Comment survivre à un audit des douanes canadiennes


À quoi s'attendre d'un audit des douanes canadiennes de l'ASFC

Cela atterrit sur votre bureau avec un bruit sourd et votre cœur se serre. Vous venez de recevoir une lettre de notification de vérification de conformité commerciale de l'ASFC. Vous êtes désormais soumis à un audit des douanes. Même les importateurs les plus soucieux de conformité redoutent ce jour, mais ce ne doit pas nécessairement être un cauchemar.

6 conseils pour survivre à un audit des douanes

  1. Attribuez un chef de projet pour superviser le processus.
    Cette personne doit bien connaître votre entreprise, être un bon communicateur et être capable de gérer les délais de façon stricte.
  2. Assemblez et examinez les documents demandés et soumettez-les avant la date limite.
    Les importateurs sont tenus de conserver un ensemble complet de documents, y compris les documents de comptabilité douanière et des copies de tout ce qui suit : bons de commande, factures, lettres de crédit, relevés de paiement, certificats d'origine, accords d'agence d'achat, accords de marque, factures de fret, décisions douanières, certificats d'utilisation finale et documents comptables relatifs à l'achat, à la valeur en douane, à l'origine, au marquage, à l'utilisation finale et à l'élimination des marchandises.

    Le type de documents demandés dépendra du type de vérification que l'ASFC effectuera. Examinez attentivement les documents demandés avec votre courtier en douane avant de les soumettre à l'ASFC afin d'identifier à l'avance tout problème potentiel. Ayez des discussions stratégiques avec votre fournisseur de services douaniers dès le début du processus.

    Ne procrastinez pas : donnez-vous suffisamment de temps pour trouver les documents qui vous manquent. N'oubliez pas de remplir le formulaire autorisant l'ASFC à partager la correspondance avec votre courtier en douane/fournisseur de services, sinon il ne recevra pas de copie du rapport de vérification, des pénalités, etc.
  3. Répondez à toutes les questions de l'ASFC de manière honnête et complète, mais restez succinct et précis.
    Évitez le partage excessif, ce qui peut simplement entraîner des questions supplémentaires et complexifier les échanges. Répondez à la question et arrêtez simplement de parler. Cela peut être plus difficile qu'il n'y paraît. Vous pouvez demander à votre courtier en douane de répondre à toute demande en votre nom.
  4. Examinez les conclusions du rapport intermédiaire avec votre courtier.
    Vous avez la possibilité de soumettre des commentaires concernant cette décision provisoire. C'est la meilleure occasion d'éliminer tout malentendu ou de fournir une documentation ou des arguments supplémentaires si vous n'êtes pas d'accord avec les résultats de l'auditeur.
  5. Examinez le rapport final et identifiez les éventuelles corrections à apporter.
    Le rapport d'audit final identifie les erreurs et indique la période de correction, avec un maximum de quatre ans (bien que cela puisse être plus court dans certaines circonstances). Les corrections sont requises non seulement pour les entrées échantillonnées, mais aussi pour toutes les transactions affectées par le même problème. Vous pouvez engager votre courtier en douane pour vous aider à identifier les entrées qui nécessitent une correction.
  6. Déposez vos corrections dans les 90 jours suivant la date du rapport final.
    Toute correction requise non déposée dans le délai de 90 jours est soumise à des pénalités du Régime de sanctions administratives pécuniaires. Si vous continuez à ne pas accepter les résultats de l'auditeur, parlez à votre courtier ou à votre fournisseur de services douaniers des motifs d'appel.

Étapes suivantes : démarrez une discussion sur vos risques de conformité

Bien sûr, votre meilleure défense est d'abord la conformité. Il est judicieux de discuter de vos risques de conformité et de vos meilleures pratiques avec votre conseiller en douane de confiance avant l'arrivée de cette lettre de notification d'audit. Communiquez avec l'un de nos experts en politique commerciale pour en savoir plus.