Liste de vérification en matière de douane et de conformité

 

Effectuez la maintenance nécessaire dans le cadre de vos programmes de conformité

Pour éviter les exercices de simulation ainsi que les failles inutiles dans votre chaîne d'approvisionnement, passez en revue ces domaines clés. Si vous avez des questions, veuillez communiquez avec l'un de nos experts Trusted Advisor®.

1. Révisez les procurations des courtiers en douane

Une fois par an : c'est le rythme approprié pour passer en revue toute procuration douanière américaine que vous avez fournie à vos courtiers, pour les réviser (si vous le souhaitez) et pour les révoquer s'il y a des courtiers avec qui vous ne souhaitez plus travailler. Nous recommandons que toute procuration que vous accordez à vos courtiers en douane américaine ait une période d'expiration, permettant à toutes les parties de les réviser et de les examiner.

En obtenant des données par le biais du portail ACE (Automated Commercial Environment) et en utilisant Navisphere® ACE Import Intelligence (voir #12 ci-dessous), vous pouvez voir rapidement tous les courtiers en douane américaine qui effectuent des transactions en votre nom.

2 Mettez à jour les noms et adresses figurant dans les dossiers des douanes américaines

Le CBP (U.S. Customs and Border Protection) sélectionne les coordonnées qui figurent sur son formulaire 5106 pour communiquer avec les importateurs enregistrés. Les exemples de communication du CBP sont les demandes d'information (CF 28), les avis d'action (CF 29), etc. Si vous avez récemment déménagé ou si vous n'avez pas révisé les informations indiquées au formulaire 5106 du CBP depuis un certain temps, c'est le moment idéal pour revalider ce que vous avez au dossier afin de ne pas manquer de correspondance pertinente ou urgente que le CBP peut vous envoyer.

3. Assurez-vous que le montant de la caution est suffisant

C'est le moment idéal pour vous assurer que le montant de votre caution est suffisant, ce qui peut être déterminé en consultant votre activité d'importation sur la période des 12 derniers mois. S'il y a eu un changement dans votre activité d'importation ou si vous prévoyez une forte augmentation de votre activité au cours de l'année à venir, il est essentiel de s'assurer de la suffisance des cautions. Le CBP a le droit de déterminer si votre caution est insuffisante et peut vous contacter pour vous demander de l'augmenter. Il est donc toujours préférable d'être proactif.

4. Examinez les risques liés à l'inscription de plusieurs mandants sur une même caution

Bien que le fait d'avoir plusieurs entités sur une même caution puisse permettre de réaliser des économies, il y a quelques risques potentiels à prendre en compte :

  1. Chaque entité partage la responsabilité si le CBP émet une demande contre la caution.
  2. Si l'une des entités de la caution y met fin, cela peut causer des contretemps pour les autres.

Ce ne sont là que quelques-uns des éléments auxquels il faut penser lorsque vous envisagez d'inscrire plusieurs mandants sur la même caution.

5. Vérifiez les instructions de courtage en douane

Recevez-vous régulièrement des instructions de courtage que vous envoyez à vos courtiers en douane américaine? Parmi les exemples de sujets importants couverts par les instructions, citons la base de données de classification du Harmonized Tariff Schedule (HTS), l'instruction de vérification des parties liées, les instructions relatives aux accords de libre-échange (ALE), les détails/instructions des agences gouvernementales partenaires, les instructions relatives aux droits antidumping/compensateurs, etc. En tant qu'experts Trusted Advisor, nous vous encourageons à fournir des instructions sur la façon dont vous souhaitez que vos entrées soient déclarées au CBP pour ces sujets et beaucoup d'autres.

6. Demandez des mises à jour des certificats d’origine

Si vous ne l'avez pas déjà fait, nous vous recommandons vivement d'être proactif avec vos fournisseurs pour obtenir des certificats d'origine annuels et généraux mis à jour pour tout programme dans lequel vous souhaitez réclamer. Veillez également à ce que ces certificats généraux soient envoyés à votre courtier en douane américaine afin qu'il en conserve des copies dans ses dossiers. Si vous ne les obtenez pas en temps voulu, vos économies annuelles potentielles de droits peuvent être affectées.

7. Mettez à jour les instructions relatives aux accords de libre-échange

Comme nous l’avons mentionné plus haut, une partie des instructions de courtage en douane devrait comporter des instructions relatives aux accords de libre-échange (ALE) afin que vos courtiers en douane américaine aient les instructions appropriées sur la façon dont vous souhaitez que vos entrées pouvant être admissibles aux ALE soient classées. À l'interne, procédez à des qualifications pour les produits que votre entreprise certifie comme étant éligibles aux ALE, notamment en sollicitant la documentation sous-jacente auprès des fournisseurs concernés.

8. Obtenez les affidavits de votre fabricant

Si vous utilisez un programme de retour de marchandises aux États-Unis, qu'on trouve sous le Titre 9801 du HST, assurez-vous d'avoir également obtenu les affidavits de votre fabricant pour l'année civile à venir. Il est également recommandé que ces affidavits soient (1) partagés avec votre courtier en douane américaine et (2) inclus dans vos instructions de courtage en douane.

9. Passez en revue les obligations antidumping et les droits compensateurs

Les obligations antidumping et les droits compensateurs (AD/CVD) sont considérées comme des questions commerciales prioritaires. En fait, depuis l'entrée en vigueur de la TFTEA (Trade Facilitation and Trade Enforcement Act) en février 2016, l'application de la loi a été renforcée en matière de AD/CVD. La TFTEA fournit au CBP l'autorité nécessaire pour enquêter sur toute allégation potentielle d'évasion des AD/CVD.

Pour cette raison, si vous importez des marchandises soumises aux AD/CVD, il est important que vos courtiers en douane américaine soient informés par le biais des instructions, afin de s'assurer que les numéros de cas, tarifs, etc., exacts sont partagés et signalés lors de l'entrée.  Si vous renoncez aux AD/CVD sur votre entrée, documentez les détails de votre produit à l'interne. Veillez à expliquer en détail pourquoi votre produit n'entre pas dans le champ d'application de la commande.

10. Fournissez des instructions de réconciliation au courtier en douane américaine

Êtes-vous un participant à la réconciliation? Si c'est le cas, sachez que lorsque la réconciliation est passée sur ACE le 24 février 2018, le CBP a cessé d'appliquer des drapeaux généraux de son côté. Cela signifie que le marquage des entrées relève désormais de la responsabilité de l'importateur. Votre courtier en douane américaine a la possibilité d'apposer un drapeau général. Si vous êtes un participant à la réconciliation, envoyez des instructions écrites à votre courtier en douane américaine concernant les drapeaux que vous souhaitez établir.

11. Inscrivez-vous au portail ACE

Le portail de données sécurisé ACE est un autre moyen puissant de gérer votre programme de conformité commerciale. Si vous ne vous êtes pas inscrit au portail de données sécurisées ACE, veuillez contacter l'un de nos conseillers Trusted Advisor pour obtenir de l'aide. Cet outil puissant vous permet de recevoir des notifications papier de la part de CBP, de surveiller vos courtiers, d'effectuer des audits en temps réel et bien plus encore.

12. Exploitez Navisphere ACE Import Intelligence

Une fois que vous avez accès à votre compte d'importateur ACE, utilisez Navisphere ACE Import Intelligence, un outil exclusif de C.H. Robinson qui organise les détails complexes de toutes vos activités douanières à partir de tous les déclarants d'entrée en tableaux de bord, diagrammes, graphiques et rapports conviviaux. Il s'agit également d'un outil de diagnostic qui transforme vos données douanières en une puissante source d'information.

13. Accédez à vos rapports d'exportation

En tant que partie principale intéressée aux États-Unis (USPPI), vous devez régulièrement vérifier l'exactitude de vos déclarations d'exportation et rechercher les lacunes de votre programme de conformité à l'exportation. Utilisez votre compte d'exportateur ACE pour consulter l'historique de vos déclarations électroniques d'exportation (EEI).

Si votre compte existant ne montre pas la déclaration de tous les numéros d'identification d'employés (EIN) actuels, demandez l'accès au U.S. Census Bureau, Foreign Trade Division. Bien que le gouvernement encourage l'utilisation du portail ACE pour accéder à ces données, vous pouvez également faire une demande de données traditionnelle. En utilisant cette méthode, l'USPPI a droit à un an de données EEI sans frais. Le Census Bureau fournira des données supplémentaires sur les EEI moyennant un supplément de prix.

14. Vérifiez les classifications HTS des importations américaines et la classification des exportations

Le CBP effectue périodiquement des mises à jour du HST (Harmonized Tariff Schedule) tout au long de l'année. Assurez-vous de disposer du numéro tarifaire le plus exact pour votre produit en consultant votre base de données de classification HTS et votre base de données de numéros Schedule B pour l'exportation. Communiquez toute mise à jour aux parties prenantes concernées, tant à l'interne qu'à l'externe. Rester à jour sur les classifications HTS vous aidera avec d'autres programmes d'allègement tarifaire (par exemple, le retrait des droits de douane et les exclusions tarifaires).

15. Réduisez la responsabilité grâce à l'assurance des marchandises maritimes

Les compagnies maritimes et les fournisseurs de fret aérien ont une responsabilité juridique et financière limitée pour votre fret international. Saviez-vous qu'une variété étonnamment large de situations peut éliminer complètement leur responsabilité? Grâce à un régime d'assurance des marchandises maritimes, vous pouvez réduire l'exposition financière de votre entreprise et réaliser de nouveaux gains d'efficacité. C.H. Robinson peut vous aider à évaluer les risques liés à vos expéditions et offre une assurance fret maritime qui répond à vos besoins spécifiques.

16. Protégez vos marques et noms commerciaux

La protection et l'enregistrement de toutes vos marques et de tous vos noms commerciaux auprès du CBP vous aident à lutter contre les contrefaçons et les infractions potentielles. Selon le site Web de CBP, l'application des droits de propriété intellectuelle (IPR) est un problème de commerce prioritaire (PTI) du CBP. Les PTI représentent des domaines à haut risque qui peuvent entraîner des pertes de revenus importantes, nuire à l'économie des États-Unis ou menacer la santé et la sécurité du peuple américain. Au cours de l'exercice fiscal 2022, le prix de détail suggéré par le fabricant (MSRP) des marchandises saisies par le CBP, si elles avaient été authentiques, a été estimé à plus de 2,98 milliards de dollars.

17. Demandez le manifeste de traitement confidentiel

Un importateur ou un consignataire peut demander un traitement confidentiel de son nom et de ses adresses contenus dans les manifestes, tel qu'indiqué dans l'article 19 CFR 103,31(3)(d). De plus, l'importateur ou le consignataire peut également demander un traitement confidentiel des noms et adresses de ses expéditeurs pour les envois sortants (exportation). Vous pouvez demander le traitement confidentiel des informations relatives aux manifestes d'entrée et de sortie, mais notez qu'il existe des exigences de renouvellement semestriel obligatoire. De plus, toutes les variations possibles des noms doivent être prises en compte dans votre demande.

18. Révisez votre programme de filtrage des personnes refusées

Prenez le temps de revoir votre programme de contrôle des parties refusées, y compris les parties que vous filtrez, la fréquence des contrôles et la façon dont les résultats sont documentés. Cela permettra de vous assurer que votre programme est adapté à votre modèle d'affaires actuel et d'attirer votre attention sur les risques potentiels.

19. Faites de la formation interne et externe

Programmez régulièrement des séances de formation cadencées avec les principales parties prenantes de l'entreprise, tant internes qu'externes. Vous pouvez également participer à des séances de formation externes organisées par le CBP, C.H. Robinson et plusieurs autres membres de la communauté commerciale, à la fois en personne et virtuellement. Cela permet à toutes les parties, en particulier aux nouveaux employés, de rester à jour et d'être informés de tout changement.

20. Tenez-vous informé des domaines d'intervention du CBP

Selon le CBP, les questions commerciales prioritaires conduisent à un investissement en fonction des risques des ressources du CBP et des efforts de mise en œuvre et de facilitation. Ces efforts comprennent la sélection des candidats à l'audit. Assurez-vous que votre programme de conformité aborde chacune de ces initiatives CBP. De plus, l'expansion significative des lois sur la prévention du travail forcé complique la tâche des expéditeurs qui participent au commerce mondial. Consultez notre guide sur le travail forcé pour mieux comprendre vos responsabilités.


La liste d'éléments importants vous permettra de renforcer votre programme de conformité commerciale, un crochet à la fois. Comme toujours, nous sommes là, en tant qu'experts Trusted Advisor, pour vous aider à répondre à vos questions ou préoccupations et pour travailler avec vous afin de resserrer vos contrôles internes et minimiser les risques globaux. Communiquez avec votre équipe de douane et de conformité C.H. Robinson pour plus d'informations.

Obtenez des solutions commerciales et tarifaires de C.H. Robinson Laissez nos experts vous guider à travers le paysage actuel.