Un audit douanier rigoureux donne confiance à Armstrong

Armstrong World Industries, Inc. (Armstrong) est un leader mondial dans la conception et la fabrication de sols, de plafonds et d'armoires. Basée à Lancaster, PA, Armstrong exploite 36 usines dans neuf pays. Environ 95 % des importations d'Armstrong sont des produits de revêtement de sol (vinyle, stratifié, bois, céramique) ; 95 % des exportations de la société sont des produits de construction (dalles de plafond).

Recherche d'une expertise en matière de conformité douanière

Au cours de la dernière décennie, Armstrong est passé du statut d'importateur minime à celui d'importateur américain parmi les 5000 premiers. Cette croissance s'est accompagnée de responsabilités supplémentaires, notamment la mise en œuvre d'une nouvelle législation qui fait peser la charge de la conformité douanière sur les importateurs plutôt que sur les courtiers. La non-conformité peut entraîner des amendes et des pénalités, des plaintes pénales et la perte de licences d'importation.

Armstrong entretient de bonnes relations avec les douanes américaines, participant aux programmes ISA, C-TPAT et Periodic Monthly Statement. Pour valider son solide programme de conformité et assurer une surveillance générale, Armstrong avait auparavant fait appel à de grands cabinets comptables pour effectuer un audit annuel de conformité. Mais le taux de rotation dans ces entreprises était élevé, et elles étaient très coûteuses.

En outre, les audits n'ont révélé aucune nouvelle possibilité d'amélioration. Comme l'a dit Stacey Kapushy, responsable de la conformité douanière chez Armstrong, « quelle que soit la qualité de vos processus, les gens cherchent jour et nuit les trous que vous avez manqués. "»

En 2009, Armstrong a commencé à chercher un nouveau prestataire pour effectuer  l'audit de conformité douanière. Ils ont choisi C.H. Robinson, qui fournissait déjà des services de fret nationaux et internationaux à Armstrong depuis cinq ans. C.H. Robinson a également aidé Armstrong à trouver un espace d'entreposage en faisant appel à ses propres fournisseurs et a localisé un stockage spécialisé pour eux - des services qu'aucun autre fournisseur ne pouvait offrir. « Nous estimons que la réactivité de l'équipe de C.H. Robinson a été très, très bonne, et que les tarifs sont compétitifs », a déclaré M. Kapushy. M. Armstrong a vu dans l'expertise de C.H. Robinson en matière de conformité douanière un élément clé de différenciation par rapport aux autres fournisseurs, et a estimé que C.H. Robinson pouvait appliquer ses connaissances approfondies pour identifier davantage d'opportunités de renforcement de leur programme de conformité.

Combler les lacunes et créer de la valeur

Le directeur des douanes mondiales de C.H. Robinson et son équipe d'experts en conformité ont travaillé en étroite collaboration avec Armstrong sur l'audit. En utilisant le processus d'évaluation ciblée des douanes - le même processus d'audit rigoureux utilisé par les douanes américaines - ils ont analysé les privilèges de l'accord de libre-échange, les numéros de tarif, les pays d'origine et les volumes. Ils ont analysé les processus des départements d'Armstrong et évalué comment ils se mesurent au manuel de conformité de l'entreprise.

C.H. Robinson a validé le programme de conformité douanière et a recommandé à Armstrong d'utiliser le programme de réconciliation douanière. Armstrong avait été confronté à la variation de son prix de négociation interentreprises. En utilisant ce programme, Armstrong pourrait combler tout écart entre ce qui lui est facturé par une société liée et ce que devrait être la valeur de pleine concurrence pour évaluer les droits de douane. Cette recommandation, selon M. Kapushy, « va au-delà de ce que les cabinets d'experts-comptables avaient fourni dans le passé », rendant l'opération Armstrong plus efficace et réduisant son risque.

En conformité et en amélioration continue

• M. Kapushy a déclaré : « Le réseau de personnes de C.H. Robinson au sein du gouvernement et de l'industrie nous permet de rester au courant et d'être prêts lorsque de nouvelles règles sont mises en œuvre ou proposées. » L'équipe de conformité de C.H. Robinson continue de proposer des séminaires et des ateliers, des livres blancs et bien d'autres choses encore, afin de sensibiliser les employés d'Armstrong à la conformité.
• M. Kapushy apprécie que la même équipe de conformité travaille sur le compte d'Armstrong et saisisse ses données, ce qui minimise ou élimine les erreurs. « Ils connaissent bien notre compte. Ils savent quand appeler si quelque chose ne semble pas normal. »
• M. Armstrong a l'intention d'utiliser Global Trade Reports® de C.H. Robinson, le premier logiciel permettant de prendre les données commerciales ITRAC et de les visualiser sous forme de graphiques pour les analyser et les importer par fret aérien en fonction du temps.

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