, których dane dotyczą, w zakresie ich aktualizacji i korekt. Ponadto firma C.H. Robinson poinformowała swoje oddziały, że odpowiadają za podjęcie odpowiednich kroków celem sprawdzenia, czy dane osobowe osób, z którymi mają bezpośrednio kontakty, są wiarygodne w stosunku do zamierzonego sposobu wykorzystania, dokładne, kompletne i bieżące.
  • Dostęp—stworzymy odpowiednie procedury zapewniające dostęp do danych osobowych osobom, których one dotyczą oraz, w razie konieczności, możliwość ich poprawienia, uzupełnienia bądź usunięcia. C.H. Robinson może ograniczyć lub uniemożliwić dostęp do danych osobowych, jeśli zapewnienie go jest w sposób nieuzasadniony kłopotliwe bądź kosztowne w określonych okolicznościach lub w innych sytuacjach, przewidzianych w zasadach programu „Bezpieczna Przystań”. Firma C.H. Robinson poinformowała swoje oddziały, że w sytuacjach, kiedy C.H. Robinson otrzyma dane osobowe dotyczące osoby, z którą nie ma bezpośredniego związku, odpowiadają one za zapewnienie dostępu do tych danych i możliwości poprawy, uzupełnienia bądź usunięcia nieprawidłowych informacji.
  • Bezpieczeństwo—wprowadzimy w życie odpowiednie normy bezpieczeństwa administracyjnego, fizycznego i technicznego w celu ochrony danych osobowych przed nieupoważnionym dostępem, użyciem, a także nieupoważnionym bądź przypadkowym zniszczeniem, modyfikacją lub ujawnieniem. Zapewnimy bezpieczeństwo na poziomie odpowiednim do potencjalnych zagrożeń oraz stopnia wrażliwości danych osobowych.
  • Przechowywanie—nie przechowujemy danych osobowych w formie umożliwiającej identyfikację osób, których one dotyczą, dłużej niż to niezbędne dla celów, dla których były zbierane oraz tych, na które dana osoba wyraziła zgodę, z wyjątkiem uczciwych celów dozwolonych prawem, jak np. zachowanie zgodności z przepisami.

Odpowiedzialność i egzekwowanie

  • Odpowiedzialność—wszyscy pracownicy C.H. Robinson zobowiązani są do przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów prawa dotyczących prywatności danych, niniejszej polityki oraz wszystkich odnośnych procedur.
  • Egzekwowanie—będziemy przeprowadzać okresową weryfikację przestrzegania przepisów dotyczących ochrony prywatności i danych, niniejszej polityki oraz odnośnych procedur.
  • Składanie zażaleń—stworzymy przejrzystą procedurę badania i rozstrzygania zażaleń i skarg dotyczących sposobów postępowania z danymi.

Osoby będące właścicielami danych mogą przesyłać zażalenia w sprawie sposobu, w jaki firma C.H. Robinson przetwarza ich dane osobowe korzystając z informacji kontaktowych podanych poniżej. Jeśli nie będzie możliwości rozstrzygnięcia zażalenia w ramach naszych wewnętrznych procedur, firma C.H. Robinson nawiąże współpracę z lokalnymi władzami zajmującymi się ochroną danych. Firma C.H. Robinson podejmie odpowiednie kroki w celu znalezienia rozwiązań we wszystkich sytuacjach wynikających z nieprzestrzegania zasad prywatności programu „Bezpieczna Przystań”.

W sytuacjach, kiedy firma C.H. Robinson otrzyma dane osobowe dotyczące osoby, z którą nie ma bezpośredniego związku, osoba ta może przesłać skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych do odpowiedniego oddziału C.H. Robinson zgodnie z procedurą rozstrzygania sporów obowiązującą w oddziałach. Firma C.H. Robinson będzie uczestniczyła w tym procesie na wniosek oddziału bądź osoby zainteresowanej. Jeśli nie będzie można rozstrzygnąć zażalenia w ramach wewnętrznych procedur oddziału, osoba zainteresowana może przesłać zażalenie na adres privacy@chrobinson.com.

Nowelizacja

Niniejsza polityka może okresowo wymagać zmian w celu uwzględnienia wymogów zasad programu „Bezpieczna Przystań”. Zmieniona polityka zostanie opublikowana na tej stronie internetowej.

Informacje kontaktowe

Aby skontaktować się z firmą C.H. Robinson w sprawach dotyczących niniejszej polityki bądź praktyk stosowanych w firmie C.H. Robinson w odniesieniu do danych osobowych, kliknij tutaj lub napisz do nas na adres:

Corporate Data Protection Officer
C.H. Robinson Worldwide, Inc.
8100 Mitchell Road, Suite 1300
Eden Prairie, MN 55344
Stany Zjednoczone

Więcej informacji

Zaangażuj nas do pracy