Voici le parcours d’une entreprise qui a conçu et mis en œuvre un programme de conformité pour les importations et les exportations américaines

Défi

Évoluant dans un cadre réglementaire changeant continuellement, Acme devait s'assurer que toutes les personnes de son organisation comprenaient leurs responsabilités en matière d'importation et d'exportation.

Solution

Acme possède une longue relation avec les équipes mondiales de transfert et de transport national de C.H. Robinson. L'entreprise a collaboré avec l'équipe de politique commerciale de C.H. Robinson pour élaborer une stratégie complète d'importation et d'exportation.

Résultats

C.H. Robinson a organisé la formation des employés Acme et des simulations d'audit, ainsi que la rédaction de manuels de procédures et le lancement d'un programme complet de conformité des réglementations d'importation et d'exportation. En plus de gérer ce programme, le nouveau directeur de la conformité à Acme en fait activement la promotion et procède continuellement à des améliorations.

« Si vous pensez que la conformité est coûteuse, vous devriez essayer la non-conformité. »

– PAUL MCNULTY
ANCIEN PROCUREUR GÉNÉRAL ADJOINT DES ÉTATS-UNIS

« [C.H. Robinson observe] les tendances de notre industrie et de nos marchés, ils proposent des idées proactives pour nous mettre au défi et nous aider à nous améliorer. Ils veulent que nous réussissions. »

– DONNA SMITH
VICE-PRÉSIDENTE DE LA LOGISTIQUE

Acme Industries1 exerce depuis longtemps ses activités commerciales en toute intégrité. Cela n'a pas manqué de faire réfléchir les responsables de l'entreprise le jour où ils se sont assis avec l'équipe de politique commerciale de C.H. Robinson pour examiner les résultats d'un audit de conformité. L’audit a révélé que de graves infractions en matière d’importation et d’exportation étaient survenues et qu’elles étaient susceptibles de causer de graves préjudices à l'entreprise si aucune correction n'était apportée.

L’évolution de la chaîne d’approvisionnement est la clé de la croissance

Tous les participants à ces discussions ont cherché ensemble des idées pour créer un programme de conformité intégré et complet, capable de remettre l'entreprise sur la bonne voie. Grâce à cette collaboration, Acme a mis en place des mécanismes pour bien respecter les réglementations d'importation/exportation, lesquels ont réduit les risques d'amendes et de pénalités.

Les problèmes d'Acme ne sont pas exceptionnels. Plusieurs entreprises ne sont pas conscientes que sans des programmes solides de gestion des importations et des exportations, ainsi qu'une équipe compétente pour appliquer les exigences en vigueur, elles prennent des risques très significatifs.

Choisir des experts Trusted Advisor®

À titre de grande entreprise américaine importatrice/exportatrice de produits de consommation grand public dont les exportations ne sont pas restreintes, Acme gère une chaîne logistique complexe et bien huilée lui permettant de distribuer ses produits dans plus de 150 pays. Ses produits voyagent de Chine, du Mexique, d'Australie, du Vietnam ou de Singapour vers les États-Unis, ainsi que des États-Unis vers l'Amérique du Sud et centrale, vers l'Eurasie, vers l'Afrique, vers l'Extrême-Orient et vers le Moyen-Orient.

Bien avant que l'audit n'ait lieu, Acme avait déjà confié à C.H. Robinson les services d'expédition mondiaux dans le monde entier et les services de transport complet par camion, de chargement partiel et intermodal aux États-Unis. Les services de réception, d'achat et de transport de l'entreprise ont utilisé la technologie de C.H. Robinson pour fixer des rendez-vous de livraison en ligne, obtenir des rapports détaillés sur les coûts de transport et contrôler le respect des délais de ramassage et de livraison par rapport à des critères de référence. Les deux entreprises collaboraient étroitement dans un but commun : créer et maintenir une chaîne d'approvisionnement mondiale efficace et conforme.

Au cours des années, Donna Smith, vice-présidente de la logistique à Acme, a beaucoup apprécié la stabilité de l'équipe mise en place chez C.H. Robinson. « Leur valeur pour nous va bien au-delà d'une bonne connaissance de notre activité », a déclaré Donna Smith. « Ils surveillent les tendances dans notre industrie et de nos marchés. Ils nous proposent aussi des idées novatrices qui nous forcent à nous remettre en question et nous aident à nous améliorer. En fait, ils s'intéressent sincèrement à notre réussite et cherchent toujours à travailler dans notre intérêt. »

Au cours des années, les deux entreprises ont eu quelques discussions sur des opportunités de conformité. Mais ce n'est que lorsque qu'elle a assisté à l'un des séminaires sur la politique et la conformité commerciales de C.H. Robinson qu'elle a pris conscience d'une réalité nouvelle pour elle : que plusieurs entreprises ne mesurent pas du tout l'ampleur de leurs responsabilités en matière d'importations et d'exportations. De nombreuses entreprises croient qu'elles ne risquent rien lorsqu'elles utilisent un transporteur réputé et un courtier en douanes certifié pour s'occuper de leurs procédures d'importation et d'exportation. En fait, si le transporteur ou le courtier en douanes font des erreurs, c'est l'entreprise importatrice/exportatrice qui est responsable... Et qui doit payer les amendes.

À son retour à Acme, Donna Smith a réfléchi à toutes les informations qu'elle avait apprises durant le séminaire Elle a décidé qu'il était temps de faire appel à l'un des experts Trusted Advisor® de C.H. Robinson pour parler aux cadres dirigeants de l'entreprise afin d'expliquer leurs responsabilités. Pour se préparer à cette rencontre, l'expert a réalisé un mini-audit dont il a présenté les résultats aux dirigeants d'Acme, avec des recommandations sur ce qui pourrait être fait pour redresser la situation.

Formation et création d'une stratégie de conformité

Il faut de multiples précautions pour déclarer correctement toutes les importations et toutes les exportations de manière à éviter les amendes. Plusieurs personnes ayant différents rôles dans l'organisation doivent suivre des procédures détaillées et centralisées de gestion des importations, ainsi que faire attention à plusieurs détails lorsque des produits sont exportés hors des États-Unis. Des personnes clés ayant une bonne connaissance des réglementations d'importation et d'exportation doivent piloter et coordonner ces activités, afin que l'entreprise puisse respecter toutes ses obligations. En outre, puisque les réglementations d'importation/exportation changent continuellement, il n'est pas facile de s'assurer que les connaissances de toutes les personnes responsables sont toujours à jour.

Acme a accueilli les membres de l'équipe de politique commerciale de C.H. Robinson sur place au bureau de l'organisation. L'équipe a organisé des séminaires de formation d'un jour dans plusieurs emplacements. Plus de 250 employés de divers départements et bureaux de l'entreprise y ont assisté. Les participants ont d'abord vu un aperçu général des réglementations d'importation/exportation, pour ensuite passer aux Incoterms®, aux procédures de déclaration de la valeur des biens importés aux États-Unis et à un panorama des agences fédérales qui surveillent les exportations américaines. Les participants ont aussi reçu des explications sur les exportations présumées, sur les classifications tarifaires harmonisées, sur les lois antidumping, sur les lois anti-boycott, sur les accords de libre-échange et sur d'autres sujets complexes.

« L'équipe des politiques commerciales a également inclus dans cette formation des exemples réels de situations qu'elle avait rencontrées dans le passé, dont certaines très semblables à ce que nous vivions chez nous. Leurs anecdotes ont rendu le sujet intéressant et ont suscité l'intérêt de tous », a expliqué Donna Smith. « Nos collaborateurs ont été enthousiasmés par la conformité et ont pris conscience du rôle important qu'ils jouent dans le programme de conformité des importations et des exportations. La conformité est un sujet qui va bien au-delà du transport et de la chaîne d'approvisionnement. C'est une obligation qui nous appartient à tous. »

Ensuite, C.H. Robinson a réalisé un audit complet des opérations, des politiques, des procédures et du programme global de conformité en vigueurà Acme. L'équipe a aussi rencontré des employés de tous les départements à Acme, prenant aussi le temps d'examiner les processus en place, d'évaluer les documents critiques et d'analyser les archives de nos transactions d'importation et d'exportation.

« Ils ont testé nos systèmes et capacités de conformité. Ce fut un exercice difficile pour tous, mais le jeu en valait la chandelle. Même au-delà des importations et des exportations, nous avons découvert des inefficacités et des opportunités de réduction de coûts dans notre chaîne logistique. »

Cet audit a aussi révélé plusieurs violations graves des réglementations fédérales, dont voici quelques exemples :

  • Expéditions de produits vers des destinations contrôlées sans une autorisation appropriée du gouvernement américain
  • Déclarations incorrectes de valeur de produits importés aux États-Unis, ainsi que de produits exportés
  • Absences de déclaration « d'assistances » sur des marchandises importées
  • Absence de contrôle des partenaires commerciaux pour vérifier s'ils figurent sur une liste de parties interdites
  • Mauvaise classification des produits selon le Système tarifaire harmonisé.
  • Insuffisance des contrôles internes et externes sur les activités d'importation/exportation
  • Insuffisance des précautions raisonnables et des vérifications diligentes au niveau des activités d'importation/exportation
  • Absence de vigilance qui aurait pu éviter qu'un ancien courtier utilise leur identifiant fiscal pour dédouaner des marchandises d'une autre entreprise.

Si cette situation devait perdurer, Acme risquait des amendes de plusieurs millions de dollars, la perte de ses privilèges d'exportation et même des peines de prison pour divers responsables au sein de l'entreprise.

Acme a travaillé avec l'équipe de politique commerciale de C.H. Robinson pour corriger ces problèmes. Donna Smith reconnaît que la tâche fut lourde. Cependant, des membres de l'équipe des politiques commerciales avaient déjà occupé des postes de gestion des importations/exportations au sein d'entreprises privées et publiques. De plus, ils connaissaient déjà très bien le système informatique et les processus de gestion des commandes utilisés à Acme.

« L'équipe de C.H. Robinson a pris le temps de chercher avec nous des moyens pour utiliser au maximum nos systèmes en place afin de soutenir nos activités de conformité, ce qui nous a permis de gagner du temps et surtout, de réduire nos coûts », a ajouté Donna Smith. Fort heureusement, les problèmes découverts durant l'audit ont pu être endigués et corrigés avant que des dommages graves ne soient subis.

Se préparer pour l'avenir

Aujourd'hui, les cadres de Acme et l'équipe de politique commerciale de C.H. Robinson continuent à chercher ensemble des moyens de renforcer le programme de conformité et d'identifier de nouvelles possibilités de réduction de coûts. De plus, Acme a embauché un directeur de la conformité, chargé d'appliquer les réglementations d'importation/exportation et les recommandations de l'équipe des politiques commerciales, ainsi que de diriger les activités de conformité dans toute l'organisation.

Donna Smith a déclaré : « Nous sommes heureux de la rapidité avec laquelle C.H. Robinson nous a aidés à corriger nos erreurs et à mettre en œuvre les recommandations de conformité. Des membres de leur équipe ont même été présents durant nos entrevues pour le nouveau poste de directeur de la conformité, sachant que nous étions encore en train de développer nos connaissances de conformité. Nous avons évidemment tenu compte des opinions et des recommandations de l'équipe pour prendre notre décision d'embauche. Ils faisaient vraiment partie de notre équipe. »

Acme a aussi revu ses procédures d'évaluation. L'entreprise a renouvelé ses priorités de communications internes au niveau des politiques commerciales et de la conformité, particulièrement hors du Service de logistique. Il est très important que toute l'entreprise soit sur la même longueur d'onde. L'équipe de politique commerciale de C.H. Robinson nous offre encore un soutien continu que nous utilisons lorsque de nouvelles questions surgissent.

En travaillant sur ce projet, l'équipe d'Acme a découvert à quel point les solutions de C.H. Robinson peuvent être intégrées. Donna Smith a mentionné : « Notre représentant de compte à C.H. Robinson ne se sont jamais restreints à un menu d'options de service lorsque nous devions relever un défi. Ils sont très habiles pour travailler avec nous sur nos défis et nous offrir des idées qui répondent non seulement à nos questions, mais cadrent aussi parfaitement avec notre activité, nos objectifs et la vision de notre entreprise. Nous apprécions leur capacité d'aller au-delà de leur mandat strict et nous avons vraiment l'impression qu'ils font partie d'Acme. »

Aujourd'hui, les employés d'Acme sont plus informés et plus engagés que jamais envers leurs obligations de conformité. Ils ont pris confiance dans leurs processus de conformité, se fixant aussi des objectifs pour développer leurs connaissances et améliorer d'autres facettes de leur chaîne d'approvisionnement. Comme toujours, C.H. Robinson est là pour les aider.

1Un pseudonyme; les noms des entreprises et des clients réels ont été modifiés pour protéger leur confidentialité.


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